Alles over de vereniging

• Wat is een vereniging?
• Vereniging oprichten
• Aansprakelijkheid en schulden
• Wat te doen bij schulden?
• Belastingen
• Administratie
• Personeel
• Vereniging beëindigen
• Stichting of vereniging?

Wat is een vereniging?

Volgens de wet is een vereniging een rechtspersoon met leden. Een vereniging organiseert activiteiten om samen met de leden een wens of doel te bereiken. Denk aan sporten, politieke belangen, muziek maken of natuurbescherming.

Een vereniging richt je op met minimaal twee leden. De leden nemen tijdens een algemene ledenvergadering beslissingen. Bijvoorbeeld over het benoemen of ontslaan van het bestuur, het goedkeuren van de jaarrekening en het wijzigen van statuten. Deze ledenvergadering vindt minimaal een keer per jaar plaats. Alle leden hebben een stem op de ledenvergadering. Daarnaast heeft een vereniging een bestuur. Dit bestuur is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken.

Inkomsten vereniging

Een vereniging komt op verschillende manieren aan geld. Denk aan contributies, inzamelingsacties, erfenissen, subsidies en donaties. Inkomen uit een onderneming kan ook. Winst maken is nooit het doel van een vereniging, maar het mag wel. Een vereniging kan bijvoorbeeld activiteiten organiseren om geld te verdienen. De winst moet je gebruiken voor het doel waarvoor de vereniging is opgericht.

Soorten verenigingen

Er zijn drie soorten verenigingen. De verschillen zitten hem vooral in wie verantwoordelijk is voor de kosten en schade als er iets fout gaat. Bijvoorbeeld als de vereniging failliet gaat. Dat noemen we aansprakelijkheid. De drie soorten verenigingen zijn:

1. Vereniging met volledige rechtsbevoegdheid
   Deze vereniging richt je op via een notaris en heeft statuten. De vereniging heeft dezelfde rechten en plichten als een burger. De vereniging kan bijvoorbeeld een gebouw kopen, geld lenen en een erfenis ontvangen. Wil je subsidies aanvragen? Dan is volledige rechtsbevoegdheid vaak een eis. De vereniging is aansprakelijk, de bestuurders zelf meestal niet.
2. Vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid
   Deze richt je op zonder notaris. Deze vereniging heeft minder rechten en kan bijvoorbeeld geen gebouw kopen of een erfenis krijgen. Schrijf je de vereniging in bij KVK? Dan is eerst de vereniging aansprakelijk. Daarna zijn eventueel de bestuurders privé aansprakelijk. Als je de vereniging niet inschrijft bij KVK zijn de bestuurders direct privé aansprakelijk.
3. Vereniging van eigenaren
   Ben je een eigenaar van een appartement? Dan ben je verplicht lid van een vereniging van eigenaren (vve). De vve regelt zaken die voor de bewoners gezamenlijk belangrijk zijn, zoals onderhoud van het gebouw en de technische installaties. De vve heeft ook verplichtingen: minimaal een keer per jaar vergaderen, een reservefonds opbouwen en een jaarrekening opstellen. Elke vve moet zich inschrijven in het Handelsregister.

Vereniging oprichten

Hoe je een vereniging opricht, hangt af van het soort vereniging.

Vereniging met volledige rechtsbevoegdheid oprichten

Voor een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid maakt de notaris een notariële akte en statuten op. In de statuten staan verplichte zaken, zoals de naam, het doel, hoe je leden oproept voor de algemene ledenvergadering, hoe je bestuurders benoemt en ontslaat en wat er met het vermogen van de vereniging gebeurt als je de vereniging stopt. Om volledige rechtsbevoegdheid te krijgen, moet je de vereniging na de oprichting bij de notaris inschrijven bij KVK.

Inschrijving UBO-register

Bij de oprichting van een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid moet je ook UBO's (Ultimate Beneficial Owners, oftewel uiteindelijk belanghebbenden) inschrijven. Gebruik daarvoor formulier 33: Inschrijving UBO voor een vereniging, coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij.

Vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid oprichten

Voor de oprichting van een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid ga je niet naar de notaris. Dit kun je zelf doen. Je hoeft deze vereniging niet in te schrijven in het KVK Handelsregister. Maar het is wel verstandig, omdat je daarmee je privé aansprakelijkheid beperkt.

Kosten

Je hoeft geen verplicht startkapitaal te hebben om een vereniging op te richten. Een vereniging oprichten bij een notaris kost tussen de 400 en 1.000 euro, afhankelijk van de notaris die je kiest en hoe ingewikkeld de vereniging is. Je betaalt een inschrijfvergoeding.

