Organiseer je vereniging goed: 5 tips

1. Vastleggen bij de notaris

Het is niet verplicht om je vereniging via een notariële akte op te richten. Maar als je dit niet doet, kan een bestuurder de vereniging juridisch niet vertegenwoordigen en is hij of zij persoonlijk aansprakelijk. Oprichting via de notaris maakt het besturen makkelijker en beperkt de risico’s. In de oprichtingsakte of statuten staan de belangrijkste regels van de vereniging. Naast doel en doelgroep van de vereniging leg je in de statuten ook de vertegenwoordiging en het kiesrecht vast en hoe het gaat met benoemingen en met andere wijzigingen. Als je de tekst van deze akte wilt veranderen, moet een notaris dit regelen.

2. Huishoudelijk reglement

Niet alles regel je in de statuten. Andere regels schrijf je als vereniging op in een huishoudelijk reglement. De vereniging kan deze gemakkelijk zelf veranderen. In dit reglement staan zaken als:

1. Hoe word je lid, hoe zit het met de contributie?
2. Wat zijn de taken en bevoegdheden van het bestuur?
3. Hoe besluiten het bestuur en de leden?
4. Wanneer wordt er vergaderd?
5. Wat zijn de regels voor gebruik van faciliteiten door leden.

3. Meer leden betrekken

Velen handen maken licht werk. Maar dat gaat niet vanzelf. Naast de voorzitter, secretaris en penningmeester kan een vereniging ook andere bestuursleden benoemen, die bijvoorbeeld een commissie leiden. Door commissies in te stellen en leden taken te geven, betrek je als bestuur meer leden actief bij je activiteiten. Commissies richten zich bijvoorbeeld op ledenwerving, kwaliteitsverbetering winkelcentrum/bedrijventerrein, evenementen, infrastructuur, PR/nieuwsbrief. Tenminste 1 keer per jaar, tijdens een algemene ledenvergadering, kunnen de leden stemmen over de resultaten, de nieuwe voorstellen en het (her-)benoemen en ontslaan van bestuurders.

4. Werken volgens een plancyclus

Een bestuur presenteert nieuwe voorstellen via een jaarplan en begroting aan de leden. Als je verder vooruit wil kijken, stel je als bestuur een beleidsplan of meerjarenplan op. Na het boekjaar informeer je de leden over de resultaten in geld en activiteiten. Als de algemene ledenvergadering hiermee instemt, dan verlenen de leden ‘decharge’ aan het bestuur. De leden ontlasten zo het bestuur van de aansprakelijkheid over het afgelopen verenigingsjaar. Met een bestuursaansprakelijkheidsverzekering is een bestuur verzekerd tegen schadeclaims na een bestuurlijke fout.

5. Bestuurswisselingen in het Handelsregister

Een vereniging die via de notaris is opgericht, is voor iedereen vindbaar in het KVK-Handelsregister. Bij wisseling van het bestuur is het belangrijk dat je dit aan het Handelsregister meldt. In dit register ligt vast wie op dat moment teken bevoegd en aansprakelijk zijn voor de vereniging. Voor anderen is zo in het Handelsregister te controleren wie de vereniging vertegenwoordigen. En als je als bestuurder niet meer in functie bent, is het belangrijk dat dit ook in het Handelsregister is verwerkt, anders blijf je aansprakelijk, terwijl je niet meer actief bent. Alleen een besluit voor bestuurswisseling in de ledenvergadering is niet voldoende. Is je vereniging ook verplicht om Ultimate Beneficial Owners (UBO’s) in te schrijven? Zorg dan dat je vereniging de gegevens in het UBO-register wijzigt.