Zakendoen met het VK, dit moet je weten

Importeurs en exporteurs die zakendoen met het VK hebben douaneverplichtingen. Denk aan invoer- en uitvoeraangiftes, keuringen, exportcertificaten en exportdocumenten. In dit artikel lees je meer over de zakelijke kansen die het VK je biedt. En hoe je voldoet aan de regels voor import en export van goederen en diensten.

• Actuele ontwikkelingen
• Handel en kansen
• Contacten leggen
• Zakelijke cultuur
• Betalingsverkeer
• Contracten schriftelijk vastleggen
• Exporteren naar het VK
• Importeren uit het VK
• Producteisen
• Werken in het VK
• Eigen vestiging in het VK

Actuele ontwikkelingen

Aanvullende douaneregels VK

In augustus 2023 presenteerde de Britse overheid een nieuwe versie van het Border Target Operating Model (BTOM). Met deze set regels controleert de Britse douane producten die het VK binnenkomen. Het model gaat in fasen in. Deze regels gelden ook voor Nederlandse exporteurs. 

Sinds 31 januari 2024 vraag je als exporteur gezondheidscertificaten voor zendingen dierlijke, plant- en plantaardige producten aan bij de Nederlandse Voedsel en Warenautoriteit (NVWA). Je klant heeft deze certificaten nodig bij import van de producten in het VK. Dit geldt alleen voor producten waarvan bekend is dat ze een medium of hoog risico vormen voor de gezondheid van mensen, dieren en flora.

Dieren en dierlijke producten

Op de website van de Britse overheid vind je welke dieren en dierlijke producten een medium of hoog risico hebben. Denk aan:
•    vers, gekoeld of bevroren vlees of vleesproducten
•    diervoeders waarin dierlijke producten zitten
•    zeedieren en visserijproducten
•    overige goederen waarin dierlijke producten verwerkt zijn

In de Exportassistent van de NVWA zoek je de eisen voor dieren en dierlijke producten in het buitenland op. 

Planten en plantaardige producten

Een overzicht van het risico van planten en plantaardige producten heeft het Britse Department for Environment Food & Rural Affairs (DEFRA). Onder de planten of plantaardige producten met een medium risico vallen bijvoorbeeld sommige:

• snijgroen en snijbloemen
• waterplanten
• zaden

In de zoekhulp van de NVWA zoek je de eisen voor planten en plantaardige producten in het buitenland op.

Aanvragen certificaten

De NVWA legt uit hoe je certificaten aanvraagt voor:

• Planten en plantaardige producten.
• Dierlijke producten.

Controle aan de grens

Op 30 april 2024 ging een nieuwe fase van het BTOM in. Vanaf dat moment controleert de Britse douane de producten ook fysiek. Voor deze controles richt de Britse douane zogeheten Border Controle Posts (BCP) op. Een overzicht van locaties vind je in bijlage F van het BTOM. Tot die tijd worden controles gedaan op de plek waar de producten worden afgeleverd. Dit kan zorgen voor meer vertraging aan de grens. Ook zijn er extra kosten aan de controle verbonden. Een controle kost GBP 29 per productsoort met een maximum van GBP 145 per zending.

Veiligheidsaangifte

De laatste fase van het BTOM start op 31 januari 2025. Vanaf dan is een aangifte bij de Britse douane verplicht voor alle importzendingen vanuit de EU. Deze aangifte heet ‘Safety and Security’-declaration. Hiervoor maak je een 'entry summary'-declaration, die je ook wel ENS noemt. Je vervoerder regelt deze aangifte voor je, maar heeft hiervoor informatie van je nodig. Zoals een kopie van het gezondheidscertificaat. Dat mag een scan zijn in de vorm van een pdf-bestand. 

Grens Noord-Ierland en VK

De Europese Commissie (EC) en het VK hebben afspraken gemaakt over het Noord-Ierland protocol. Dit akkoord heet het Windsor Framework. De afspraken gaan over het leveren van producten vanuit Engeland, Schotland of Wales naar Noord-Ierland. Er verandert weinig voor Nederlandse importeurs en exporteurs. Noord-Ierland volgt nog steeds de regels van de EU. Ook doe je nog steeds geen douaneaangifte voor handel vanuit de EU met Noord-Ierland. 

