Ruzie in het bestuur, wat nu?

Statuten volgen

Als je ruzie over een besluit wilt voorkomen, lees dan vooraf de statuten van je vereniging of stichting goed door. Hierin staan regels voor het bijeenroepen van een vergadering en het nemen van besluiten. Volg deze regels nauwkeurig om een geldig besluit te nemen.
Ook staat in de statuten uit hoeveel bestuurders het bestuur moet bestaan en het aantal stemmen dat elk (bestuurs)lid in de vergadering mag uitbrengen. Vaak is bepaald dat het aantal bestuursleden oneven moet zijn, om zo het staken van de stemmen te voorkomen. Verder staat in de statuten of je voor een besluit een meerderheid van stemmen nodig hebt of een zwaardere meerderheid van bijvoorbeeld twee derde van de stemmen. Soms moet zelfs een minimaal aantal leden of bestuurders aanwezig zijn op de vergadering om een besluit te nemen. Houd ook daar allemaal rekening mee bij het nemen van het besluit.
Naast de regels die in de statuten staan, gelden ook de algemene regels die in de wet staan voor verenigingen en stichtingen. Staat een regeling niet in de statuten beschreven, dan kan je dit vaak in de algemene regels van de wet vinden.
Bij een Vereniging van Eigenaars staan de statuten in de splitsingsakte en het toepasselijke modelreglement.

Geldig besluit

Is het besluit al genomen en ontstaat er ruzie over? Controleer of aan alle regels voor het nemen van een besluit is voldaan Een besluit is geldig als:

• voor het bijeenroepen van de vergadering en het nemen van de besluiten de regels uit de wet en statuten gevolgd zijn.
• de vereiste meerderheid van de leden vóór het voorstel heeft gestemd.

Vernietigbaar of nietig

Als een besluit is genomen in strijd met een wettelijke bepaling of de statuten, is het besluit nietig. Het is nooit geldig geweest. Bijvoorbeeld het vereiste minimum aantal leden om te kunnen stemmen was niet aanwezig. Als er een discussie ontstaat over de vraag of een besluit nietig is, kan de rechter hierover een beslissing nemen.

Als je bij het nemen van een besluit de regels uit de wet en de statuten niet goed gevolgd hebt, is het besluit vernietigbaar. Bijvoorbeeld als de vergadering te laat bijeengeroepen is of als er gestemd is over een onderwerp dat niet op de agenda stond. Alleen een rechter kan een beslissen een besluit te vernietigen. Een vernietigbaar besluit is geldig, totdat de rechter het vernietigt. Het verzoek aan de rechter moet je indienen binnen één maand nadat je van het besluit weet of had kunnen weten.

Schriftelijk vastleggen

Maak notulen van de vergadering en houd een lijst met aanwezigen bij. Leg vast hoe je de regels voor het nemen van een besluit gevolgd hebt. Hiermee heb je bewijs als er discussie ontstaat. Als een lid niet zelf kan stemmen, maar daarvoor een volmacht heeft gegeven aan een ander lid om namens hem/haar te stemmen, controleer en bewaar dan deze volmacht.

Verschillen verenigingen en stichtingen

De regels en aandachtspunten die hierboven beschreven staan gelden voor alle verenigingen en stichtingen. Toch zijn er verschillen waar je rekening mee moet houden.

Stichting

Een stichting heeft meestal alleen een bestuur. Het benoemen van nieuwe bestuursleden gebeurt door de al eerder benoemde bestuursleden. Een bestuurslid kan worden ontslagen door de overige bestuurders. Als de stichting naast het bestuur ook een Raad van Toezicht of een Raad van Commissarissen heeft, kan in de statuten staan dat die Raad bestuurders mag benoemen of ontslaan. In de statuten staat of elk bestuurslid één stem heeft of dat er bestuursleden zijn die meer stemmen mogen uitbrengen bij het nemen van het besluit.

Vereniging

Een vereniging bestaat minimaal uit de algemene ledenvergadering (ALV) en het bestuur. De ALV benoemt en ontslaat bestuursleden, tenzij dit in de statuten anders beschreven staat. Dit betekent dat je bij ruzie binnen het bestuur aan de ALV een beslissing kan vragen. En andersom, bij ruzie tussen de leden van de vereniging, kan het bestuur bemiddelen. Het bestuur kan ook besluiten het lidmaatschap van een lid te beëindigen als daar een reden voor is. Als een lid het daarmee niet eens is, kan het lid dit aan de ALV voorleggen.

Vereniging van Eigenaars

De Vereniging van Eigenaars (VVE) is een bijzondere vereniging: als je een appartement koopt, ben je automatisch lid van de vereniging. Dit lidmaatschap eindigt alleen als je geen appartementseigenaar meer bent. De ALV heet hier de ‘Vergadering van Eigenaars’.
In de splitsingsakte en het modelreglement staan de rechten en verplichtingen van de leden, de appartementseigenaren. Als de splitsingsakte moet wijzigen, bijvoorbeeld als er een dakopbouw op het gebouw komt of een gemeenschappelijk ruimte wordt een privéruimte, dan is de hoofdregel dat alle appartementseigenaren aan deze wijziging moeten meewerken. Om te voorkomen dat één appartementseigenaar de wijziging kan tegenhouden, staat in de wet dat de wijziging van de splitsingsakte ook kan gebeuren:

• met medewerking van het bestuur;
• én wanneer de Vergadering van Eigenaars met een meerderheid van ten minste 4/5e van het aantal stemmen (of een ander aantal stemmen als dat in de statuten staat) besluit om akkoord te gaan met de wijziging. De wet bepaalt dat wanneer iemand zonder goede reden weigert om mee te werken aan een wijzigingsbesluit, de rechter vervangende machtiging kan geven. Dat betekent dat het besluit van de rechter dan in de plaats komt van degene die niet meewerkt.

Zelf oplossen of naar de rechter

Als er toch discussie ontstaat, probeer dit dan eerst met elkaar op te lossen. Eventueel onder begeleiding van een mediator. Je kunt ruzies ook voorleggen aan een geschillencommissie als die in de statuten van de vereniging of stichting is omschreven. Als je er onderling niet uitkomt en ook een mediator of geschillencommissie geen oplossing brengt, kan je de rechter vragen de discussie te beëindigen door een beslissing te nemen. Wil je hulp bij de gang naar de rechter, neem dan contact op met een advocaat of rechtswinkel.