Hoe je algemene voorwaarden maakt

• Inhoud algemene voorwaarden
• Zelf maken
• Onredelijke voorwaarden
• Consument of zakelijke klant
• Algemene voorwaarden gebruiken

Inhoud algemene voorwaarden

In een document met de algemene voorwaarden staan de regels die bij elke opdracht gelden voor jou en je klanten of opdrachtgevers. Wat je erin zet, hangt af van het werk dat je doet. Maar in bijna alle algemene voorwaarden staan regels over:

• Offerte: hoe lang is die geldig?
• Transport: wie betaalt transport, verzekeringen en invoerrechten?
• Levertijd: hoe lang is de levertijd en wanneer is er sprake van overmacht?
• Betaling: wat is de betalingstermijn en hoe zit het met incassokosten en rente?
• Eigendomsvoorbehoud: als de klant niet betaalt, blijft de verkoper eigenaar van het product en kan die het dus terugvragen.
• Garantie: is er sprake van garantie en zo ja, wat zijn de voorwaarden
• Meningsverschil: hoe ga je daar mee om?
• Aansprakelijkheid: wie is verantwoordelijk voor schade als jij of je klant een fout maakt?

In de offerte of het contract zet je de belangrijkste afspraken en de afspraken die specifiek zijn voor een bepaalde opdracht. Dat voorkomt discussie. Als je internationaal zakendoet, moet je de algemene voorwaarden en het contract in dezelfde taal opstellen.

Zelf maken

Veel brancheverenigingen hebben algemene voorwaarden voor hun vakgebied opgesteld. Ben je lid, dan kun of moet je die als basis gebruiken.

Je kunt ook zelf algemene voorwaarden opstellen. Veel ondernemers gebruiken de voorwaarden van andere bedrijven in hun branche als voorbeeld.

Let er daarbij op dat je de algemene voorwaarden niet kopieert. Dat mag niet vanwege auteursrecht. Ook kunnen in voorwaarden van andere ondernemers zaken staan, die niets met je werk te maken hebben. Of misschien missen er juist belangrijke onderwerpen.

Wil je zeker weten dat je algemene voorwaarden juist zijn, laat een jurist ze dan maken of nakijken.

Onredelijke voorwaarden

Je mag in je algemene voorwaarden geen afspraken opnemen die onredelijk zijn. Het heeft ook geen zin dat te doen, want die voorwaarden zijn niet geldig. 

Wat de wet als onredelijk ziet, kun je controleren op de ‘zwarte lijst’ in het Burgerlijk Wetboek. Dat is een lijst met afspraken die verboden zijn in algemene voorwaarden tussen bedrijven en consumenten. Op de zwarte lijst staat onder andere dat je niet mag bepalen dat klanten de koop alleen ongedaan kunnen maken via de rechter. 

Ook is er een ‘grijze lijst’. Daarop vind je grensgevallen: voorwaarden die  onredelijk of redelijk kunnen zijn. Dat hangt af van de situatie en je bedrijf.

Consument of zakelijke klant

De zwarte en grijze lijst zijn alleen bedoeld voor consumenten. De wet beschermt hen beter dan zakelijke klanten. Je mag van zakelijke klanten verwachten dat ze beter op de hoogte zijn van hun rechten en plichten dan consumenten. 

Kleine ondernemers, zoals eenmanszaken, vof's of kleine bv's, zijn in sommige gevallen beschermd door de ‘reflexwerking’. Dat betekent dat een rechter tijdens een rechtszaak kan besluiten dat consumentenregels gelden voor een kleine ondernemer.

Werk je samen met bedrijven en consumenten, dan is het handig om twee verschillende documenten met algemene voorwaarden te maken.

Algemene voorwaarden gebruiken

Het is belangrijk dat je algemene voorwaarden inhoudelijk juist zijn. Maar je moet je ook houden aan de regels voor het gebruik daarvan. Alleen als je algemene voorwaarden goed met je klanten communiceert, zijn ze geldig.