Bereid je voor op internationale cultuurverschillen, 5 tips

‘Very interesting’, klinkt het nadat jij je plannen onder het genot van een drankje deelt met een Engelse ondernemer. Je hart juicht, maar je stemming blijkt even later onterecht. In werkelijkheid vindt de Engelsman je plan namelijk niet zo best. “Het is een bekend voorbeeld, maar dit gebeurt in de praktijk echt”, zegt Raymond Smid, partner bij exportmanagement recruiter ExportSelect. Hij geeft tips voor het omgaan met internationale cultuurverschillen. Daarnaast lees je hoe ondernemers met verschillende culturele achtergronden tegen Nederlanders aankijken.

Vijf tips

1. Verdiep je in omgangsvormen

Smid heeft jaren ervaring als exportmanager en kent inmiddels grote delen van de wereld. Van zijn eigen zakelijke avonturen, en door ervaringen van anderen. Zo stelt hij dat ‘Engelsen het ene zeggen terwijl ze iets anders bedoelen’.

Verdiep je daarom altijd in je gesprekspartner, is zijn advies. Het helpt als je open vragen stelt. Hiermee voorkom je dat je zakenrelatie ongemakkelijk met ‘ja’ of ‘nee’ antwoordt. “Wil je tot een deal komen? Wees dan geduldig en kies de weg van de geleidelijkheid. Nederlanders zijn soms te direct. Neem eerst de tijd en leer elkaar iets beter kennen. Werk aan vertrouwen. Wanneer je vervolgens aan onderhandelen toe bent, mag je wel om toewijding vragen.” Wanneer je over het contract gaat praten, is het pas tijd voor een wat zakelijker toon.

‘Nee’ zeggen is in veel culturen geen optie. Dit wordt vaak als te direct en ongepast ervaren. Houd daarom de lichaamstaal van je gesprekspartner goed in de gaten. Zo kun je achterhalen wanneer iemand ja zegt, maar eigenlijk nee bedoelt. Elk land heeft zijn eigen omgangsvormen. Verdiep je daarom altijd in het land en de cultuur voor je een bezoek brengt.

“Ook als het dichtbij huis is”, tipt Smid. “België is het moeilijkste exportland dat er is voor ons omdat de valkuilen groot zijn. We denken dat België hetzelfde is als Nederland, maar dat klopt niet.” Zo zijn Belgen formeler en minder direct dan Nederlanders. Hierop ben je niet altijd bedacht omdat we deels dezelfde taal spreken.

2. Praat met collega’s

Verdiepen dus. Maar hoe? Informatie van organisaties, ambassades en overheden zorgt voor een goede basis. Maar volgens Smid haal je het meeste uit gesprekken. “Praat met exportcollega’s over hun ervaring. Zelf doe ik dit via een netwerkclub, ExportConnect. Zolang je geen concurrent bent, willen ze je wel op weg helpen. Tijdens een informele borrel hoor je verhalen uit de praktijk. Dan hoor je hoe het echt werkt in het land waarmee je zaken wilt doen.”

Misschien kom je bij zo’n informeel samenzijn zelfs in contact met mensen die er wonen en ondernemen. Daarmee leg je de basis voor een persoonlijk netwerk. Zakendoen zonder lokaal netwerk is vaak onmogelijk.

3. Verplaats je in de ander

Hoewel er voor elk land apartvolop tips zijn, staat voor Smid één advies altijd centraal: toon respect. “Zet je gesprekspartner op een voetstuk en verplaats je altijd in zijn standpunten.” Als voorbeeld noemt hij het accepteren van een visitekaartje. “Wij stoppen zo’n kaartje soms achteloos in een broekzak. In veel andere landen wordt oprechte aandacht hiervoor op prijs gesteld.”
Een meertalig visitekaartje is attent. Zeker in landen waar het Europese schrift niet wordt gebruikt, bijvoorbeeld in China of een Arabisch land.