Andere kosten om rekening mee te houden zijn bijvoorbeeld kosten voor het bijhouden van een leden- en contributieadministratie. Heeft je vereniging ook een onderneming? Dan moet je een jaarrekening deponeren als je twee jaar achter elkaar minimaal zes miljoen euro omzet. Welke gegevens er op je jaarrekening moeten staan, hangt af van hoe groot de onderneming is. Gemiddeld is een vereniging tussen de 600 en 1.800 euro per jaar kwijt aan administratiekosten. Denk ook aan kosten voor verzekeringen.

Lidmaatschap

De vereniging heeft leden. In de statuten van de vereniging beschrijf je hoe je lid wordt en wat de voorwaarden zijn. Het bestuur beslist of nieuwe leden worden toegelaten. Behalve als in het huishoudelijk reglement andere regels staan.

Vereniging van eigenaren oprichten

Om een vve op te richten, laat je de notaris een akte van splitsing opstellen. Hierin staat bijvoorbeeld wat de verdeling is van de eigendommen. En wat de rechten en plichten zijn van de eigenaren. Daarna schrijf je de vve in bij KVK. Bij de ledenvergadering kiezen de leden samen een bestuur, voorzitter en kascommissie.

Financiën en administratie

Bij de oprichting open je een bankrekening op naam van de vve. Elke eigenaar betaalt maandelijks of jaarlijks een bedrag voor het algemeen onderhoud. Ook moet een vve een administratie bijhouden. Zo ben je verplicht een jaarrekening en een begroting op te stellen. Een onderdeel hiervan is een reservefonds, waarin je jaarlijks geld stort. Daarnaast kun je verschillende verzekeringen afsluiten. Een opstal- en aansprakelijkheidsverzekering zijn verplicht voor vve's.

Aansprakelijkheid en schulden

Een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid is een rechtspersoon. Dit betekent dat bestuurders meestal niet aansprakelijk zijn voor de schulden van de vereniging. De vereniging is zelf wel aansprakelijk. Er zijn uitzonderingen op deze regel. Bestuurders zijn bijvoorbeeld wel aansprakelijk als zij de vereniging slecht besturen of als de vereniging (nog) niet is ingeschreven in het KVK Handelsregister. Treedt iemand af als bestuurder? Geef dit binnen acht dagen door aan KVK. Als een afgetreden bestuurder nog in het Handelsregister staat, kan die namelijk aansprakelijk gesteld worden voor schulden.

Wat te doen bij schulden?

Kan de vereniging leveranciers niet meer betalen en schulden niet meer aflossen? Dan is snel hulp zoeken belangrijk. Kijk in het stroomschema schulden waar je terechtkunt met je verenigings- en/of privéschulden.

Ben je bestuurder van een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid en is de vereniging niet ingeschreven bij KVK? Dan ben je met je privévermogen aansprakelijk voor de verplichtingen van de vereniging.

Tekenbevoegdheid van het bestuur

Het bestuur is als geheel tekenbevoegd. Dat betekent dat de bestuurders namens de vereniging samen of zelfstandig contracten mogen tekenen of bepaalde rechtshandelingen kunnen uitvoeren. Wie alleen mag tekenen en wie met anderen moet tekenen, spreek je af in de statuten.

Het bestuur mag ook iemand anders een volmacht geven. Dat is een verklaring waarin staat dat deze persoon ook namens de vereniging kan handelen. Schrijf deze gevolmachtigde in het Handelsregister in. Dit is niet verplicht, maar wel handig. Zo kunnen anderen in het Handelsregister opzoeken wie mag handelen namens de vereniging.

Wijziging in bestuur

Bestuursleden stoppen er soms mee of er komt een nieuw bestuurslid bij. Dit kan gevolgen hebben voor bijvoorbeeld vergunningen van de gemeente, geldzaken, verzekeringen, het pensioenfonds of bankrekeningen van de vereniging. Kijk op de website van elke instelling welke stappen je moet volgen als er bestuursleden stoppen of toetreden.

Belastingen

Als vereniging moet je veel dingen regelen, ook belastingzaken. Of de vereniging btw moet inhouden en afdragen aan de Belastingdienst hangt af van verschillende zaken. Of je vereniging belastingaangifte moet doen, kun je checken bij de Belastingdienst.

Vennootschapsbelasting

Meestal heeft een vereniging niet te maken met vennootschapsbelasting over de winst. Voert de vereniging er een onderneming naast? Dan wel voor die onderneming. Om een onderneming te hebben moet je aan 3 voorwaarden voldoen. In dat geval kan de vereniging ook aftrekposten voor vennootschapsbelasting gebruiken, zoals investeringsaftrek.  

ANBI of SBBI

Als vereniging kun je een Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI) of Sociaal Belang Behartigende Instelling (SBBI) status krijgen. Je hebt dan recht op belastingvoordelen, bijvoorbeeld als je schenkingen en erfenissen ontvangt. Je kunt een ANBI- of SBBI-status aanvragen bij de Belastingdienst.