Het leveren van goederen tussen Noord-Ierland en de rest van het VK verandert wel. Hiervoor komt een zogenoemde ‘green lane’. Goederen vanuit Noord-Ierland aan het VK leveren kan niet zonder douaneaangifte. Andersom kan het ook zonder aangifte, als uit documenten duidelijk blijkt dat de producten bestemd zijn voor Noord-Ierland. Bijvoorbeeld levensmiddelen die vanuit het VK naar Noord-Ierse supermarkten gaan. Zijn Britse goederen bestemd voor landen buiten Noord-Ierland, zoals voor de Ierse Republiek? Dan is een invoeraangifte in Noord-Ierland verplicht.

Handel en kansen

Het Verenigd Koninkrijk staat in de top vijf van Nederlandse exportbestemmingen. Het VK bestaat uit Engeland, Schotland, Wales en Noord-Ierland. Er zijn vooral kansen voor Nederlandse ondernemers in de duurzame energie, hightechsystemen en -materialen, duurzame mobiliteit, life sciences & health en agri-food. RVO vertelt je meer over kansrijke sectoren.

De Nederlandse goederenexport naar het VK daalde in 2023 naar 48 miljard euro. Een daling van 1,9%, blijkt uit cijfers van de EU. Daarnaast haalden Nederlandse importeurs in 2023 voor bijna 32 miljard euro aan goederen uit het VK. Een daling van 24,6% vergeleken met 2022.

Handelsverdrag

Het VK en de EU sloten na Brexit een overeenkomst met daarin afspraken over de wederzijdse handel en samenwerking. In dit handelsverdrag staan bijvoorbeeld afspraken over het verlagen van invoerrechten.

Subsidieregeling

Wil je naar een nieuw land exporteren? De regeling Support International Business van RVO vergoedt een deel van de kosten die je hiervoor maakt. Denk dan aan deelname aan handelsmissies of beurzen en het gebruikmaken van een externe coach.

Contacten leggen

Britten zijn van zichzelf voorzichtig. Neem daarom tijd voor het opbouwen en onderhouden van je netwerk. Je doet makkelijker zaken wanneer je een Britse verkoper in dienst neemt of inhuurt. Of stel een handelsagent of distributeur aan. Handelsagenten hebben in het VK een beschermde positie. De Britse brancheorganisatie MAA heeft gegevens van Britse handelsagenten. Hiervoor rekent MMA kosten. Voor het opzoeken van gegevens heb je een account nodig.

Het vinden van de juiste afnemers of leveranciers kost tijd. Een bezoek aan een lokale vakbeurs geeft snel inzicht in de markt. Daar leg je eerste contacten en bouw je een netwerk op. Naast fysieke deelname aan een beurs zijn er ook digitale handelsmissies. RVO vertelt je meer over handelsmissies. Een overzicht van beurzen en tentoonstellingen in het VK vind je op Exhibitions.co.uk of AUMA Trade Fair-database.

Verschillende organisaties helpen je zoeken naar mogelijke zakenpartners. Soms betaal je hiervoor kosten.

• Met Zakenpartnersupport Op Maat van RVO vind je betrouwbare buitenlandse zakenpartners. RVO helpt je met een eerste kennismaking.
• Enterprise Europe Network (EEN) vormt een professioneel netwerk van 600 organisaties. Deze bevinden zich in tientallen landen waaronder het VK. In de digitale databank van EEN staan profielen van bedrijven uit het VK die op zoek zijn naar samenwerkingspartners.
• NL Business Hubs bieden Nederlandse bedrijven operationele ondersteuning bij het betreden van een buitenlandse markt. En bij het ontsluiten een zakelijk en sociaal netwerk van lokale contacten. Lees hoe de Netherlands British Chamber of Commerce (NBCC)het Nederlandse bedrijf Tony’s Chocolonely op weg hielp op de Britse markt.

