Incassobureau inschakelen? Hier let je op
- Shivani Boer
- How to
- 20 november 2024
- 2 min
- Runnen en groeien
- Geldzaken, Wetten en regels
Je hebt van alles geprobeerd, maar je klant betaalt je factuur niet. Je hebt je administratie gecheckt en er is aan jouw kant niets fout gegaan. Tijd om een incassobureau in te schakelen. Hier moet je op letten.
Klopt je registratie nog?
Je bedrijf ontwikkelt zich. Check in het Handelsregister of je gegevens nog kloppen. Zo voorkom je problemen.
Een helpt je bij het innen van onbetaalde facturen, zonder dat daar meteen een rechter voor nodig is. Zo kan het bureau namens jou contact opnemen met een klant die schulden bij je heeft, een betalingsherinnering versturen en je advies geven.
Houd er rekening mee dat zo’n traject een serieuze stap is. Zo heeft het mogelijk gevolgen voor de relatie met je klant. Als schuldeiser beslis je zelf hoe ver je wil gaan om je klant te laten betalen.
Hier let je op
Betaalt een klant niet binnen de , dan stuur je een . Dat ben je verplicht als je klant een consument is. Die krijgt dan veertien dagen de tijd om de factuur alsnog zonder extra kosten te betalen. Bij zakelijke klanten ben je niet verplicht een betalingsherinnering te sturen, maar dat is wel verstandig. Negeert de klant de betalingstermijn van de herinnering ook, dan stuur je een aanmaning met .
Je kunt zelf een incassotraject starten of een incassobureau inschakelen. Ga je voor de laatste optie, dan kun je een incassobureau kiezen dat gespecialiseerd is in je branche. Let ook op zaken als reputatie, ervaring, slagingspercentage en transparantie in de tarieven en werkwijze van het bureau. Online kun je offertes opvragen en recensies lezen. Zo vergelijk je de verschillende aanbieders en maak je een keuze.
Wet kwaliteit incassodienstverlening
Incassodienstverleners die zich richten op 'natuurlijke personen', zoals eigenaren van een eenmanszaak en consumenten, moeten zich sinds 1 april 2024 houden aan de Wet kwaliteit incassodienstverlening . Die regels gelden alleen voor ‘buitengerechtelijke incassowerkzaamheden’. Dat betekent dat er geen rechter bij betrokken is en er geen dwangmiddelen worden gebruikt, zoals beslaglegging of deurwaarders.
Incassodienstverleners moeten zich ook verplicht . In het  staat welke bureaus incassodiensten mogen aanbieden en uitvoeren zonder tussenkomst van een rechter.
De Wki moet ervoor zorgen dat schuldeisers beter weten wat incassodienstverleners voor hen kunnen doen. Ook moet de wet onprofessionele, oneerlijke of agressieve incassopraktijken voorkomen. Zo moeten de rechten van bijvoorbeeld een eigenaar van een eenmanszaak met schulden beter zijn beschermd.
Naast de verplichte registratie zijn er ook verschillende keurmerken voor incassobureaus. Denk aan het Incasso voor leden van de Nederlandse Vereniging van gecertificeerde Incasso-ondernemingen (NVI) en het Keurmerk Sociaal Verantwoord Incasseren .
Dit lever je aan
Om je goed te kunnen helpen, vraagt het incassobureau om zoveel mogelijk informatie en bewijs. Verzamel bijvoorbeeld een kopie van je factuur, de betalingsherinnering(en), berichten die je met je klant hebt uitgewisseld per mail of WhatsApp en eventueel andere relevante informatie.
Soms vraagt een incassobureau ook om een bewijs van levering van je product of dienst, algemene voorwaarden en overeenkomsten. Hoe meer informatie je aanlevert, hoe beter het bureau voor je aan de slag kan. Let er wel op dat jij en het bureau zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van je klant. Jullie moeten je houden aan de privacywet.
Vervolgstappen
Als het incassobedrijf geen antwoord krijgt op de incassobrief, bellen ze vaak eerst met je klant om de situatie te bespreken en een betalingsregeling voor te stellen. Als er opnieuw geen reactie komt, volgt meestal een tweede aanmaning. Is je factuur na alle inspanningen nog steeds niet betaald? Dan kun je juridische stappen . Hiervoor schakel je een deurwaarder of in. Zij kunnen een gerechtelijke procedure starten. Dit betekent dat een rechter naar de zaak gaat kijken.
Kosten
Volgens de wet mag een incassobureau maximaal 15 procent over een factuurbedrag tot 2.500 euro. Het minimumbedrag is 40 euro, het maximum 375 euro. De meeste incassobureaus werken op basis van no-cure-no-pay: je betaalt alleen als het ze lukt om de klant alsnog je factuur te laten betalen. De kosten daarvan zijn voor je klant.
