Wet open overheid: hoe je bedrijfsinformatie beschermt

1. Wat is een Woo-verzoek?

De Woo maakt het mogelijk om documenten en berichten die zijn opgeslagen bij overheidsorganen op te vragen. Dat gaat bijvoorbeeld om papieren documenten als brieven, rapporten, memo's, beleidsdocumenten. Maar ook over digitale stukken als e-mails, sms- en WhatsAppberichten. Het uitgangspunt is dat al deze informatie van de overheid openbaar is.

In de Woo staan enkele uitzonderingen. Zo wil een bedrijf niet dat vertrouwelijke bedrijfsgegevens op straat komen te liggen. Niemand stelt het op prijs als hun persoonsgegevens toegankelijk zijn voor iedereen. Daarom kan een overheidsorganisatie weigeren documenten met vertrouwelijke bedrijfsgegevens of persoonsgegevens openbaar te maken.

Als je subsidie aanvraagt of een opdracht uitvoert voor de overheid, moet de overheid documenten en berichten daarover bewaren. Daar kan informatie met commerciële waarde instaan, waarvan je niet wilt dat een concurrent die in handen krijgt. Denk daarbij bijvoorbeeld aan financiële gegevens over omzet en winst. Maar ook informatie over je marketingstrategie en productieprocessen.

2. Hoe werkt een Woo-verzoek?

Karien Lagrouw, advocaat bij TK advocaten notarissen in Leiden en Woo-specialist, schetst het proces: “Een Woo-verzoek dien je in bij een bestuursorgaan. Dat kan een gemeente, provincie of de Rijksoverheid zijn, maar ook een Waterschap of KVK. Het bestuursorgaan neemt in principe binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek een beslissing.''

''Uitgangspunt van de wet is openbaarheid. Maar het bestuursorgaan mag een Woo-verzoek weigeren. Er zijn dwingende en relatieve weigeringsgronden. Zo is een verzoek om informatie die de staatsveiligheid kan schaden een voorbeeld van een dwingende weigeringsgrond. Deze informatie wordt nooit openbaar gemaakt.”

3. Hoe zit dat met bedrijfsinformatie?

Bedrijfsinformatie die vertrouwelijk is, maakt de overheid niet openbaar. Daarvoor is in de Woo een dwingende uitzonderingsgrond opgenomen. Dat betekent dat bedrijfs- en fabricagegegevens die bedrijven vertrouwelijk aan de overheid hebben gegeven, geheim blijven. Deze informatie wordt met het oog op concurrentie niet openbaar gemaakt.

De overheid maakt ook niet alle informatie die niet vertrouwelijk is zo maar openbaar. Het bestuursorgaan weegt af of het belang van openbaar maken groter is dan bescherming van belangen van personen of organisaties. Dat is een ‘relatieve uitzonderingsgrond’. Het bestuursorgaan moet daarvoor een goede reden geven. Het bestuursorgaan kan informatie over bedrijven of personen ook onleesbaar maken in verstrekte documenten.

Als het overheidsorgaan het belang van openbaar maken groter vindt, stelt het een belanghebbende daarvan op de hoogte. Je hebt dan 2 weken om een zienswijze in te dienen om het openbaar maken te voorkomen of aan te laten passen. Je kan verzoeken om deze reactietermijn te verlengen.

Als het overheidsorgaan de informatie toch openbaar wil maken, kun je hiertegen binnen 6 weken bezwaar maken. Dat bezwaar heeft geen opschortende werking. Dat betekent dat twee weken na het besluit de documenten gewoon openbaar worden gemaakt. Om dat te voorkomen, moet je naast het bezwaar ook een voorlopige voorziening indienen bij een rechtbank. Als je door een bestuursrechter in het gelijk wordt gesteld, mag het bestuursorgaan de informatie niet openbaar maken.

4. Schaadt openbaarmaking mijn bedrijf?

Frank Ponsioen, voormalig accountant en mede-eigenaar van mkb-adviesbureau Klankboard B.V., is daar niet zo bang voor. “Het klopt dat de balans, verlies- en winstrekening inzicht geven in je omzet, brutomarges en kostenpatroon. Maar als ondernemer ken je als het goed is je markt en concurrenten. Alleen zo kun je je onderscheiden. De cijfers van je concurrent zijn dan geen verrassing. En jouw cijfers zijn dat andersom ook niet. Daar komt nog bij dat ondernemers die vanuit een bv opereren hun jaarstukken sowieso moeten deponeren bij KVK. Die cijfers zijn dus al openbaar.”

Dat is anders als het om je productieproces of een recept gaat. “Dat zijn bedrijfsspecifieke zaken die je voordeel opleveren ten opzichte van je concurrent. En dat voordeel wil je niet kwijt.”

5. Wat kun je zelf doen?

Lagrouw stelt dat bestuursorganen zeker niet zomaar overgaan tot het openbaar maken van bedrijfsgevoelige informatie op een gedetailleerd niveau. "Maar het kan wel gebeuren als gevraagd is om een zienswijze.”

Daarom adviseert ze ondernemers in ieder geval ‘Vertrouwelijk’ boven alle stukken te zetten die met overheidsinstanties worden gedeeld. Dit kan boven het gehele stuk, per alinea of zelfs per zin. Dat laatste zorgt ervoor dat het bestuursorgaan nauwkeurig per onderdeel kan besluiten of het de informatie wel of niet openbaar maakt.