Belastingvrij belonen doe je met de WKR

Met de WKR mag je een percentage over het brutoloon van al je werknemers samen (loonsom) gebruiken om onbelaste vergoedingen te geven aan je medewerkers. Dat bespaart jou en je personeel geld. De meeste bedrijven hebben die afspraken vastgelegd onder het kopje ‘secundaire arbeidsvoorwaarden’ in contracten en ze staan ook in collectieve arbeidsovereenkomsten (cao’s).

In sommige gevallen geven bedrijven hun medewerkers zelf de keus waar ze een bepaald bedrag aan besteden. Zo krijgt de ene collega graag een fiets voor het woon-werkverkeer vergoed, terwijl een ander liever belastingvrij een sportschoolabonnement aanschaft.

Het percentage over de loonsom dat je voor zulke vergoedingen mag gebruiken, heet ‘de vrije ruimte’. In 2024 mag je 1,92 procent over de eerste 400.000 euro van de loonsom inzetten (dat is dus maximaal 7.680 euro). Boven de 400.000 euro is dat 1,18 procent. Sommige vrijstellingen, zoals reiskostenvergoedingen, hebben geen invloed op de vrije ruimte.

Vrije ruimte

Stel: je hebt vier medewerkers. De loonsom van je bedrijf bedraagt in totaal 182.400 euro. Dan mag je hen gezamenlijk iets meer dan 3.500 euro geven aan belastingvrije vergoedingen. Je hoeft trouwens niet elke collega exact hetzelfde bedrag te geven. De Belastingdienst accepteert per werknemer een vergoeding van maximaal 2.400 euro.

Het voordeel is dat jij en je personeel over die vergoeding geen belasting betalen. Ook gaat het loon van je werknemers niet omhoog door de vergoeding. Dat is gunstig voor medewerkers die recht hebben op inkomensafhankelijke bijdragen, zoals kindgebonden budget, huur-, zorg- of kinderopvangtoeslag.

80 procent belasting

Kom je met het geven van vergoedingen boven het bedrag van de vrije ruimte, dan betaal je daarover 80 procent belasting. Jij betaalt dat, niet je werknemer. 

“Die 80 procent klinkt fors”, zegt KVK-adviseur Gé Sletterink. “Maar het kan soms toch voordeliger uitpakken dan het geld uitbetalen alsof het salaris is, oftewel ‘verlonen’. Zeker als je werknemer in de hoge schijf van de inkomstenbelasting zit.” 

Extra geldbedrag

Je kunt de WKR niet alleen gebruiken voor personeelsfeesten, geschenken of vergoedingen. Je mag ook een extra geldbedrag aan je medewerkers overmaken.

Sletterink: “In economisch zware jaren kun je daar bewust voor kiezen. De kans is groot dat je medewerkers op die momenten blijer maakt met een geldbedrag dan met een personeelsfeest.”

Gerichte vrijstellingen

Sommige onbelaste vergoedingen die je via de WKR regelt, hebben geen invloed op de vrije ruimte. Die mag je dus onbeperkt geven, zolang je voldoet aan bepaalde voorwaarden. Er bestaat geen maximaal bedrag voor gerichte vrijstellingen.

Onder die ‘gerichte vrijstellingen’ vallen bijvoorbeeld vergoedingen voor reiskosten (tot 23 cent per kilometer), abonnementskosten, maaltijden bij overwerk en het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG). Ook kunnen je medewerkers onbelast gebruikmaken van apparatuur van de zaak, zoals een laptop of mobiele telefoon. Zelfs als ze de werkapparatuur privé gebruiken, hoef je daar geen belasting over te betalen.

Noodzaak

Als je gebruikmaakt van de gerichte vrijstellingen, moet je rekening houden met het noodzakelijkheidscriterium. Dat betekent dat de vergoeding of verstrekking noodzakelijk is voor het werk dat je medewerker doet.

Dat geldt bijvoorbeeld als je de internetkosten van je medewerker vergoedt of een laptop beschikbaar stelt. Voor een werknemer die vaak onderweg belt, is een mobiele telefoon noodzakelijk. Als de Belastingdienst kan bewijzen dat het gebruik van die mobiele telefoon niet noodzakelijk is, dan moet je daarover alsnog belasting betalen. Of je vergoedt de telefoon onbelast vanuit de vrije ruimte van de WKR.

Andere mogelijkheden

De WKR is niet de enige manier om je medewerkers extra’s te geven. Daarom raadt KVK-adviseur Sletterink aan om ook andere mogelijkheden te bekijken. Bijvoorbeeld een (tijdelijke) loonsverhoging, medewerkers meer uren geven of het inzetten van een budgetcoach.