Een factuur maken in 4 stappen

Factuur is een ander woord voor rekening. Vaak maak je eerst een offerte. Hierin spreek je af welke werkzaamheden je wanneer gaat doen en wat het de klant gaat kosten. De hoogte van de factuur is dus geen verrassing.

1. Bekijk wat er op je factuur moet staan
2. Maak je factuur duidelijk op
3. Verstuur de factuur op tijd
4. Bewaar je factuur minimaal zeven jaar
5. Factuur op papier of digitaal?

1. Bekijk wat er op je factuur moet staan

De Belastingdienst bepaalt wat je op je factuur moet zetten. Dat is in ieder geval:

• Je btw-identificatienummer en het btw-tarief dat geldt voor het product of de dienst.
• Het bedrag in- en exclusief btw.
• Je KVK-nummer.
• De factuurdatum en het factuurnummer (zorg dat de nummers doorlopend zijn).
• De datum waarop je de producten of diensten hebt geleverd.
• De naam en het adres van jou en je klant.
• De producten of diensten die je levert.
• Hoeveel producten of uren je in rekening brengt.
• Als je internationaal zakendoet, moet er soms meer informatie op de factuur staan.

Gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan hoef je geen factuur op te stellen. Bedrijven ontvangen graag een factuur, maar particuliere klanten mag je ook een betaalverzoek via je bank sturen bijvoorbeeld. Zorg wel dat alle betalingen die je ontvangt duidelijk terug te vinden zijn in je administratie. Zet er dan geen btw-percentage of btw-bedrag op en vermeld dat je gebruikmaakt van de KOR. Je hoeft ook niet te voldoen aan de factuureisen.

Eenvoudige factuur

Is je factuurbedrag met btw erbij lager dan 100 euro? Dan mag je een eenvoudige factuur met minder gegevens erop versturen. Zet deze gegevens altijd op een eenvoudige factuur:

• De datum waarop je de factuur verstuurt.
• Je naam en adresgegevens.
• Welke producten of diensten je hebt geleverd.
• Het btw-bedrag.

Je factuur en de AVG

Als je een factuur opmaakt, verwerk je klantgegevens. Je moet dan ook voldoen aan de privacywet Algemene Gegevens Verordening (AVG). De AVG bepaalt onder meer dat je moet kunnen bewijzen waarvoor je gegevens van klanten gebruikt en hoe lang je die bewaart. Met deze tien vragen word je AVG-proof en voorkom je een boete.

2. Maak je factuur duidelijk op

Een factuur moet er duidelijk uitzien. Je logo en bedrijfsnaam vallen direct op. En je klant ziet gelijk welk bedrag die moet betalen. Ook vermeld je wanneer de factuur betaald moet zijn, je rekeningnummer of een betaallink. Als je in het begin investeert in de opmaak van je factuur, scheelt je dit later veel tijd.

3. Verstuur de factuur op tijd

Stuur je factuur altijd zo snel mogelijk nadat je je dienst of product hebt geleverd. Je klant heeft die dan nog vers in het geheugen. Hoe langer het duurt voordat je een factuur stuurt, hoe groter de kans dat de klant vergeet te betalen. Houd je in ieder geval aan de uitreikingsdatum van de Belastingdienst. Dat betekent dat je je factuur verstuurt vóór de 15e van de maand na de maand waarin je je product of dienst leverde. 

Voorbeeld: Op 5 augustus heb je je opdracht afgerond. Op 14 september moet je de factuur verstuurd hebben. 

Vermeld duidelijk wanneer de klant je factuur moet betalen. Dit doe je vooraf ook in je offerte en algemene voorwaarden. Betaling kan vooraf, direct bij aflevering of met een betalingstermijn. Sommige ondernemers bieden klanten korting als ze de factuur direct betalen.

Om er zeker van te zijn dat je je geld snel ontvangt, kun je factoring of een incassocontract gebruiken. Bij factoring betaalt een factoringmaatschappij de factuur direct aan jou. Vervolgens int de maatschappij het geld bij de klant. Bij een incassocontract geeft de klant jou een machtiging om het geld van diens rekening af te schrijven.

4. Bewaar je facturen minimaal zeven jaar

Facturen en bonnetjes moet je minimaal zeven jaar bewaren. Voor onroerende goederen, zoals een bedrijfspand, geldt een termijn van tien jaar. Binnen de bewaartermijn kan de Belastingdienst je administratie controleren. Je kunt je administratie op papier bijhouden of met boekhoudsoftware. Van facturen die je verzendt, moet je altijd een (digitale) kopie bewaren.

Factuur op papier of digitaal?

Je mag zelf weten of je je facturen op papier of digitaal verzendt. Gebruik je boekhoudsoftware, dan zijn digitale facturen het makkelijkst. Zo'n digitale factuur noem je een e-factuur of invoice. Met e-facturatie verstuur je je factuur via een beveiligde server en weet je zeker dat je klant die goed ontvangt. Alle verplichte gegevens staan op een vaste plek en met een eigen code op de factuur. Daarom kun je e-facturen automatisch verwerken in je administratie.

Lever je goederen of diensten aan de Rijksoverheid? Dan ben je verplicht om daarvoor een e-factuur te sturen. Kijk bij de helpdesk e-factureren hoe je dat doet.