Pas je in het contact met een internationale partner zoveel mogelijk aan. Respect voor de andere cultuur vergroot je zakelijke kansen. Probeer de verschillen te begrijpen en ermee om te gaan en bewaak je eigen grenzen.

4. Denk in hiërarchie

Kijk bij je zakenpartner wie mag tekenen voor de overeenkomst. Alleen met een contact op het juiste niveau doe je zaken. Verdiep je waar mogelijk vooraf in die persoon. “Denk in hiërarchie”, adviseert Smid. “In Nederland houden we hier niet zo van. Wij zijn daarin met de Scandinavische landen echt de uitzondering.”

Als verschillende mensen zich binnen je bedrijf bezighouden met buitenlandse activiteiten, bedenk dan wie de juiste persoon is voor een deal. Smid: “In sommige landen is de ervaring van de gesprekspartner van belang bij het zakendoen. Maar denk ook aan iemands karakter, kennis en talenten.”

5. Bezoek je relaties

Sinds de uitbraak van corona is online werken en overleggen normaal geworden, merkt ook Smid. Toch adviseert hij een bezoek aan je zakenrelatie. “Ken je elkaar al twintig jaar? Dan is online relatiemanagement geen probleem. Misschien reis je dan eens per twee jaar af in plaats van elk jaar.”

Bij nieuwe relaties heeft een fysieke ontmoeting de voorkeur van Smid. “Ik vind persoonlijk contact dan een must. Daar krijg je meer gevoel bij. Dat zit soms in details; in non-verbale communicatie, de inrichting van een kantoor, nationale partners of wie het etentje betaalt.”

Een etentje met je zakenpartner kan een goed idee zijn. Een combinatie van zaken en plezier is wereldwijd gebruikelijk. “Juist op deze momenten sluit je de beste deals. Let wel op de onderwerpen die je aansnijdt. Vermijd onderwerpen als seks, politiek en religie omdat deze gevoelig kunnen liggen.”

“Als het je lukt, spreek dan een paar woorden of zinnen in de taal van het land dat je bezoekt. Iedereen snapt dat je de taal niet perfect beheerst, maar de moeite die je doet, waardeert men”, verzekert Smid. Ontmoet je je zakenrelatie voor het eerst? Kom dan niet te vroeg en zeker niet te laat. In landen waar het leven minder haastig is, schuift je zakenrelatie misschien iets later aan. Dit is dan geen belediging, maar een manier van doen en soms juist een beleefdheidsvorm. Smid adviseert over je afspraak in contact te blijven: “Zeker als je wat later bent.”

Hollandse gebruiksaanwijzing

Zoals Duitsers bij sommigen bekend staan als stipt en Spanjaarden als hartstochtelijk, hebben veel Nederlandse ondernemers ook een gebruiksaanwijzing. “Wij worden gezien als zeer direct. Zonder inleidend verhaal komen we direct tot de kern. Dit vinden gesprekspartners lang niet overal prettig en het is dus iets waarvan we ons bewust moeten zijn”, merkt Smid op. Hij voegt er ook een positieve noot aan toe. Dat buitenlandse zakenpartners Nederlanders vaak zien als betrouwbaar en kundig.

‘Spontaniteit’

Luana Ferreira, in Amsterdam eigenaar van Stories for a Better World heeft een tip voor Nederlandse ondernemers. ‘Jullie kijken op persoonlijk vlak graag de kat uit de boom. Van mij als Braziliaanse kunnen jullie leren wat spontaner te zijn. Als je een leuk verhaal vertelt, worden mensen vrolijker’.

‘Persoonlijke klik’

Eliane Khoury ziet als eigenaar van VFA Solutions in Schiedam hoe Nederlanders alsmaar zekerheden inbouwen. ‘In Nederland maak je eerst een contract, daarna doe je zaken. In Israël ga je een hapje eten en zoek je naar een persoonlijke klik. Dan schud je elkaar de hand’. Zelf werkt ze nog altijd op basis van vertrouwen. ‘Het gaat om de persoon achter al dat papier’.