Bedrijfsruimte huren: hoe zit dat?

Als je bedrijfsruimte huurt, krijg je te maken met regels, rechten en plichten. Met deze informatie ben je goed voorbereid voordat je een contract tekent:

• Voor- en nadelen
• Regels 
• Huurcontract
• Btw over de huurprijs

Voor- en nadelen

Een bedrijfspand huren heeft voor- en nadelen ten opzichte van een pand kopen:

Voordelen

• Je bent flexibeler. De huur opzeggen is meestal makkelijker dan een pand verkopen.
• De verhuurder betaalt meestal het groot onderhoud.
• Je hoeft niet in één keer veel geld te investeren. Bij het kopen van een pand zou dat wel moeten.

Nadelen

• Je bent afhankelijk van de verhuurder.
• Huurprijzen stijgen meestal elk jaar.
• De looptijd van een huurcontract kan lang zijn. Eerder opzeggen is vaak lastig.
• Als je wilt verbouwen, moet je overleggen met de verhuurder.

Andere mogelijkheden

Bij het huren van een bedrijfsruimte horen verplichtingen. Soms voor een lange tijd. Is dat een probleem voor je? Kijk dan naar andere mogelijkheden, zoals een stoel huren bij een kapsalon of een pop-up locatie openen. Ook kun je een flexibele werkplek in een bedrijfsverzamelgebouw huren. Daar deel je het gebouw en de voorzieningen met andere zzp'ers.

Regels

Er zijn verschillende regels voor het (ver)huren van bedrijfsruimte. Welke regels gelden, hangt af van het soort ruimte dat je huurt.

1. Publiek toegankelijke middenstandsbedrijfsruimte

Sommige panden zijn voor iedereen (publiek) toegankelijk. Denk aan winkels of horecapanden. Voor deze panden duurt de eerste huurperiode vijf jaar. Daarna kun je de periode met vijf jaar verlengen. De verhuurder kan tijdens deze periodes het huurcontract niet opzeggen. Dat is fijn als je bouwt aan een klantenkring of investeert in de inrichting van het pand. Nadeel is dat je zelf ook niet tussendoor kunt opzeggen. De verhuurder kan dan een schadevergoeding eisen die net zo hoog is als het bedrag dat je anders aan huur zou betalen. De enige mogelijkheid om van het contract af te komen is iemand vinden die het wil overnemen. Daar moet de verhuurder dan wel mee akkoord gaan.

Vind je deze huurperiodes te lang? Dan kun je vragen of de verhuurder in het eerste huurcontract een kortere periode wil afspreken. Als je bedrijf toch niet zo goed loopt als gehoopt, zit je niet aan een lang contract vast. Voor de verhuurder geldt dezelfde periode om het contract op te zeggen. Gaan jullie als huurder en verhuurder met elkaar verder na het eerste contract, dan geldt het tweede contract automatisch voor vijf jaar.

2. Overige bedrijfsruimte

Met overige bedrijfsruimte wordt bijvoorbeeld een opslagruimte of kantoor bedoeld. Hierbij kun je zelf in overleg met de verhuurder de huurperiode afspreken. Ook mogen jullie zelf weten of je een huurcontract afspreekt voor bepaalde of onbepaalde tijd. Denk goed na over je verwachtingen voor de toekomst voordat je iets vastlegt in een contract.

Bij het huren van overige bedrijfsruimte is er geen vaste huurperiode waarbij de verhuurder niet kan opzeggen. Je hebt wel een ontruimingsbescherming. Dat betekent dat je bij de rechter om één jaar uitstel kunt vragen als de verhuurder de huur opzegt.

Verplicht energielabel voor kantoren

Kantoorgebouwen groter dan honderd vierkante meter moeten energielabel C of hoger hebben. Is dat niet zo? Dan mag je het kantoor niet gebruiken. De verhuurder of eigenaar van het gebouw moet zorgen dat het aan de eisen voldoet.

Huurcontract

Bij het opstellen van een huurcontract maken verhuurders vaak gebruik van de modellen van de Raad voor Onroerende Zaken. Huur je horeca- of winkelruimte? Dan is het goed om te weten dat er voor jouw branche een zogeheten Huurdersvariant van deze modellen bestaat. In deze versie hebben brancheorganisaties aanpassingen gedaan die meer rekening houden met de belangen van huurders. 

Schakel bij het opstellen van een huurcontract een bedrijfsmakelaar of jurist in. Zo weet je dat je duidelijke afspraken maakt en voorkom je gedoe achteraf met de verhuurder.

Wat staat er in het huurcontract?

In het huurcontract wil je in ieder geval deze onderwerpen terugzien:

• Een omschrijving van de ruimte
• De oppervlakte van de ruimte
• De huurprijs en wanneer je die moet betalen
• De bestemming van het pand
• De looptijd van de huur en de opzegtermijn
• Mogelijkheden voor het verlengen van de huur na de huurperiode

En daarnaast afspraken over:

• Een jaarlijkse huurverhoging
• Servicekosten
• De betaling van gas, water en licht
• Onderhoud
• Onderverhuur
• Gemeentelijke belastingen

Vergelijk de huurprijs

Heb je een bedrijfsruimte op het oog? Kijk wat andere ruimtes in de omgeving kosten. Voordat je een contract afsluit kun je nog onderhandelen over de prijs. Dat is makkelijker dan achteraf via een procedure de huurprijs aanpassen. Makelaars bepalen de huurprijs voor middenstandsbedrijfsruimte met een rekenmethode uit de wet. Ze vergelijken de ruimte ook met andere panden.

Controleer de demarcatielijst

Als je een bedrijfsruimte huurt, wil je weten voor welke kosten jij als huurder verantwoordelijk bent. Deze informatie vind je in de demarcatielijst: een document waarin staat wie welke kosten betaalt. Zo ben je vaak zelf verantwoordelijk voor het schilderen van de muren, terwijl de verhuurder grote scheuren repareert. Of betaal jij nieuwe lampen, maar vervangt de verhuurder kapotte bedrading. Controleer deze lijst daarom goed voordat je het huurcontract tekent. Zo weet je precies waar je aan toe bent.

Check het omgevingsplan

Check het omgevingsplan voordat je het huurcontract ondertekent. Kijk of jouw bedrijfsactiviteiten zijn toegestaan in het pand. Kijk ook of er plannen zijn om het gebied te ontwikkelen of herinrichten. Dat kan gevolgen hebben voor je omzet.

Overname huurcontract: Indeplaatsstelling

Als je een bedrijf in een middenstandsbedrijfsruimte overneemt, kun je het huurcontract van de verkoper overnemen. Dit heet indeplaatsstelling. Het voordeel hiervan is dat je niet hoeft te onderhandelen over de huurprijs of voorwaarden. Zo voorkom je dat de verhuurder de huurprijs voor jou als nieuwe huurder verhoogt.

Btw over de huurprijs

De huur van bedrijfsruimte is meestal vrijgesteld van omzetbelasting (btw). Voor de verhuurder is dat soms een nadeel, omdat die dan de btw op onderhoudskosten niet kan terugvragen bij de Belastingdienst. Je kunt afspreken om toch btw te betalen over de huur. Als je zelf btw-plichtig bent, is dat geen nadeel. Je kunt dan namelijk de btw op de huur zelf ook weer terugvragen. Gebruik je de KOR? Dan kun je de btw niet terugvragen. Overleg dan of je zonder btw kunt huren.

De kosten die je maakt voor de huur van je bedrijfsruimte zijn bedrijfskosten. Dit bedrag mag je bij je aangifte inkomstenbelasting aftrekken.