Werk uitbesteden, welke keuzes heb je?

Als ondernemer kan of wil je niet altijd alles zelf doen. Je kunt verschillende werkzaamheden uitbesteden. Maar is het belangrijk dat het werk wordt gedaan door iemand die weet wat er in de rest van het bedrijf speelt? Neem dan een werknemer aan.

Salarisadministratie uitbesteden

Kosten je personeelszaken veel tijd, maar heb je geen budget voor een HR-medewerker of wil je hiervoor geen vaste medewerker in dienst nemen? Besteed je salarisadministratie dan uit. Je hebt de volgende opties:

• Een payrollbedrijf biedt uitkomst als je geen HR-personeel wilt inhuren. Een payrollbedrijf regelt alle personeelszaken. 
• Met HR-software regel je je personeelszaken slimmer, waardoor je minder HR-personeel nodig hebt. Met die software automatiseer je bijvoorbeeld de salarisuitbetaling of de aanvraag van documenten.

Klantenservice uitbesteden

Je klantenservice kun je uitbesteden aan specialisten. De meeste klantenservicebedrijven bieden abonnementen aan. Je neemt een abonnement voor een bepaald aantal uren of gesprekken af. Let bij het maken van je keuze op de volgende zaken:

• De kanalen. Bepaal of je bereikbaar wilt zijn via chat, telefoon of mail. Twijfel je? Ontdek met doelgroepenonderzoek aan welke kanalen je doelgroep behoefte heeft.
• De beschikbaarheid. Vaak kun je kiezen uit klantenservice tijdens kantooruren of 24 uur per dag. Verkoop jij een product of dienst waarbij hulpvragen niet kunnen wachten? Kies dan voor 24 uur per dag klantenservice.
• De mogelijkheid van rapportage en koppelingen met je eigen systemen. Een maandelijks of wekelijks rapport van het type klantenserviceberichten helpt je bijvoorbeeld om je product te verbeteren. Soms is het mogelijk om klantencontact bij te houden in een CRM-systeem.

ICT uitbesteden

Als je je ICT-beheer wilt uitbesteden, heb je veel verschillende opties. Je sluit dan vaak een Service Level of Agreement (SLA) af. Hierin staat precies wat je wel en niet aan het gekozen ICT-bedrijf uitbesteedt. Je kunt kiezen uit:

• Het uitbesteden van een afgesproken proces. Zoals de ontwikkeling, installatie of het gebruiksklaar maken van ingewikkelde software. Denk bijvoorbeeld aan een cloudoplossing, een systeem waar meerdere computers in kunnen werken.
• Het uitbesteden van de bewaking van je systemen. Zoals voorraadsystemen, CRM-systemen of facturatiesystemen. Een ICT-bedrijf ziet eventuele datalekken en hacks op tijd, beschermt je tegen cybercriminaliteit en zorgt dat de systemen blijven werken. 
• ICT-support. Je medewerkers kunnen in dit geval voor een afgesproken uurtarief terecht bij het ICT-bedrijf met kleine problemen, zoals een laptop die niet opstart. Zo ben je er zelf geen tijd aan kwijt en blijven je medewerkers productiever omdat ze niet zelf naar oplossingen hoeven te zoeken. 

Financiën uitbesteden

Je kunt verschillende financiële onderdelen van je bedrijf uitbesteden:

• Je boekhouding. Een boekhouder helpt je bijvoorbeeld je belastingaangiften (op tijd) te doen. Doe je dit te laat, dan krijg je misschien een boete.
• Je debiteurenbeheer. Loop je veel geld mis, omdat facturen te laat of niet betaald worden? Een incassobureau helpt met het innen van die facturen, maar biedt ook juridische hulp als iemand bijvoorbeeld weigert te betalen. 
• Financieel advies. Stel: je wilt een grote investering doen, of je hebt hulp nodig bij pensioenplanning of vermogensbeheer. Een financieel adviseur helpt je om dit zo slim mogelijk te doen. 

Andere vormen van uitbesteden

• Je kunt je productieproces uitbesteden in het buitenland. Dit heet ook wel outsourcing.
• Een marketingbureau helpt je meer klanten vinden en binden.
• Een juridisch adviseur helpt je onder andere bij het opstellen van contracten en het beschermen van intellectueel eigendom.
• Wil je uitbreiden naar het buitenland? Een distributeur of handelsagent helpt je verkopen in het buitenland.
• Wil je producten uit het buitenland importeren? Een expediteur helpt je bij het organiseren van internationaal transport en het aangeven van goederen bij de douane.