De expediteur helpt importeurs met transport en inklaren

Bart de Ruiter is eigenaar van expediteursbedrijf Explect Forwarding B.V.. Zijn bedrijf regelt het transport van goederen over de hele wereld. Hiervoor schakelt Explect verschillende vervoerders en andere expediteurs in. Expediteurs kunnen voor exporteurs en importeurs het internationaal transport organiseren. De Ruiter vertelt over de rol van een expediteur in het importproces. En hij legt uit hoe je als importeur zelf bijdraagt aan een vlotte afhandeling bij de douane.

Dit doet een expediteur

Expediteurs organiseren het internationaal transport met verschillende vervoermiddelen, zoals vrachtwagens, schepen, vliegtuigen en treinen. Elk vervoermiddel heeft voor -en nadelen voor bijvoorbeeld snelheid of kosten. Expediteurs hebben contact met verschillende partijen binnen de internationale keten. Denk aan wegvervoerders, rederijen ofwel scheepvaartmaatschappijen, luchtvaartmaatschappijen, spoorvervoerders en douane.

“We boeken de juiste vervoermiddelen”, vertelt de Ruiter. “We halen de goederen op bij de buitenlandse leverancier en regelen het laden en lossen. Daarnaast bieden we opslagmogelijkheden en transportverzekeringen aan. We leveren de goederen af bij de importeur en klaren zendingen in die van buiten de EU komen. Inklaren betekent dat we goederen aangeven bij de douane. We schieten dan ook de betaling van invoerrechten en andere invoerbelastingen voor. En beantwoorden vragen van importeurs over HS-codes, Incoterms® en importdocumenten.“

In de volgende video vertelt Tessa dat goede hulp bij transport en inklaren belangrijk is. 

Wel of geen expediteur 

Voor een vrachtwagen met goederen uit Spanje kun je zelf een transporteur benaderen. Waarom zou je dan hulp vragen aan een expediteur? De Ruiter legt de toegevoegde waarde uit. “Stel dat het gaat om een paar pallets met goederen. De transporteur moet ruimte over hebben in zijn vrachtwagen en tijd voor het ophalen en afleveren. Expediteurs werken samen met verschillende vervoerders en met andere expediteurs. Zo vinden ze sneller transporteurs die deze ruimte en tijd hebben. Ze kunnen betere prijzen afspreken omdat ze voor verschillende opdrachtgevers werken en zo meer volume aanbieden bij vervoerders.”

Importeer je bijvoorbeeld uit China? En wil je als importeur het transport zelf regelen zonder expediteur? Dan heb je kennis nodig van de internationale transportketen en de benodigde documenten. Tussen Nederland en China gebeurt het hoofdtransport meestal over zee. Het voor- en het natransport gaat over de weg, over het spoor, door de lucht of via binnenwateren. Expediteurs adviseren over de keuze van vervoermiddelen. “Zo raden we nu het spoorvervoer vanuit China naar Nederland via het Russische deel van de Nieuwe Zijderoute af. Dit transport is door de situatie met Oekraïne niet verzekerbaar. Heb je weinig kennis van logistiek en beschik je lokaal niet over een netwerk? Dan wens ik je veel succes, want dan wordt het echt een lastig en kostbaar verhaal.”

Soorten expediteurs 

Expediteurs zijn vaak specialist in iets. Zo richt de luchtvrachtexpediteur de aandacht op luchtvracht. En de douane-expediteur is thuis in douanedocumenten opmaken en inklaren. Of een expediteur is gespecialiseerd in gekoelde producten vervoeren, zoals fruit of gevaarlijke goederen zoals chemicaliën. Veel expediteurs bieden een combinatie van diensten aan, zodat hun klant alles bij één partij kan onderbrengen.

Expediteurs die verschillende diensten aanbieden werken vaak samen met andere expediteurs. De Ruiter geeft voorbeelden: “De inklaring van goederen bij de douane doen we meestal zelf. Maar voor snijbloemen of vlees inklaren, schakelen we gespecialiseerde douane-expediteurs in. Voor deze producten gelden bij invoer speciale regels. En omgekeerd boeken wegtransportexpediteurs bij ons zee- of luchtvracht.” 

Groupage

De meeste startende importeurs beginnen vaak kleinschalig, bijvoorbeeld met een paar pallets. Een hele zeecontainer of vrachtwagen boeken voor een klein aantal pallets is naar verhouding erg duur. Een oplossing is groupagevervoer. Bij groupage doen expediteurs deelladingen samen in een container. Dit heet ook wel consolideren. Je goederen zitten dan samen met goederen van andere importeurs in een container. 

Bij zeevervoer met groupage spreek je over LCL, Less than Container Load. Bij wegvervoer heet dit LTL, Less than Truck Load. De Ruiter: “Omdat je de container deelt met andere importeurs zijn je vrachtkosten bij groupage lager.” 

Tarieven

De tarieven die een expediteur berekent, hangen onder andere af van de omvang van de zending, de afstand, de laad- en loslocaties en de vervoersvorm. Ook berekent de expediteur een vergoeding voor extra diensten. Bijvoorbeeld douane-expeditie, opslag en een transportverzekering. “Kosten hangen ook af van het seizoen”, vult De Ruiter aan. “Er zijn periodes in India waar delen van de rivieren droog staan. Wegvervoer is dan een logische oplossing, maar dat is duurder dan vervoer over water. In Canada hetzelfde verhaal. Daar vriezen in sommige periodes de meren dicht.”

