Je eigen horecabedrijf starten: dit moet je regelen

•    Bedrijfspand vinden
•    Vergunningen aanvragen
•    Werken volgens de HACCP-regels
•    Geld regelen
•    Inschrijven bij KVK
•    Horecabedrijf overnemen
•    Franchisenemer worden
•    Personeel vinden

Je hoort regelmatig dat het voor de horeca een moeilijke tijd is. Zo zijn de kosten voor energie, inkoop en personeel gestegen. Veel ondernemers hebben ook moeite met personeel vinden. Toch stijgt het aantal horecabedrijven in Nederland. Op 1 januari 2024 stonden er 53.236 ingeschreven bij KVK.

Bedrijfspand vinden

Of je horecazaak een succes wordt, hangt onder meer af van de plek waar je die opent. Via horecamakelaars, Funda in Business, Misset Horeca of via de horecagebiedsadviseur van de gemeente kom je erachter welke gebouwen leegstaan of binnenkort vrijkomen. Een regiomanager van Koninklijke Horeca Nederland (KHN) kan je hierbij ook helpen.

Zoek de volgende dingen uit voordat je het huur- of koopcontract ondertekent:

• Mag je een horecabedrijf beginnen in het pand? Je bedrijf moet passen in het omgevingsplan. Doe de online Vergunningcheck en overleg met de gemeente.
• Wat zijn de kosten voor verbouwen en inrichten? En wat moet je regelen om te voldoen aan de energiebesparingsplicht?
• Kun je onderhandelen over de prijs, periode en voorwaarden?

Afnameplicht brouwerij

Is de eigenaar van het pand een brouwerij? Dan heb je meestal een afnameplicht: je moet bij die brouwerij je bier bestellen. Onderhandel over de inkoopprijs voordat je het contract tekent. Na ondertekening van het contract lukt dat vaak niet meer. 

Vergunningen aanvragen

Start je in de horeca, dan krijg je al snel te maken met wetten en regels. Denk aan de Omgevingswet en de Alcoholwet (eerder Drank- en Horecawet). Ook moet je meestal vergunningen aanvragen. Een vergunning is officiële toestemming om iets te doen. Een exploitatievergunning horecabedrijf bijvoorbeeld. Die heb je nodig als gasten eten en drinken in je bedrijf.

Neem contact op met het horecaloket of de horeca-adviseur van de gemeente. Vertel over je plannen en vraag welke vergunningen je nodig hebt. Het kan weken of maanden duren voordat je de vergunning krijgt. En maak je een fout bij het invullen van het aanvraagformulier? Dan loop je het risico dat je weer helemaal opnieuw moet beginnen. Het is dus handig als je van tevoren weet welke informatie de gemeente precies van je nodig heeft.

Kosten horecavergunning

De kosten van een horecavergunning verschillen per gemeente. Een alcoholwetvergunning kost bijvoorbeeld tussen de 120 en 1800 euro. Een vergunning om eten en drinken te serveren tussen de 500 en 3500 euro. 

Werken volgens de HACCP-regels 

HACCP staat voor Hazard Analysis and Critical Control Points. Het zijn regels over voedsel veilig klaarmaken en bewaren. Om te voorkomen dat mensen ziek worden van het voedsel dat je verkoopt.

Als horecaondernemer moet je een HACCP-plan hebben. Je kunt zelf zo’n plan maken, maar de meeste ondernemers gebruiken een hygiënecode. Dat is een kant-en-klaar HACCP-plan. Als je werkt volgens de regels van de hygiënecode, voldoe je aan de HACCP-eisen. De hygiënecode voor de horeca kun je bestellen bij Koninklijke Horeca Nederland.

Aanmelden NVWA

Ook moet je je aanmelden bij de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA). De NVWA controleert of je voedsel volgens de HACCP-regels maakt en verkoopt. Je hebt bij de NVWA de keuze uit:

• registreren
• erkenning aanvragen
• vergunning aanvragen

Voor een horecabedrijf is registreren meestal voldoende. 

Diploma Sociale Hygiëne

HACCP wordt vaak door elkaar gehaald met het diploma Sociale Hygiëne. Maar het diploma Sociale Hygiëne gaat over de regels voor de verkoop van alcohol.

Geld regelen 

Om een eigen horecazaak te openen heb je geld nodig. Vaak is dat een deel spaargeld en een deel geleend geld, bijvoorbeeld van een bank. Wil je een lening aanvragen? Dan heb je een ondernemingsplan en een financieel plan nodig. Een accountant kan je hierbij helpen.

Er zijn meer manieren om aan geld te komen, bijvoorbeeld:

• microkrediet
• crowdfunding
• financiering door een investeerder of een leverancier

Leasen

Je hoeft niet altijd alle apparaten voor je zaak te kopen. Sommige spullen, zoals koelingen of vaatwassers kun je ook leasen.

