Samenwerkingscontract maken voor vof, maatschap of cv

• Wat is een samenwerkingscontract?
• Waarom is een samenwerkingscontract belangrijk?
• Wat staat er in een samenwerkingscontract?
• Afspraken inschrijven in het Handelsregister

Wat is een samenwerkingscontract?

Een samenwerkingscontract is een document waarin je de afspraken tussen jou en je medeondernemers op een rij zet. Afhankelijk van de rechtsvorm wordt het ook wel cv-contract, vennootschapscontract, vof-contract of maatschapscontract genoemd. De samenwerkende ondernemers heten dan (beherend) vennoten of maten. In dit artikel spreken we over ondernemers.

Je kunt zelf een contract schrijven, een voorbeeld samenwerkingscontract invullen of hulp vragen van een adviseur of notaris.

Waarom is een samenwerkingscontract belangrijk?

Met een samenwerkingscontract maak je de afspraken voor iedereen duidelijk. En voorkom je misverstanden en ruzie.

Je legt bijvoorbeeld vast welke bevoegdheden iedere ondernemer heeft. Met andere woorden: wie mag wat doen namens het bedrijf? Als je dit niet vastlegt, kan het hele bedrijf of jij persoonlijk verantwoordelijk zijn voor de gevolgen. Volgens de wet heet dit aansprakelijk zijn.

Wat staat er in een samenwerkingscontract?

Je kunt een samenwerkingscontract zo kort of lang maken als je wilt. Het belangrijkste is dat de afspraken die erin staan duidelijk zijn. In het samenwerkingscontract zet je altijd de volgende gegevens:

• de naam van de vof, cv of maatschap
• het doel van het bedrijf
• hoe lang het bedrijf blijft bestaan of onder welke voorwaarden het stopt
• wat de ondernemers mogen doen namens het bedrijf (bevoegdheden)

Daarnaast kun je informatie en afspraken vastleggen over onderwerpen als:

De inbreng van de ondernemers

Wie brengt wat in bij de oprichting van het bedrijf? Hierbij kan het om van alles gaan. Denk aan geld, machines en apparaten. Maar ook kennis en werkuren.

Bevoegdheid van de ondernemers

Wat mogen jij en je collega-ondernemers doen namens het bedrijf? Mag iedereen zelfstandig beslissingen nemen of neem je de besluiten gezamenlijk? Een contract afsluiten bijvoorbeeld. Of personeel aannemen. Je kunt ook afspreken dat jullie boven een bepaald bedrag samen moeten tekenen.

Beloning en winst

Het is de bedoeling dat jullie winst maken met het bedrijf. Spreek af hoe je de winst verdeelt. Dat kan bijvoorbeeld in gelijke delen zijn of op basis van het aantal uren dat een ondernemer in het bedrijf werkt. Jullie zijn niet in loondienst van het bedrijf, maar misschien willen jullie wel een voorschot op de winst krijgen.

Stoppen

Wat gebeurt er als een van de ondernemers wil stoppen met de vof, maatschap of cv? Dat heeft ook invloed op de rest. Maak afspraken over een opzegtermijn of schadevergoeding. Het kan ook zijn dat jullie samenwerking stopt nadat je een bepaald doel hebt bereikt met het bedrijf. En wat gebeurt er als jullie worden gedwongen te stoppen? Bijvoorbeeld omdat het bedrijf failliet gaat?

Overlijden

Spreek af wat jullie doen als een van de ondernemers overlijdt. Volgens de wet stopt een vof bijvoorbeeld automatisch bij overlijden van een van de vennoten. Dit kun je voorkomen met een afspraak in het contract. Je kunt ook te maken krijgen met erfgenamen die een deel van het bedrijf opeisen.

Doorgaan met het bedrijf

Als een van de ondernemers stopt of overlijdt, stopt soms ook het bedrijf met bestaan. Wil je doorgaan met het bedrijf? Zelf of met de andere ondernemers? Neem dan een overnamebeding of verblijvensbeding op in het contract. Houd ook rekening met gevolgen voor de belastingen.

Ziekte en arbeidsongeschiktheid

Wat gebeurt er als een van de ondernemers ziek wordt en niet meer voor het bedrijf kan werken? Je kunt afspreken dat jullie ieder een arbeidsongeschiktheidsverzekering afsluiten. Of vastleggen hoe lang jullie de medevennoot of maat doorbetalen als die niet kan werken door ziekte.

Waardebepaling

Stopt een medevennoot of maat met de samenwerking? Dan moeten jullie bepalen wat de waarde van het bedrijf is. Spreek van tevoren af hoe je de waarde bepaalt en wie dat doet. Op basis van de waarde van het bedrijf moet de stoppende ondernemer diens inleg terugkrijgen. Of bijbetalen als er een tekort is. Houd ook rekening met gevolgen voor de belastingen.

Conflicten oplossen

Meestal sta je er bij het begin van een samenwerking niet bij stil dat het ook wel eens kan mislopen. Toch is dit het moment om afspraken te maken over hoe je omgaat met conflicten. Denk aan bemiddeling van een mediator.

Afspraken inschrijven in het Handelsregister

Als je een vof, maatschap of cv begint, schrijf je alle (beherend) vennoten of maten in het Handelsregister in. Ook bepaalde afspraken uit het samenwerkingscontract kun je in het Handelsregister vastleggen. Zo kunnen anderen deze afspraken inzien.

Derdenwerking

De meeste afspraken zullen alleen gelden voor jou en je medeondernemers. Maar bij sommige zaken zijn ook anderen betrokken, zoals zakenpartners. Als jullie bijvoorbeeld vastleggen dat je voor contracten en aankopen boven een bepaald bedrag samen moet tekenen, moeten anderen zich daar ook aan houden. Zulke afspraken noemen we derdenwerking. De derdenwerking beschermt jullie als samenwerkende ondernemers, maar ook jullie zakenpartners.

Voorbeeld derdenwerking

In jullie samenwerkingscontract staat dat jullie voor bedragen boven de 10.000 euro allemaal moeten tekenen. Deze afspraak hebben jullie ingeschreven in het Handelsregister. Toch gaat een van jullie een contract aan voor een machine van 20.000 euro. Jullie kunnen het contract dan terugdraaien, want de verkoper had kunnen weten dat jullie collega dit contract niet mocht afsluiten.

De onderwerpen die we standaard inschrijven in het Handelsregister zijn:

1. Duur: hoe lang gaan jullie samenwerken?
2. Doel: wat willen jullie bereiken met het bedrijf?
3. Bevoegdheden: wie mag wat doen namens het bedrijf?

Voor deze afspraken geldt dan dus derdenwerking. Daarnaast kun je zelf kiezen of je nog andere afspraken wilt vastleggen in het Handelsregister.

Het samenwerkingscontract neem je mee naar KVK als je je komt inschrijven.