Hoe vertel ik mijn klanten dat ik stop?

Maak een overzicht van al je klanten. En breng in kaart:

• In hoeverre een klant afhankelijk van je is.
• Of je met je klanten een raamovereenkomst hebt.
• Of je klant schade lijdt doordat jij stopt.

Afspraken

Je afhankelijkheidsrelatie en verleden met je klant weeg je mee als je vertelt dat je met je bedrijf stopt, ongeacht wat je samen op papier hebt gezet. Heb je een raamovereenkomst? Of een duurovereenkomst, waarbij partijen zich verbinden om over en weer prestaties te verrichten? Volg dan zoveel mogelijk de afspraken daarin over het beëindigen van je samenwerking.

Verschil relatie

Het maakt verschil wat voor zakelijke relatie je met je klant hebt. Een paar voorbeelden:

• Afhankelijkheid speelt een kleinere rol voor een bakkerij die brood verkoopt aan consumenten dan voor een leverancier in de kledingbranche waarbij klanten hun herfstcollectie al maanden geleden hebben besteld en levering verwachten.
• Als je levert aan de detailhandel en een winkel heeft hiervoor een nieuw schap laten bouwen om jouw producten te kunnen verkopen.

Juiste moment

Op het moment dat je weet dat je gaat stoppen, mag je geen nieuwe bestelling - en geen aanbetaling - meer aannemen waarvan je weet dat je niet aan de leverplicht kunt voldoen. Je moet bijvoorbeeld je webshop sluiten, als je weet dat je niet meer kunt leveren. Als je toch bestellingen aanneemt en (aan)betalingen laat voldoen zonder dat je levert maakt dit je privé aansprakelijk. Dit kan zelfs oplichting zijn.

Je wilt je klanten niet te vroeg en niet te laat informeren. Wanneer is het precies goed? De Hoge Raad gaat uit van het principe dat hoe eerder je aan je klant meldt dat je stopt, hoe minder schade je bij deze klant veroorzaakt. En hoe minder schadeplichtig je bent. Aan de andere kant loop je hiermee het risico dat je omzet al eerder wegvalt dan wenselijk is. De situatie kan ontstaan dat je drie maanden voor je daadwerkelijk stopt je klanten al verliest terwijl je nog wel je personeel, huur en auto moet betalen.

De beste timing om je klant te informeren sluit aan bij je normale bestel- en levercyclus. Verkoop je dagelijks vers brood aan consumenten en is daarmee je transactie helemaal rond? Dan kun je één dag voor je stopt een briefje ophangen aan de deur. Lever je brood aan diverse restaurants, die om de paar dagen bij je bestellen, dan is dit niet voldoende. Hoe minder last je klant ondervindt van je bedrijfssluiting, hoe beter.

Duidelijk verhaal

Vertel je klant dat je stopt en geef voor zover mogelijk duidelijkheid over praktische zaken. Benoem:

• Per wanneer je stopt.
• Hoe het zit met de laatste bestellingen.
• Waar een klant terecht kan met vragen.
• Wat er gebeurt met bewaarde persoonsgegevens.
• Verwijs eventueel door naar een andere leverancier.  Worden de activiteiten van je bedrijf overgenomen? Dan is een verwijzing naar de overnemer een must als de overnamepartner goodwill betaalt voor je klantenbestand.

Zo help je jouw klanten weer op weg zodat ze minder gevolgen ervaren van je sluiting. Als je - een selectie van - je klanten al vroeg informeert dat je stopt, vraag ze dan of ze hiermee vertrouwelijk willen omgaan, omdat je nieuws in dit stadium nog niet algemeen bekend is.

Reden

Je bent wettelijk niet verplicht om klanten te vertellen waarom je stopt. Als je dit wel deelt, levert dit begrip bij klanten op en neem je regie over je eigen verhaal. De ene ondernemer stopt met een feestje omdat hij de pensioengerechtigde leeftijd bereikt, en nodigt zijn klanten uit voor een afscheid waarbij hij terugblikt op alle mooie jaren. Een ander stopt om financiële redenen, gezondheidsredenen of slaat een andere weg in. Als je een warme klantrelatie hebt, past een persoonlijk verhaal over je bedrijfssluiting. Dit kan op verschillende manieren. In een video waarin je jouw bedrijfssluiting uitlegt, bedankt en afscheid neemt. Of met een zakelijk persbericht dat je verspreidt in de media. Wat de reden ook is, kijk wat past bij jezelf, je verhaal, je bedrijf en je klanten.

Faillissement of schuldsanering

Een curator of bewindsvoerder die een faillissement of schuldsanering afwikkelt heeft als taak zoveel mogelijk te betekenen voor schuldeisers en werknemers door bijvoorbeeld een doorstart te realiseren. De kans dat dit lukt is groter wanneer een ondernemer zijn klanten nog geen gedag heeft gezegd en de zaak en klantenbestand nog in tact zijn. Daarom gelden bij een faillissement en schuldsanering deze regels.

• Je houdt je zaak en klantenbestand zo gezond mogelijk ook al weet je dat faillissement of schuldsanering is aangevraagd.
• Er is geen verplichting om je klant over de situatie te vertellen, maar je mag geen bestelling of aanbetalingen aannemen die je niet meer kunt waarmaken of contracten aangaan die je niet kunt nakomen.

De curator of bewindsvoeder combineert uiteindelijk - als een doorstart lukt - het (slechte) nieuws dat je stopt met informatie over het goede nieuws van je doorstart. Daarmee probeert hij je klanten en goodwill te behouden. Daarna kun je jouw persoonlijke verhaal alsnog aan je klanten vertellen.

Actielijst en planning

Prik een datum waarop je naar buiten communiceert dat je stopt en reken dan terug. Hierop baseer je jouw actielijst. Daarop schrijf je wie je informeert, wanneer en hoe. Denk ook aan lopende marketing- en communicatieuitingen naar klanten. Pas je boodschap daarin aan of zet ze stop. Bijvoorbeeld:

• online marketingcampagnes
• advertenties en reclame-uitingen
• je website, webshop en domeinhosting
• automatische e-mails
• socialmedia-accounts
• sponsoractiviteiten

Maak een back-up van je bestanden wanneer je online uitingen uitzet of stopt. Of maak een screenshot van je website. Je actielijst voor het stoppen van je onderneming is groter dan alleen je klantcommunicatie. Lees alles over het stoppen of verkopen van je bedrijf.

Video Stoppen met je bedrijf

Stoppen met je bedrijf kan op verschillende manieren. Afhankelijk van je situatie, doorlooop je verschillende stappen. De video licht de stappen toe bij verkoop, schulden en als je zelf wilt stoppen.

Dit artikel kwam mede tot stand met hulp van Erik Jansen, advocaat bij Poelmann van den Broek advocaten in Nijmegen.