Zakelijke cultuur

In het Britse bedrijfsleven kom je vaak rangorden tegen. Britten geven het niet snel toe, maar ze hebben voor alles toestemming van ‘up there’ nodig. De 'boss' bepaalt. Voor het sluiten van een zakelijke overeenkomst nemen Britten de tijd.

Net als Nederlanders is geen Brit hetzelfde. Maar Britten staan over het algemeen wel bekend als formeel, gereserveerd en beleefd. Denk aan de keurige rij wachtende Britten bij een bushalte.

De meeste Britten zijn netjes en houden van op tijd zijn. Zeker bij de eerste afspraak. Verdiep je in het lokale wegen- en openbaar vervoernetwerk, want reizen in het VK kost tijd. En geef een seintje als je later komt dan het afgesproken tijdstip.

Vertrouwen

Elke goede zakenrelatie begint met vertrouwen. In een handelsregister zie je of een bedrijf staat ingeschreven en echt bestaat. In het VK zoek je bedrijfsinformatie op in Companies House. Zorg dat je zelf ook een betrouwbare partij bent voor je buitenlandse zakenpartner. Check daarom regelmatig in het Handelsregister of de gegevens over je bedrijf nog kloppen.

Spreek de taal

Nederlanders denken meestal dat ze de Engelse taal goed beheersen. Toch maak je makkelijk fouten. Neem ‘I must check my agenda’ als voorbeeld. Diary, schedule of calendar zijn betere woorden dan agenda. Laat een ‘native speaker’ alle correspondentie, marketinguitingen en content op je website schrijven of controleren. Hiermee voorkom je dat letterlijke vertalingen als ‘Make that the cat wise’ of ‘That is not fromselfspeaking’ voor ongemakkelijke situaties zorgen. Lees meer do's en dont's bij zakendoen met het VK.

Betalingsverkeer

Vooruitbetaling biedt de meeste zekerheid. Hiermee moet je zakenpartner het wel eens zijn. Er zijn ook alternatieve betalingsvormen. Informeer bij je bank welke betalingsvorm en valuta het beste in jouw geval past. Vraag bij je bank ook naar betaalgewoonten en -gedrag in het VK.

Contracten schriftelijk vastleggen

Britten zetten alle afspraken in contracten, omdat ze geen Wetboek van Koophandel hebben. Je komt in het VK geen begrippen tegen als ‘te goeder trouw’ en ‘redelijkheid en billijkheid’. Omdat alle afspraken in het contract staan zijn Britse contracten vaak langer dan Nederlandse. De Britse rechter gaat uit van de afgesloten overeenkomst. Kun je een onderdeel uit het contract op meer manieren uitleggen? Dan nemen de Britse rechtbanken omstandigheden soms mee.

Spreek met elkaar Incoterms® af. Hiermee weet je wie verantwoordelijk is voor het vervoeren van de goederen. En voor de kosten die daarbij horen. Ook regelen Incoterms® wie het risico loopt als goederen tijdens het vervoer beschadigd raken of verloren gaan. Schakel juridische hulp in bij het opstellen of controleren van een overeenkomst. Neem de Incoterms® op in je:

• offerte
• agenturencontract
• distributieovereenkomst

Exporteren naar het VK

Je sluit een order en je exporteert je product naar het VK. Naast een factuur, transportdocument, uitvoeraangifte en paklijst heb je soms aanvullende exportdocumenten nodig. De Britse douane heft geen invoerrechten op goederen die van preferentiële oorsprong uit de EU zijn. Dit betekent dat je goederen in de EU maakt of voldoende bewerkt. Lever je producten van preferentiële oorsprong aan je klant? Zet dan op je verkoopfactuur een factuurverklaring, ofwel Attest van Oorsprong.

