Dit betekent privacywet AVG voor je vereniging of stichting

Een vereniging heeft leden. Een ledenadministratie is een verzameling persoonsgegevens, zoals namen, adressen, e-mailadressen en betaalgegevens. Een stichting heeft geen leden. Maar kan toch te maken krijgen met de AVG. Bijvoorbeeld als je een donateurslijst bijhoudt of met vrijwilligers werkt.

De ledenadministratie

Verwerk je als vereniging persoonsgegevens van je leden? Dan moet je laten weten wat je met die persoonsgegevens doet en waarom. Dat kan in een privacyverklaring.

In de AVG staat welke informatie je in ieder geval in de privacyverklaring moet geven. Bijvoorbeeld welke persoonsgegevens je verwerkt, waarom je dat doet en hoe je met die gegevens omgaat. Daarnaast stel je een verwerkingsregister op, verzamel je niet meer persoonsgegevens dan nodig en beveilig je systemen goed.

Informatie die niet noodzakelijk is voor het lidmaatschap, mag je niet vastleggen. Laat leden ook weten of je hun gegevens binnen de vereniging voor bepaalde doelen deelt. Als iemand daar bezwaar tegen heeft, kun je daar rekening mee houden. 

Een ledenlijst of donateurslijst delen

Een vereniging mag een ledenlijst niet zomaar aan leden sturen. Ook een stichting mag dat bijvoorbeeld niet doen met een donateurslijst.

Een stichting of vereniging mag die lijsten alleen delen als daar toestemming voor is. Bijvoorbeeld als teamleden van een vereniging met elkaar willen afspreken om te sporten. Je deelt dan alleen de gegevens die de leden nodig hebben om de sportafspraak te maken.

Toestemming voor andere doelen

Je mag persoonsgegevens alleen gebruiken voor het doel waarvoor je ze hebt verzameld. Een stichting of vereniging mag persoonsgegevens van leden of donateurs niet doorgeven aan andere personen of organisaties. Daar heb je toestemming voor nodig van de leden of donateurs.

Daarbij moet je duidelijk maken waar zij precies toestemming voor geven. Leden en donateurs kunnen die toestemming ook altijd weer intrekken.

Voorbeeld

Soms moet een vereniging haar ledenlijst doorgeven aan de gemeente vanwege een subsidieaanvraag. Bijvoorbeeld omdat de gemeente alleen de subsidie geeft als een minimumaantal leden in de gemeente woont.

De vereniging hoeft dan niet alle gegevens te geven. In dit voorbeeld zijn alleen het aantal leden met woonplaats voldoende. Omdat de gemeente een organisatie is buiten de vereniging, moeten de leden toestemming geven om de persoonsgegevens te delen.

Foto's en filmpjes

Je mag foto’s en filmpjes niet zomaar openbaar maken. Zodra leden of donateurs herkenbaar in beeld komen, zijn de beelden persoonsgegevens. En dan geldt de privacywet. Niemand mag zomaar persoonsgegevens van een ander op internet publiceren.

Je hebt toestemming nodig van mensen die op beeld staan om beeldmateriaal te publiceren. Die toestemming moeten zij uit vrije wil geven. En je moet vooraf duidelijk maken waar je beelden voor gebruikt.

Hoe je toestemming vraagt, mag je zelf weten. Maar de toestemming moet wel aan een aantal eisen voldoen. Het is verstandig de toestemming op papier vast te leggen. Bij publicatie van beeldmateriaal van jongeren onder de 16 jaar heb je toestemming nodig van de ouders of voogd. Leden of donateurs hebben het recht om hun toestemming weer in te trekken.

Persoonlijk gebruik van foto’s en filmpjes

In de AVG bestaat een uitzondering voor foto’s en filmpjes die je voor jezelf maakt. Je hebt geen toestemming nodig van beeldmateriaal dat je voor jezelf houdt of alleen in heel kleine kring deelt.