Zo check je of een incassobrief klopt

Krijg je een betaalherinnering, oftewel aanmaning, van een leverancier of incassobedrijf? Kom dan snel in actie. Controleer in vijf stappen of de incassobrief klopt.

1. Check de afzender

Controleer eerst of je het bedrijf en de bestelling herkent. Herken je die niet? Neem dan contact op met het incassobedrijf en vraag om een bewijs van de rekening. Als onduidelijk blijft waarvoor de factuur is, neem dan contact op met de leverancier.

Misschien heeft de leverancier een fout gemaakt en geeft die dat toe, of heb je een nepfactuur ontvangen. Als je per ongeluk iets hebt besteld of bent misleid, neem dan contact op met de afzender van de brief en probeer de aanmaning stop te zetten. Kom je er niet uit, schakel dan juridische hulp in.

2. Check je bankafschrift

Komen het bedrijf en de bestelling je bekend voor, controleer dan je bankafschriften. Misschien heb je de rekening al betaald. Als dat zo is, neem dan contact op met de leverancier. Als die bevestigt dat je hebt betaald, kun je het incassobedrijf vragen om de aanmaning in te trekken.

Bekijk, als je hebt betaald, ook of je het geld wel hebt overgemaakt naar het juiste rekeningnummer. Is het rekeningnummer verkeerd? Bespreek dan met je bank hoe je dat geld terugkrijgt. Je moet de rekening alsnog betalen. Voordat je betaalt, kun je controleren of de betalingstermijn al is verstreken (stap 3).

Heb je de rekening al betaald, maar te laat (stap 3)? Neem dan contact op met het incassobedrijf, stuur het bewijs van betaling en betaal alleen de incassokosten (stap 4).

3. Check de betalingstermijn

Als je de rekening nog niet hebt betaald, check je of er een betalingstermijnis afgesproken. Is dat niet zo, dan geldt voor zakelijke bestellingen een termijn van dertig dagen.

In een offerte of algemene voorwaarden kan een leverancier een andere betalingstermijn, tot maximaal zestig dagen afspreken. Voor zakelijke klanten vindt de rechter een minimale termijn van vijf tot zeven dagen acceptabel. De betalingstermijn gaat in op de datum waarop je de bestelling ontvangt. Ontvang je de factuur later, dan gaat de termijn op die datum in.

Is de betalingstermijn niet voorbij en moet je het geld nog overmaken? Betaal de leverancier dan zo snel mogelijk en vraag om het intrekken van de incassofactuur.

Is de betalingstermijn voorbij, betaal dan de aanmaning binnen de termijn die in de incassobrief staat (stap 4). Volgens de wet moet het een redelijke termijn zijn. Vaak is dat veertien dagen.

4. Check de incassokosten

Zijn de incassokosten terecht? Check dan met behulp van rechtspraak.nlof de hoogte klopt. De maximale kosten voor incasso liggen wettelijk vast. Een incassobedrijf mag bijvoorbeeld voor rekeningen tot 2.500 euro, maximaal vijftien procent kosten berekenen. Er geldt een minimum van veertig euro.

Als de hoogte van de incassokosten niet klopt, maak danschriftelijk bezwaar. Betaal wel op tijd het bedrag van de oorspronkelijke rekening. Maak ook incassokosten over, maar alleen wat volgens jou maximaal is toegestaan volgens de wet.

5. Betaal op tijd

Kun je niet op tijd betalen? Vraag het incassobureau dan om een betalingsregeling. Een leverancier of een incassobureau is niet verplicht daaraan mee te werken. Misschien kun je snel geld lenen.

Als je niet of niet op tijd betaalt, kan het incassobedrijf ook rentekostenin rekening brengen. Betaal je nog steeds niet, dan kan de leverancier een deurwaarder inschakelen. Die kan een gerechtelijke procedure starten met hoge kosten die jij moet betalen.

Incassobedrijven moeten registreren

Op 1 april 2024 ging de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) in. Die wet moet ervoor zorgen dat incassodienstverleners aan minimale kwaliteitseisen voldoen. De bedrijven moeten zich aanmelden bij een incassoregisterdat iedereen kan inzien.

Incassobedrijven die rekeningen sturen aan particulieren of persoonlijke ondernemingen (b.v. eenmanszaak, vof of maatschap), moeten zich uiterlijk 1 april 2025 inschrijven. Naast het register bestaan er keurmerken zoals die van de Nederlandse Vereniging van gecertificeerde Incasso- ondernemingen (NVI)en Sociaal Verantwoord Incasseren (SVI).