Waarom een goede urenregistratie onmisbaar is

1. Wat is urenregistratie?
2. Waarom is het belangrijk om je uren bij te houden?
3. Hoe werkt het urencriterium?
4. Hoe houd ik een goede urenverantwoording bij?
5. Welke uren mag ik meetellen?

1. Wat is urenregistratie?

Met een urenregistratie houd je bij hoeveel uren je aan je bedrijf werkt. Zo zie je hoeveel tijd je besteedt aan welke bedrijfsactiviteiten. Urenregistratie wordt ook wel urenadministratie of urenverantwoording genoemd.

2. Waarom is het belangrijk om je uren bij te houden?

Als je weet hoeveel tijd iets kost, kun je je werk beter plannen. Het helpt ook bij het bepalen van je uurtarief of kostprijs. Voor een product waar je veel tijd aan besteedt, kun je een hogere prijs vragen. En met een urenverantwoording kun je aan klanten laten zien welk werk je wanneer hebt gedaan.

Dan zijn er nog de belastingvoordelen voor ondernemers, zoals startersaftrek (€2.123 in 2024) en zelfstandigenaftrek (€3.750 in 2024). Deze aftrekposten mag je aftrekken van je winst. Je houdt dus meer winst over en betaalt minder inkomstenbelasting. De voordelen gelden trouwens niet als je bedrijf een bv is. Dan betaal je namelijk vennootschapsbelasting.

3. Hoe werkt het urencriterium?

Om te zorgen dat alleen ‘echte’ ondernemers profiteren van de hiervoor genoemde voordelen, heeft de Belastingdienst een urencriterium van 1.225 uur. Dit betekent dat je per jaar minimaal 1.225 uur aan je bedrijf moet besteden om belastingvoordeel te krijgen.

Het urencriterium bereken je per kalenderjaar, dus van januari tot en met december. Ook als je pas later in het jaar je bedrijf bent begonnen is het urencriterium 1.225 uur. Haal je het criterium niet? Dan mag je geen zelfstandigenaftrek en startersaftrek gebruiken.

Als je een heel kalenderjaar werkt, moet je per week ongeveer 24 uur aan je bedrijf werken om het urencriterium te halen.

4. Welke uren mag ik tellen?

Je mag alle uren meetellen die je aan je bedrijf besteedt. Als je fulltime ondernemer bent, maak je meestal genoeg uren. Maar parttime ondernemers halen het urencriterium niet altijd.

Registreer altijd je directe en je indirecte uren. Elk uur dat je factureert aan je klant is een direct uur. In indirecte uren werk je aan voorbereiding, nieuwe ideeën of ben je klanten aan het vinden. Ook administratie, het bouwen van een website en klantenbezoek valt onder indirecte uren.

5. Hoe houd ik een goede urenverantwoording bij?

Zodra je hebt bedacht dat je een bedrijf gaat starten, begin je met het bijhouden van je administratie. Schrijf de uren en kosten die je maakt in de voorbereiding ook op. Zelfs als je je nog niet hebt ingeschreven bij KVK. Die uren tellen namelijk mee voor het urencriterium. En kosten kun je misschien aftrekken van de belasting.

Het makkelijkst is je uren digitaal bijhouden. Dat kan met een app, urenregistratiesoftware of Excel.

App, software of boekhoudpakket

Sommige apps om je uren in bij te houden zijn gratis. Vaak hebben die minder functies dan een betaalde app. Je kunt er bijvoorbeeld geen facturen mee versturen of alleen facturen met een watermerk. Bij betaalde apps kun je ook projecten toevoegen, bonnen opslaan of een kilometerregistratie bijhouden. Vaak is zo’n app onderdeel van een online boekhoudpakket. Je kunt er ook mee werken als je weinig kennis hebt van administratie.

Via vergelijkingssites kun je kijken welke app of software voor urenregistratie het beste bij jouw bedrijf past. Het ene pakket richt zich meer op webshops en de ander op dienstverlening. De prijs hangt af van hoeveel functies het pakket heeft, maar reken op minimaal een paar euro per maand.

Urenregistratie in Excel

Je kunt je uren ook bijhouden met een urenstaat in Excel. Online vind je verschillende aanbieders waar je een urenstaat kunt downloaden. Je registreert:

• datum
• klant/opdrachtgever
• omschrijving van het soort werk
• directe of indirecte uren
• uurloon
• aantal uren
• omzet

Gebruik een tabblad per gewerkte maand of kwartaal. Heb je veel klanten, dan is een tabblad per maand waarschijnlijk overzichtelijker.