Bestuurder van een stichting: regels en taken

Als bestuurder kom je in het bestuur van de stichting. Het bestuur neemt de dagelijkse beslissingen en is verantwoordelijk voor het beleid en de uitvoering daarvan. De regels van een stichting zijn meestal vastgelegd in statuten. Hieronder lees je meer over het bestuur, de statuten en toezicht op het bestuur.

• Dagelijks bestuur
• Oprichting van een stichting
• Statuten
• Besluiten nemen in een stichting
• Toezicht op het bestuur

Dagelijks bestuur

Een stichting heeft altijd een bestuur. Als je bestuurder bent, ben je lid van het bestuur van de stichting. Je bent met het bestuur verantwoordelijk voor het dagelijkse bestuur en het nemen van besluiten voor de stichting.

Een rechtspersoon, zoals een stichting of vereniging, moet een bestuur hebben. Een stichting bepaalt zelf hoeveel bestuursleden er zijn. Je kunt in je eentje een bestuur vormen. Dat is misschien makkelijk met besluiten nemen, maar ook veel werk.

Voorzitter, secretaris en penningmeester

In een bestuur zitten meestal een voorzitter, secretaris en penningmeester. De voorzitter leidt de vergaderingen en bewaakt de plannen en doelen. De secretaris bewaart documenten en schrijft belangrijke informatie op, bijvoorbeeld een samenvatting van de vergaderingen (notulen). Ook regelt de secretaris vaak de communicatie, zoals e-mails.

De penningmeester gaat over het geld: die controleert wat er binnenkomt en uitgaat. De penningmeester maakt een financieel overzicht en zorgt dat rekeningen worden betaald.

Het bestuur vergadert regelmatig om plannen te maken en problemen te bespreken. Tijdens zo’n vergadering nemen de bestuursleden besluiten. Vaak gebeurt dat door te stemmen. Bijvoorbeeld over het afsluiten van een contract voor de stichting.

Het bestuur moet een administratie bijhouden, een bestuursverslag en een financieel overzicht maken. Vaak gebeurt dat binnen zes maanden na afloop van het boekjaar. Een boekjaar is de periode waarover de verslagen gaan. Vaak is dat hetzelfde als een kalenderjaar. In het financieel overzicht moeten de bezittingen, schulden, inkomsten en uitgaven staan. Sommige stichtingen moeten financiële gegevens publiceren, bijvoorbeeld als ze een bedrijf hebben of als ze zich moeten houden aan de ANBI-regels.

Oprichting van een stichting

Een stichting ontstaat via een notariële akte. In die akte staan de statuten van de stichting. Je moet de stichting, haar bestuurders en UBO's ook inschrijven bij KVK. Geef wijzigingen in het bestuur zo snel mogelijk door aan het Handelsregister.

Een stichting is een rechtspersoon. Dat betekent dat de stichting bijvoorbeeld contracten kan afsluiten, een bankrekening kan openen, subsidies kan aanvragen, een erfenis kan krijgen en een gebouw ‘op naam’ hebben. Als bestuurder ben je meestal niet persoonlijk aansprakelijk voor schulden van de stichting. Bij wanbestuur of ernstige fouten kan dat anders zijn: dan moet je in sommige gevallen met eigen geld betalen voor schade of schulden. 

De stichting kan daarnaast een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering afsluiten.

Statuten

Begin je als bestuurder? Dan is het verstandig de statuten van de stichting te lezen. Dat is een document met afgesproken regels die gelden binnen de stichting. Een stichting is verplicht om statuten te hebben. Dat document moet je laten vastleggen bij de notaris. Dat staat in de wet. De notaris kan helpen bij het wijzigen van de statuten en het doorgeven van wijzigingen aan KVK.

In de statuten kunnen wel afspraken staan die afwijken van de wet. Een contract is volgens de wet bijvoorbeeld geldig als alle bestuursleden het ondertekenen. Maar in de statuten kan staan dat een contract al geldig is als een deel van het bestuur een handtekening zet.

Statuten zijn aan te passen. Bijvoorbeeld als de stichting vindt dat de handtekening van een deel van de bestuursleden genoeg is onder een contract. De notaris kan helpen bij het wijzigen en vastleggen van statuten bij KVK. Hoe beter de afspraken, taken en manier van werken zijn vastgelegd in de statuten, hoe minder kans op onduidelijkheid of problemen.

Besluiten nemen in een stichting

Het bestuur van een stichting neemt de belangrijkste besluiten. In de statuten staat hoe dat gebeurt. Bijvoorbeeld hoeveel bestuursleden aanwezig moeten zijn om een besluit te nemen en hoeveel stemmen nodig zijn.

Het bestuur vergadert regelmatig over beleid, geldzaken en activiteiten van de stichting. De secretaris maakt meestal notulen van deze vergaderingen.

In sommige stichtingen houdt een raad van toezicht of raad van commissarissen toezicht op het bestuur. Ook kunnen de statuten extra regels bevatten over goedkeuring van belangrijke besluiten.

Toezicht en controle op bestuur

Als bestuurder van een stichting moet je samenwerken met de andere bestuursleden. Daarbij controleren jullie elkaar ook: doet elk bestuurslid het werk goed?  Een stichting kan met een raad van toezicht (rvt) of raad van commissarissen (rvc) kiezen voor extra controle. De rvc of rvt krijgt de taak het bestuur te controleren. Dat extra toezicht moet in de statuten zijn vastgelegd. 

De leden van een rvt of rvc mogen meestal geen bestuurder zijn van de stichting. Ook als een stichting een rvt of rvc heeft, blijft het bestuur verantwoordelijk voor het besturen van de stichting.