Bestuurder van een vereniging, dit zijn de regels en taken

• Bestuur en leden
• Aansprakelijkheid en vertegenwoordiging
• Algemene ledenvergadering
• Administratie en jaarverslag
• Inschrijven, uitschrijven en bestuurderswisseling
• Vragen over verenigingen

Bestuur en leden

Een vereniging heeft altijd een bestuur en leden. Het bestuur bestaat minimaal uit een voorzitter, secretaris en penningmeester. De leden zijn samen de algemene ledenvergadering. Met hun stemrecht beslissen leden over de vereniging.

Aansprakelijkheid en vertegenwoordiging

Er zijn twee soorten verenigingen: formele en informele. Het verschil zit in de statuten en de aansprakelijkheid van het bestuur.

Aansprakelijkheid

Bij een formele vereniging legt een notaris de statuten vast en is de vereniging ingeschreven in het Handelsregister. De vereniging is dan zelf aansprakelijk, niet de bestuurders.
Bij een informele vereniging zijn de statuten niet vastgelegd door een notaris. De vereniging en de bestuurders zijn dan allemaal aansprakelijk. Wil je als bestuurder dat de vereniging de eerste aansprakelijke is en daarna jij pas? Registreer de informele vereniging dan in het Handelsregister.

Wanbestuur

Het bestuur voert het beleid van de vereniging uit. Er kan een ruzie of probleem ontstaan als bestuursleden dat niet of niet goed doen. Dan is er wanbestuur. Denk aan de administratie die niet klopt. Of als het bestuur namens de vereniging overeenkomsten sluit waar het zich niet aan kan houden. Het bestuur of de bestuurder kan dan aansprakelijk gesteld worden. Dat geldt voor een formele en een informele vereniging.

Statuten

Maak als bestuur duidelijke afspraken over geldzaken en de manier waarop je beslissingen neemt. Leg dit vast in de statuten van de vereniging. Zo houd je het risico op aansprakelijkheid zo klein mogelijk. Er bestaan ook bestuurdersaansprakelijkheidsverzekeringen. Je bent dan verzekerd voor het risico van persoonlijke aansprakelijkheid na een fout. Je beschermt op die manier je privévermogen.

Vertegenwoordiging

Het bestuur mag namens de vereniging contracten sluiten. De belangrijkste regel: een contract is pas geldig als alle bestuursleden dit ondertekenen. Wil je dat de handtekening van slechts een deel van de bestuursleden voldoende is? Zet dit dan in de statuten van de vereniging.

Algemene ledenvergadering

Minimaal één keer per jaar organiseert het bestuur voor alle leden de algemene ledenvergadering (ALV). Een ALV is een officiële bijeenkomst waarin alle leden mogen meepraten en meebeslissen over het beleid van de vereniging. De regels voor de ALV staan in de statuten. Voor een vereniging zonder statuten volg je de ALV-regels van de wet. Wel of geen statuten, deze regels gelden altijd bij het organiseren van een ALV:

• Het bestuur roept de ALV bij elkaar.
• De leden roepen een ALV bij elkaar als het bestuur dat niet doet. In het Burgerlijk Wetboek staat hoe.
• De leden ontvangen per brief of e-mail een uitnodiging voor de ALV. Daarin staan plaats, tijd en ook onderwerpen van de vergadering.
• In de statuten staat hoeveel dagen van tevoren de leden een ALV-uitnodiging moeten krijgen. Zijn er geen statuten? Dan volg je de ‘redelijke termijn’ van de wet. Dat is vaak minimaal één week.

Rol bestuur tijdens ALV

De bestuursvoorzitter leidt de ALV. De voorzitter telt ook de stemmen. De leden mogen stemmen over beslissingen van de vereniging. Het bestuur volgt de regels over het stemmen die in de statuten staan. Bijvoorbeeld: het minimum aantal leden dat bij een besluit aanwezig moet zijn. Zijn er te weinig leden om een besluit te nemen? Dan organiseert het bestuur verplicht een nieuwe ALV. De secretaris van het bestuur maakt de notulen. Daarin staat alles wat besproken en besloten is tijdens de ALV.

Administratie en jaarverslag

Het bestuur houdt verplicht een administratie bij en maakt een financieel overzicht. Het bestuur maakt jaarlijks een bestuursverslag, een balans en een ‘staat van baten en lasten’. Dat moet binnen zes maanden na het einde van het boekjaar. Het boekjaar is de periode waarover een financieel verslag gaat.
In deze documenten staan de inkomsten en uitgaven van de vereniging van het jaar ervoor. De ALV keurt deze stukken goed of af. Als de ALV de stukken goedkeurt, kun je als bestuurder aan de ALV vragen om je ‘decharge’ te geven. Daarmee zegt de ALV dat je je werk als bestuurder goed gedaan hebt. De vereniging kan jou als bestuurder dan niet meer aansprakelijk stellen voor de werkzaamheden die je het afgelopen verenigingsjaar deed. De ALV kan het dechargebesluit alleen nemen als dit als punt op de agenda van de ALV staat. Het bestuur bewaart de stukken verplicht zeven jaar.

In- en uitschrijven en bestuurderswisseling

Ben je bestuurder van een vereniging die in het Handelsregister staat? Dan moet je vereniging je inschrijven in het Handelregister.
In de statuten staat hoelang een bestuursperiode duurt en of een bestuurder opnieuw gekozen mag worden. Als de bestuursperiode voorbij is, kiest de ALV een nieuwe bestuurder. Of ze kiest dezelfde bestuurder opnieuw. De ALV kan bestuurders wegsturen voor het einde van de bestuursperiode. Verenigingen zonder vastgelegde statuten volgen hierbij de wet. Er zijn ook andere redenen voor een bestuurderswisseling:

• De bestuurder wil geen bestuurder meer zijn.
• De ALV ontslaat de bestuurder. Bijvoorbeeld bij wanbestuur.
• De bestuurder is geen lid meer van de vereniging.
• De bestuurder overlijdt.

Wisseling in bestuur

Geef wijzigingen in het bestuur zo snel mogelijk door aan het Handelsregister. Let daarbij op wie de opgave moeten ondertekenen. Voer andere wijzigingen, zoals een adreswijziging, ook meteen door. Is je vereniging ook verplicht om Ultimate Beneficial Owners (UBO’s) in te schrijven? Zorg dan dat je vereniging de gegevens in het UBO-register wijzigt .

Vragen over verenigingen

Heb je vragen over verenigingen, bel het KVK Adviesteam op 088 585 22 22 of lees de antwoorden op veelgestelde vragen.