UBO’s bepalen voor je vereniging of stichting? 5 voorbeelden

UBO's inschrijven is voor alle stichtingen verplicht. De verplichting geldt ook voor verenigingen die zijn opgericht in een akte bij een notaris of een eigen onderneming hebben. Het registreren van UBO’s is bedoeld om transparanter en veiliger zaken te doen in Nederland en Europa. Het register helpt fraude, witwassen en financiering van terrorisme voorkomen.

Voorbereiding

Bereid je goed voor als je je UBO-opgave gaat doen. Het is handig om de volgende gegevens en documenten bij de hand te hebben:

• Wie staan als bestuurders van je organisatie in het Handelsregister ingeschreven? Als één of meer van deze mensen UBO’s zijn, heb je daar een geldig legitimatiebewijs van nodig.
• De statuten van je organisatie.
• Inzicht in de geldstromen binnen je organisatie: hoe lopen die en wie is daar verantwoordelijk voor?
• Ben je tekenbevoegd voor de stichting of vereniging? Dan kun je bekijken wie van jouw organisatie al als UBO's zijn ingeschreven.

UBO’s bepalen

Elke stichting of vereniging bepaalt zelf wie de UBO’s zijn. Dit doe je door onderstaande belangen van boven naar beneden na te lopen:

1. Het belang op basis van vermogen: wie heeft recht op het vermogen van de vereniging of stichting?
2. Het belang op basis van stemrecht: wie beslist bij het wijzigen van de statuten van de vereniging of stichting?
3. Het belang op basis van feitelijke zeggenschap: wie beslist in de praktijk over de vereniging of stichting?
4. Geen van de genoemde belangen? Dan hoger leidinggevende(n), ofwel pseudo-UBO’s: wie staat er als statutair bestuurder van de vereniging of stichting in het Handelsregister ingeschreven?

Voorbeelden

Hieronder vind je de UBO’s in enkele veelvoorkomende situaties. Als je op basis van het eerste punt ‘belang op basis van vermogen’ geen UBO kunt bepalen, kijk je naar punt twee ‘belang op basis van stemrecht’ enzovoort.

1. Op basis van vermogen

Stichting Help N. heeft geld ingezameld voor Nadia, zodat zij een belangrijke hartoperatie kan ondergaan. Dit staat in de doelomschrijving van de statuten van de stichting. Nadia is de enige voor wie geld ingezameld wordt. Zij is daarom UBO.

Uitleg

Als iemand recht heeft op meer dan 25% van het vermogen van je organisatie, dan is die persoon UBO. Nadia heeft in dit voorbeeld recht op meer dan 25% van het vermogen van de stichting, want zij krijgt al het ingezamelde geld. Zij is daarmee ‘begunstigde van het vermogen’, dus UBO.

2. Op basis van stemrecht

Een stichting voor vluchtelingen heeft vier bestuursleden. Oksana is voorzitter. In de statuten staat dat zij bij een besluit tot het wijzigen van de statuten twee stemmen mag uitbrengen. De overige bestuursleden hebben ieder één stem. In totaal zijn er dus vijf stemmen. Elke stem telt dan voor 20%. Oksana heeft 40% stemrecht. Dat is meer dan 25%, dus ze is een UBO.

Uitleg

Mensen die meer dan 25% stemrecht hebben, zijn UBO. In dit voorbeeld heeft alleen Oksana meer dan 25% stemrecht. Daarmee is zij de enige UBO.

3. Op basis van feitelijke zeggenschap

Joey geeft geld aan een belangenvereniging, maar heeft geen formele rol als bestuurder. Hij vervult als externe betrokkene een rol: hij heeft als geldgever invloed en bepaalt in de praktijk wat de vereniging kan en mag doen. Bijvoorbeeld doordat hij eisen stelt aan wat de vereniging wel en niet met zijn geld mag doen. Joey is een UBO.

Uitleg

Sommige mensen zijn geen bestuurder, maar hebben op een andere manier zeggenschap in een organisatie. Deze mensen zijn net als Joey ‘houders van feitelijke zeggenschap op basis van andere middelen’ en dus UBO's.

4. Op basis van de hoger leidinggevende(n)

Kun je op basis van de eerder genoemde belangen geen UBO aanwijzen? Kijk dan wie de hoger leidinggevende(n) in de organisatie is of zijn: degenen die het dagelijkse beleid bepalen. Dit worden ook wel pseudo-UBO’s genoemd. Bij een vereniging of stichting zijn dit de statutaire bestuurders: de bestuurders die benoemd zijn volgens de regels die in de wet en statuten staan. Deze kun je terugvinden in het Handelsregister, want elke statutaire bestuurder van je organisatie moet daar ingeschreven staan.

Voorbeeld A

Een stichting voor natuurbehoud in West-Friesland heeft vier bestuursleden: Steef, Kenza, Erhan en Joy. Geen van hen heeft recht op meer dan 25% van het vermogen van de stichting. Verder is er ook niemand met meer dan 25% stemrecht of die op een andere manier zeggenschap heeft. Daarom zijn de hoger leidinggevenden van de stichting de UBO’s. Dat zijn in dit geval de bestuurders: Steef, Kenza, Erhan en Joy.

Voorbeeld B

Een voetbalvereniging in Almere met meer dan honderd leden heeft drie bestuursleden: Amy, Tygo en Rishi. In de statuten staat dat de algemene ledenvergadering beslist over het wijzigen van de statuten. Alle leden van de vereniging hebben elk één stem. Er is dus niemand die meer dan 25% van de stemmen kan uitoefenen bij het nemen van het besluit tot statutenwijziging. In dit geval zijn de hoger leidinggevenden de UBO’s van de vereniging. Dit zijn de bestuurders: Amy, Tygo en Rishi.

Uitleg

Geen van de drie belangen is van toepassing op de situatie. Er is niemand UBO op basis van vermogen, stemrecht of feitelijke zeggenschap. In voorbeeld A zijn daarom Steef, Kenza, Erhan en Joy als bestuurders de hoger leidinggevenden van de stichting en dus UBO’s. In voorbeeld B zijn dit de drie bestuursleden van de vereniging: Amy, Tygo en Rishi. Al deze mensen staan als statutair bestuurder van de organisatie in het Handelsregister ingeschreven. Je schrijft deze mensen niet in het UBO-register in op basis van een belang, maar omdat ze als bestuurders de hoogste leidinggevenden in de stichting of vereniging zijn.

UBO's inschrijven

Heb je de UBO’s van je organisatie bepaald, dan schrijf je ze in via de UBO-opgave. Check daarbij goed de inhoud van je statuten. Kom je er niet uit? Vraag je boekhouder of een juridisch adviseur om hulp.

Wijzigen de UBO's van je vereniging of stichting? Geef dit dan door aan KVK. Check daarnaast regelmatig of de inschrijving van je vereniging of stichting in het Handelsregister nog klopt.