Douaneaangifte

Omdat de goederen de EU verlaten, doe je een uitvoeraangifte bij de Nederlandse Douane. Bij de Britse douane vindt een invoeraangifte plaats. Meestal is je klant voor deze invoeraangifte verantwoordelijk. Als je met je klant Incoterm® DDP afspreekt, moet jij dit in het VK regelen.

Tips

1. Vraag een EORI-nummer aan en zet dit nummer in je douaneaangifte bij export buiten de EU.
2. Kies of je zelf de douaneaangifte doet of dat je dit uitbesteedt aan een Nederlandse expediteur of vervoerder.
3. Customs agent of parcel operator helpen je met de Britse douaneaangifte.

Vooraankondiging

Voor export van producten van dierlijke oorsprong doe je een vooraankondiging in het IPAFFS-systeem van de Britse overheid. Dit zijn producten als vlees, zuivel en vis. Je doet ook een vooraankondiging voor planten en snijbloemen. IPAFFS betekent 'import of products, animals, foods and feed system'.

E-commerce

Het VK heeft een van de meest ontwikkelde e-commercemarkten ter wereld. Wil je zelf vanuit je eigen webshop of via platformen als Etsy, Amazon of Ebay producten aan Britse particulieren leveren? In het artikel e-commerce in het Verenigd Koninkrijk lees je welke regels er zijn en hoe je dit aanpakt.

Btw bij export

Bij export factureer je 0% Nederlandse btw aan je klant. Je toont in je administratie aan dat de goederen de EU hebben verlaten. Bijvoorbeeld via een uitvoeraangifte, transportdocumenten en betaalbewijzen.

Retourzendingen

Soms komen producten terug. In dat geval moet je deze producten weer invoeren in de EU. Zet in de invoeraangifte dat het terugkerende goederen zijn. Of geef dit door aan je vervoerder. Zo voorkom je dat je invoerrechten in Nederland betaalt. Je hebt bewijs nodig dat je deze producten eerder aan het VK leverde. Bewijs is bijvoorbeeld de uitvoeraangifte. Als er dierlijke producten terugkomen moet de NVWA deze opnieuw controleren. 

Noord-Ierland

Noord-Ierland heeft aparte regels binnen het VK. Zendingen naar Noord-Ierland gaan volgens het Europese btw-stelsel. Een douaneaangifte is niet nodig.

Importeren uit het VK

Voor goederen die je vanuit het VK in Nederland importeert, doe je invoeraangifte bij de Nederlandse Douane. Hierna betaal je btw en invoerrechten over de waarde van de goederen, de douanewaarde. De EU en het VK hebben een handelsverdrag. Ondanks dit handelsverdrag betaal je voor sommige goederen toch invoerrechten.

Hogere kosten

Het VK is geen EU-land. Als je goederen importeert betaal je naast mogelijke invoerrechten ook handlingskosten. Hieronder vallen kosten voor het doen van de invoeraangifte, inspecties op goederen van dierlijke oorsprong en plantaardige producten. Maar ook langere opslag en administratieve handelingen, zoals de vooraanmelding van de importzending in Portbase. Veel terminals stellen deze vooraanmelding verplicht.

Je vervoerder werkt misschien met een ‘Brexit-toeslag’. Inklarings- en handlingskosten die je expediteur, vervoerder of pakketbezorger maken, brengen ze in rekening. Deze kosten verschillen per vervoerder. Vergelijk verschillende offertes van vervoerders en bespaar hiermee kosten. Wie de kosten voor inklaring en handling betaalt, hangt af van de Incoterm® die je met je Britse leverancier afspreekt.

Noord-Ierland

Noord-Ierland heeft een aparte status binnen het VK. Op zendingen vanuit Noord-Ierland is het Europese btw-stelsel van toepassing. Een invoeraangifte bij de Nederlandse Douane is niet nodig als je goederen direct uit Noord-Ierland importeert.