Binnen de geldigheidsduur van een offerte liggen de kosten vast. De Ruiter merkt op: “Behalve als het extra kosten zijn waar we zelf geen invloed op hebben. Een importeur boekt bijvoorbeeld acht kubieke meter aan ruimte maar heeft uiteindelijk tien kuub nodig. Of de importeur levert de pallets niet retour.”
Onvoorziene kosten ontstaan volgens De Ruiter ook als de douane een ‘fyco’ uitvoert. “Een fysieke controle. Als na een gasmeting blijkt dat de container gevaarlijke gassen of dampen bevat, dan moet je de container eerst laten ontgassen. Expediteurs belasten de rekening van ontgassingsbedrijven door aan importeurs. Ook speelt de wisselkoers een rol, want we ontvangen meestal facturen van de vrachtkosten in dollars. Stijgt de koers van de dollar dan kost het je meer in euro’s.” 

Vrachtprijs

De expediteur betaalt de vrachtprijs aan de vervoerder en berekent dit door aan de importeur. Bij vervoer over zee berekent de rederij een vaste prijs voor een volle 20, 40 of 45ft zeecontainer. Rederijen passen prijzen verschillende keren per jaar aan. Dit is bijvoorbeeld afhankelijk van marktontwikkelingen. De afkorting voor een volle container is FCL, Full Container Load.

Bij groupage bepaalt de vervoerder de vrachtprijs op basis van het gewicht of het volume. Gaat het om lichte, zachte goederen, bijvoorbeeld textielproducten, die in vergelijking met hun gewicht veel ruimte innemen? Dan berekent de vervoerder de vrachtprijs op basis van volume. Bij zware goederen zoals blokken staal die in vergelijking met hun gewicht minder ruimte innemen is het gewicht de basis voor de vrachtprijs. Vrachtvervoerders gebruiken speciale berekeningen voor het bepalen van de vrachtprijs bij groupage.

Toeslagen

Behalve de vrachtprijs berekenen vervoerders vaak extra kosten. De expediteur belast deze kosten door aan importeurs. Bijvoorbeeld brandstoftoeslagen als BAF, Bunker Adjustment Factor, bij zeevaart. En DOT, Diesel Olie Toeslag bij wegvervoer. Een andere toeslag is CAF, Currency Adjustment Factor. Met een percentage van de vrachtprijs vangen rederijen wisselkoersrisico op. Voorbeelden van andere toeslagen zijn:

• CS (Congestion Surcharge): een toeslag bij vertraging in de haven of ophoping van containers op een terminal.
• IMO (International Maritime Organization Surcharge): een toeslag voor het zeevervoer van gevaarlijke stoffen.
• ISPS (International Ship and Port Facility Security): een toeslag voor het beveiligen van schepen en havens.
• PSS (Peak Season Surcharge): een toeslag voor het zeevervoer tijdens het hoogseizoen.

Je betaalt ook voor het afhandelen van je goederen op de terminals, zoals laden en lossen. Bij zeevervoer noem je dit THC, Terminal Handling Charges. Een andere kostenpost is demurrage. De Ruiter: “Standaard geven de meeste rederijen een aantal dagen ‘vrij’, bijvoorbeeld drie dagen. Dit betekent dat je container drie dagen op de terminal mag staan. Duurt dit langer, dan betaal je demurrage ofwel overliggeld. Schakel je als importeur pas op het laatste moment een expediteur of douane-expediteur in? Dan is de kans op demurrage erg groot. En je betaalt detention als een container na het verstrijken van de ‘vrije dagen’ op een externe locatie staat, bijvoorbeeld bij je eigen bedrijf. Je houdt de container zo langer bezet dan afgesproken.” 

Inklaringskosten  

Bij invoer van goederen uit landen buiten de EU maakt een (douane-) expediteur een invoeraangifte op. De douane heft op basis van deze invoeraangifte de verschuldigde invoerbelastingen, zoals invoerrechten en invoer-btw. Deze inklaringskosten betaalt de importeur. De invoer-btw mag je als ondernemer in je btw-aangifte aftrekken als voorbelasting. 

Vlotte afhandeling

De meeste zendingen komen  op tijd aan, maar onverwachte situaties zoals vertragingen, stakingen of ongevallen kunnen voor vertraging zorgen. Importeurs kunnen zelf bijdragen aan een vlotte afhandeling. Bijvoorbeeld voor het inklaren bij de douane. “Het komt voor dat een importeur pas een dag voordat de goederen aankomen de factuur naar ons stuurt. Terwijl we er al meerdere keren om hebben gevraagd. Daarna zien we dat er gegevens op de factuur ontbreken, zoals een factuurnummer of de Incoterms®. Of verplichte documenten, zoals gezondheidscertificaten of oorsprongscertificaten uit het land van de leverancier zitten er niet bij. Dit zorgt onnodig voor vertraging en problemen.” 

Zo vind je een expediteur

Je kunt een expediteur op verschillende manieren vinden. Bijvoorbeeld via een zoekopdracht op internet. Gebruik hierbij speciale zoekwoorden, zoals ‘expediteur’ met daarachter het gewenste specialisme. Bijvoorbeeld een productgroep of het soort expediteur dat je nodig hebt. Of de naam van het land waaruit je gaat importeren. Je kunt ook aanbevelingen vragen van zakelijke partners of collega's die eerder met expediteurs samenwerkten. Fenex is een brancherganisatie voor expediteurs. Op de website van Fenex kun je de ledenlijst downloaden.