Administratie

Een vereniging moet een administratie bijhouden. Deze moet je zeven jaar bewaren. De administratie van een vereniging bestaat uit:

• Een ledenadministratie, waarin je de persoons- en contributiegegevens van de leden bewaart.
• Een financieel overzicht of jaarverslag, waarin alle inkomsten en uitgaven staan. De penningmeester moet dit overzicht tijdens de algemene ledenvergadering (ALV) bespreken met de leden.

Personeel

Een vereniging mag personeel in dienst hebben. De vereniging wordt dan werkgever en betaalt loonheffingen en sociale premies. Neem je voor het eerst een werknemer aan? Meld je dan als werkgever bij de Belastingdienst en geef aan KVK door hoeveel werknemers je hebt.

Vergoeding voor bestuursleden

Meestal zijn bestuurders bij een vereniging vrijwilligers. Als je de bestuurders van je vereniging wilt betalen, heb je drie mogelijkheden:

1. Een reis- en verblijfskosten vergoeding betalen.
2. Vacatiegeld betalen. Dat is een vergoeding per vergadering.
3. Een bestuurder in loondienst nemen.

Als je bestuurders vacatiegeld betaald, zijn ze niet in loondienst.   Een bestuurder in loondienst nemen kan alleen als er een gezagsverhouding is. Dat betekent dat de bestuurder werkt in opdracht van de algemene ledenvergadering. De vereniging moet de bestuurder dan een salarisbetalen dat past bij het werk dat die doet. De vereniging is werkgever en de bestuurder valt onder de werknemersverzekeringen. De bestuurder betaalt inkomstenbelasting over diens salaris.

Vrijwilligersvergoeding

Je kun vrijwilligers belastingvrij een vergoeding geven. Hiervoor gelden de volgende voorwaarden. Vrijwilligers:

• krijgen per uur een vergoeding voor hun inzet.
• zijn 21 jaar of ouder.
• krijgen een vergoeding van maximaal vijf euro per uur, met een maximum van 190 euro per maand en 1.900 euro per jaar. Deze maximumbedragen zijn het totaal van de vergoeding voor hun inzet.

Vereniging beëindigen

Om een vereniging te beëindigen, moeten de leden tijdens de algemene ledenvergadering eerst besluiten de rechtspersoon te ontbinden. Dit besluit moet je vooraf op de agenda zetten. Anders is het niet geldig. Daarbij heb je een meerderheid van twee derde van de uitgebrachte stemmen nodig. Behalve als hierover in de statuten iets anders staat.

Een ontbonden rechtspersoon houdt niet direct op te bestaan. De rechtspersoon is pas helemaal beëindigd als er is vereffend. Dat betekent dat alle schulden en uitkeringen betaald zijn. Als er geld overblijft, staat in de statuten waar het geld naartoe gaat.

Bewaren van de boekhouding

Als de vereniging ophoudt te bestaan, moet je de boekhouding van de vereniging nog zeven jaar bewaren. In de laatste algemene ledenvergadering welk lid dat doet. Deze persoon schrijf je in het KVK Handelsregister in.

Het opheffen van je vereniging kan gevolgen hebben voor bijvoorbeeld vergunningen van de gemeente, financiering, verzekeringen, pensioenfonds of bankrekening van de vereniging. Kijk op de website van de instellingen waar je mee werkt om te controleren welke stappen je moet volgen bij het opheffen van een vereniging.

Stichting of vereniging?

Tussen de rechtsvormen stichting en vereniging bestaan verschillen. Ook gelden andere regels. De belangrijkste aandachtspunten bij je keuze tussen deze 2 rechtsvormen zijn:

• Je richt een stichting verplicht op via de notaris en schrijft deze verplicht in bij KVK. Bij een vereniging hoeft dat niet. Het is wel aan te raden, omdat je er de hoofdelijke aansprakelijkheid van bestuurders mee beperkt.
• Een vereniging heeft leden en een bestuur. Een stichting heeft enkel een bestuur. Bij een vereniging kiezen de leden het bestuur, waardoor een vereniging een meer democratisch karakter heeft.
• Omdat leden van een vereniging bij belangrijke besluiten een stem hebben, is de besluitvorming bij een vereniging ingewikkelder. Bij een stichting beslist het bestuur.
• Meestal kies je een vereniging als je samen maatschappelijke activiteiten wilt ontplooien, bijvoorbeeld bij een sport- of buurtvereniging. Een stichting richt je meestal op om een ideëel doel te behalen of je daarvoor in te zetten, bijvoorbeeld voor een goed doel.
• Een persoon kan een stichting oprichten. Bij een vereniging kan dat niet.