Vragen over een aanbesteding? Deze organisaties helpen

Het gaat bij een aanbesteding bijvoorbeeld over de inkoop door een overheidsinstantie van kantoorartikelen of zonnepanelen. Of diensten zoals communicatieadvies of marktonderzoek. Je kunt alleen meedoen aan een aanbesteding als je voldoet aan de eisen die horen bij de opdracht en de aanbestedingsprocedure. In het Engels heet een aanbesteding een tender, in Nederland wordt die term ook wel gebruikt.

Maak tijd vrij

Inschrijven op een aanbesteding kost tijd. Je moet hiervoor een aantal stappen doorlopen. De overheidsorganisatie beoordeelt je inschrijving op punten die in de aanbestedingsdocumenten zijn genoemd. Hierbij kijkt ze of de inschrijving voldoet aan de gestelde eisen. Vervolgens beoordeelt ze de prijs en uitwerking van de wensen die ze heeft opgesteld. Het bedrijf met de beste beoordeling krijgt de opdracht. Gunt de overheidsorganisatie de opdracht aan jou? Dan sluit je een contract af.

Meedoen met een aanbesteding kost tijd, zegt John Franck. Hij won de afgelopen jaren een aantal aanbestedingen met zijn bedrijf Arbo Concern. “Ik ben soms vijf dagen bezig met het beantwoorden van vragen, doornemen van informatie, opstellen van de offerte en het zoeken en maken van de juiste documenten.” Franck kiest zorgvuldig op welke aanbestedingen hij reageert. “Ik focus me op opdrachten waar mijn expertise ligt. Dan is de slagingskans het grootst. Ik kies ervoor om niet mee te doen als de tijdsinvestering te groot is en de slagingskans beperkt.”

Volledige offerte op tijd indienen

Als je besluit om mee te doen met een aanbesteding moet je zorgen dat je alle stukken compleet en op tijd indient. Door de ervaringen die Franck de afgelopen jaren opdeed, werkt hij inmiddels efficiënter bij het uitwerken van een inschrijving. “Het zoeken naar documenten die gevraagd worden, zoals verklaringen van de Belastingdienst, is een tijdrovende klus. Ik heb een mapje aangemaakt met al die documenten. Dat scheelt veel tijd bij een volgende inschrijving.”

Schakel hulp in

Zodra op een aanbestedingsplatform een Europese aanbesteding is gepubliceerd, kun je reageren en een inschrijving indienen. Hoe je dat doet staat in de aanvraag beschreven. Wil je meer informatie over aanbestedingen in het algemeen of heb je vragen over een specifieke opdracht? Bij onderstaande instanties kun je terecht.

Uitleg over wetten en regels: Ondernemersplein

Ondernemersplein is een informatieplatform over wet- en regelgeving voor ondernemers. Je vindt hier online informatie van de overheid, zoals uitleg over werken voor de overheid via een aanbesteding.

Vragen over de techniek: TenderNed

Op TenderNed vind je alle Europese aanbestedingen van de Nederlandse overheid op één plek. Online vind je informatie over hoe je je bedrijf registreert, hoe je vragen stelt tijdens een aanbesteding en hoe je meedoet met een aanbesteding. Heb je technische vragen zoals het aanmaken van een account of het wijzigen van een wachtwoord? De Servicedesk helpt je wanneer een aanbesteding via TenderNed verloopt. Daarnaast staat er op TenderNed een lijst met bureaus die je kunnen ondersteunen bij het gebruik van TenderNed, het zoeken naar relevante aankondigingen en bij het inschrijven op een digitale aanbesteding.
Sommige overheidsorganisaties gebruiken een ander aanbestedingssysteem. De aankondiging van die aanbesteding staat dan wel op TenderNed. Maar om je in te schrijven moet je je eerst bij het andere platform registeren.

Inhoudelijke vragen: Aanbestedende dienst

Vragen over de inhoud of de voorwaarden van een opdracht of het verloop van een aanbestedingsprocedure stel je aan de overheidsorganisatie die de aanbesteding uitschrijft. Ook wel de aanbestedende dienst genoemd. Bijvoorbeeld vragen over criteria die je niet snapt of die op meerdere manieren uit te leggen zijn. De aanbestedende dienst, zoals een gemeente of een ministerie, geeft dan een toelichting. In de aanbestedingsdocumenten staat hoe je vragen stelt. Vragen die je stelt en de antwoorden zijn na publicatie van de zogenaamde Nota van Inlichtingen zichtbaar. Kijk altijd eerst bij de vragen van anderen die al beantwoord zijn in de Nota van Inlichtingen, misschien staat daar al bij wat je zoekt.

Algemene vragen: PIANOo Expertisecentrum aanbesteden

PIANOo is het Expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken (EZ). Hier vind je achtergrondinformatie over het inkoop- en aanbestedingsbeleid. PIANOo biedt geen ondersteuning en doet ook geen uitspraken over bijvoorbeeld de keuze van een gevolgde aanbestedingsprocedure.

Brancheorganisatie

Raadpleeg ook je brancheorganisatie voor advies en ondersteuning bij aanbestedingen.

Vragenloketten

Het ministerie van EZ heeft een lijst van vragenloketten van branche- en ondernemersorganisaties opgesteld waar je terecht kunt met inkoop- en aanbestedingsvragen. Soms moet je lid zijn en soms zijn er kosten aan verbonden.