Inschrijven bij KVK 

Als horecaondernemer moet je je inschrijven bij KVK. Hiervoor heb je een huur- of koopcontract nodig dat jij en de verhuurder of verkoper hebben ondertekend. Word je franchisenemer? Neem dan ook het franchisecontract mee naar KVK. Hierop moeten jouw handtekening en die van de franchisegever staan.

Inschrijven voordat je bedrijf opengaat 

Meestal schrijf je je bedrijf in als het opengaat. Is je horecazaak nog niet open, maar ben je bezig met voorbereidingen? Dan heb je vaak al een KVK-nummer nodig. Bijvoorbeeld in deze situaties:

• Je moet vergunningen aanvragen.
• Je wilt verbouwen.
• Je gaat spullen inkopen.
• Je wilt een huurcontract ondertekenen.
• Je gaat een lening aanvragen.

Je kunt je dan alvast inschrijven bij KVK.

Horecaopleiding 

Volg je een horecaopleiding? Dat is een goede voorbereiding op je eigen bedrijf. Maar een horecadiploma is niet verplicht om je in te schrijven bij KVK.

Extra activiteit 

Je geeft bij je inschrijving aan KVK door wat voor werk je precies gaat doen met je bedrijf. Ook extra activiteiten, zoals maaltijden bezorgen of met een foodtruck meedoen aan festivals. Of zelf gebrouwen bier verkopen.

Samen met iemand starten 

Veel ondernemers in de horeca starten samen een bedrijf. Regel de samenwerking goed: kies de juiste rechtsvorm en maak een contract. Daarbij kun je advies vragen aan een jurist of notaris. Zo zijn alle afspraken duidelijk en voorkom je problemen.

Horecabedrijf overnemen 

Een horecazaak overnemen heeft voordelen. Het bedrijf heeft al klanten en leveranciers. En je kunt vaak gemakkelijker een lening krijgen. Banken willen namelijk zekerheid dat je de lening kunt terugbetalen. Neem je een succesvol bedrijf over, dan is de kans groter dat je je lening kunt aflossen.

Er zijn ook nadelen. Veel vergunningen zijn persoonlijk en kun je dus niet overnemen. De exploitatievergunning bijvoorbeeld. Meestal moet de zaak dicht tot je alle vergunningen hebt. Overleg voordat je het overnamecontract tekent met de gemeente welke vergunningen je moet aanvragen en hoe lang dat duurt.

Franchisenemer worden 

Als je franchisenemer wordt, begin je je horecazaak onder een bestaand merk of horecaconcept. Bekende franchisemerken in de horeca zijn New York Pizza, Doppio Espresso of La Cubanita.

Je sluit een contract af met de eigenaar van het merk: de franchisegever. En betaalt geld om de naam en het horecaconcept te gebruiken. Een voordeel hiervan is dat je meestal gemakkelijker een lening krijgt, omdat de franchisegever al goed contact heeft met een bank. Ook kun je gebruikmaken van de naamsbekendheid en reclame en marketing van de franchisegever.

Nadelen zijn er ook: je moet werken volgens de regels van de franchise. Je kunt dus niet zomaar je eigen ideeën uitvoeren. En een deel van wat je verdient, betaal je aan de franchisegever.

Personeel vinden 

Waarschijnlijk heb je direct bij de start van je bedrijf al personeel nodig. Er zijn verschillende manieren om dit te regelen:

• personeel in dienst nemen
• werken met een online vraag- en aanbodplatform
• een uitzendorganisatie inschakelen
• zzp’ers inhuren

Personeel mede-eigenaar maken 

Steeds meer horecabazen maken hun personeel mede-eigenaar van het bedrijf. Het is een manier om goed personeel te belonen. Je kunt je personeel bijvoorbeeld aandelen geven. Bij de start van je bedrijf moet je je hier al op voorbereiden. Kies bijvoorbeeld een rechtsvorm waarbij je aandelen kunt uitgeven. Een notaris of accountant kan je hierover adviseren.

Buitenlandse student aannemen

Wil je een buitenlandse student in je horecabedrijf aannemen? Studenten uit een EU/EER-lidstaat of Zwitserland mogen zonder regels in Nederland werken. Voor studenten uit andere landen zijn er wel regels. Zoals een tewerkstellingsvergunning van UWV.

Minderjarig personeel aannemen  

Voor personeel onder de achttien jaar zijn er regels over werktijden. Zij mogen minder vaak werken dan volwassen personeel. Ook zijn er regels over het soort werk dat minderjarigen mogen doen. Zo mag iemand onder de zestien jaar geen maaltijden bezorgen.

Alcoholwet 

Jongeren onder de zestien jaar mogen niet werken op plekken waar je alcohol schenkt. Deze regel geldt niet voor jongeren van veertien of vijftien jaar die stage lopen in je bedrijf. 

Ook belangrijk bij de start van je bedrijf

Check ook de informatie over:

• een ondernemingsplan schrijven
• de juiste rechtsvorm kiezen
• je administratie bijhouden
• belasting betalen
• risico's beperken, bijvoorbeeld met een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering
• netwerken
• leveranciers vinden