Voormelden via Portbase

Vervoer je via ferry- of shortsea-terminals? Doe dan een digitale voormelding van de douanedocumenten via Portbase. Spreek af wie dit doet: jij, je Britse zakenpartner, expediteur, douaneagent of de vervoerder. Zonder voormelding krijgt een vervoerder geen toegang tot de terminal. Je sluit bij Portbase een abonnement af voor de volgende services:

• import voormelden
• export voormelden
• Track & Trace Export

Producteisen

Controleer de Britse en de Europese wetgeving wanneer je producten exporteert of importeert. Misschien zijn de regels in het VK anders dan in de EU. Producten die niet aan de regelgeving voldoen mag je misschien niet verkopen.

Export

Bij export van een product naar het VK zjin er Britse producteisen. Soms heb je een gezondheidscertificaat of uitvoervergunning nodig. In Access2Marketsvan de Europese Commissie vind je de producteisen voor je producten in het VK. In deze video zie je hoe je Access2Markets gebruikt als je producten exporteert.

Nationale normen of standaarden regelen dat producten in een land voldoen aan bijvoorbeeld eisen voor veiligheid. In het VK ligt productveiligheid vast in de Consumer Protection Act. RVO geeft informatie over productgroepen, bijbehorende producteisen en het juiste certificaat. Zorg dat je weet wie aansprakelijk is wanneer een product onveilig blijkt. Je loopt risico op hoge kosten als er schade ontstaat en de productaansprakelijkheid bij jou ligt.

Nieuwe regels voor etiketten levensmiddelen

Vanaf 1 januari 2024 zijn er in het VK nieuwe regels voor etiketten van levensmiddelen. Op verpakte levensmiddelen moet het adres staan van de verkoper in het VK. Lever je aan een Britse importeur? Dan moet je diens adres op de verpakking zetten. Tot die tijd was de naam van de houder van de merknaam ook mogelijk. Meer regels over etiketten voor voorverpakte levensmiddelen vind je bij de Britse Food Standard Agency.

UK Conformity Assessed (UKCA)

Producten als speelgoed, machines en veiligheidsbrillen moeten voldoen aan de UK Conformity Assessed (UKCA). Deze regels lijken op de Europese CE-markering. Als exporteur mag je ook de CE-markering gebruiken in plaats van de UKCA. Eerder gaf het VK aan dat goederen vanuit de EU vanaf 1 januari 2025 het UKCA nodig hadden. De Britse overheid stelt dit nu voor onbepaalde tijd uit. 

Import

Als je importeert, ben je als importeur verantwoordelijk voor de veiligheid en kwaliteit van een product. Voor een geïmporteerd product uit het VK zijn er Europese en Nederlandse producteisen. Vind met Access2Markets ook de producteisen voor het importeren van je producten uit het VK. In deze video zie je hoe je Access2Markets gebruikt als je producten importeert. 

Werken in het VK

Voer je tijdelijk werkzaamheden in het VK uit? Controleer dan de regels, want het VK is geen EU-land. Hierdoor heb je geen vrije markttoegang in het VK en gelden Britse regels. Bijvoorbeeld wanneer je als zzp’er in het VK aan de slag gaat. Of wanneer je medewerkers een machine installeren of onderhouden in het VK. Er zijn specifieke regels voor goederen die je in je bestelbus meeneemt naar het VK.

Eigen vestiging in het VK

Haal je een groot deel van je totale omzet uit het VK? Onderzoek dan of een eigen vestiging in het VK interessant is. De Britse overheid heeft een stappenplan voor het opzetten van een bedrijf in het VK.

Als je een bv start schrijf je deze in bij Companies House. In Engeland noem je de bv een private limited company. Begin je als eenmanszaak of vennootschap onder firma? Dan schrijf je je bedrijf niet in bij Companies House. Je meldt je dan aan bij ‘Her Majesty’s Revenu and Customs’ (HMRS). Een eenmanszaak heet sole trader. Een vennootschap onder firma noem je een partnership. Let daarbij op de regels over het gebruik van een bedrijfsnaam.

Het VK heeft een voordelig en tegelijk ingewikkeld belastingstelsel met veel aftrekposten en tarieven. Laat je informeren door een accountant of belastingadviseur.