Wat is een beoordelingsgesprek en hoe bereid je dit voor?

Een beoordelingsgesprek is het laatste gesprek in de traditionele HR-cyclus. Je kunt binnen die cyclus drie soorten jaarlijkse personeelsgesprekken onderscheiden: het planningsgesprek, het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek. Ook kun je aanvullend tussentijdse gesprekken houden. De traditionele HR-cyclus is niet de enige manier om je personeelsbeleid vorm te geven. Kies een vorm die bij jouw bedrijf past.

In de tabel hieronder lees je de kenmerken van de gesprekstypes.

Doel beoordelingsgesprek

In een beoordelingsgesprek bespreek je de geleverde prestaties van de werknemer. Ook kun je meenemen hoe een persoon in de organisatie past of samenwerkt met collega’s. Je kunt het gesprek verder insteken zoals bij jouw bedrijf of jouw manier van leidinggeven past: formeel of informeel. In ieder geval delen zowel werkgever als werknemer hun mening. Een werknemer stuurt bijvoorbeeld een overzicht van diens geleverde prestaties of een zelfreflectie toe. De werkgever geeft een beoordeling tijdens het gesprek, inclusief eventuele gevolgen, zoals salarisverhoging, functiewijziging of waarschuwing. Zorg voor een schriftelijke beoordeling en laat deze door jou en je werknemer ondertekenen.

Een beoordelingsgesprek wordt vaak verward met een functioneringsgesprek. Toch is dit niet hetzelfde. In een functioneringsgesprek bespreken jij en je werknemer hoe je werknemer functioneert. Jullie kijken hierbij terug op de afgelopen periode maar ook naar de toekomst. In een beoordelingsgesprek krijgt je werknemer een beoordeling. Dit gesprek gaat alleen over het verleden. Een beoordelingsgesprek vormt meestal de basis voor contractverlenging, loonsverhoging, promotie of een verbetertraject.

Hoe vaak een beoordelingsgesprek?

Een beoordelingsgesprek vindt meestal 1 keer per jaar plaats. Bijvoorbeeld aan het eind van het kalenderjaar of het contractjaar. Het kan zijn dat een verandering in de werksituatie, zoals een andere functie of team, vraagt om een extra beoordelingsgesprek. Je noemt dit dan een tussentijdse beoordeling. Ook aan deze tussentijdse beoordeling kun je een gevolg koppelen, zoals een salarisverhoging. 

Voorbereiding als werkgever

Zowel werkgever als werknemer bereiden het beoordelingsgesprek voor. Bijvoorbeeld via een formulier die jullie beiden vooraf invullen. Gebruik daarnaast de volgende informatie over je werknemer als basis voor het beoordelingsgesprek:  
-    De functieomschrijving. Hierin staat bijvoorbeeld welke verantwoordelijkheden en taken je werknemer heeft.  
-    De prestaties van je werknemer. Denk aan de resultaten van projecten of diens verkoopcijfers. Check het verslag van het planningsgesprek of een Persoonlijk ontwikkelingsplan. 
-    Feedback van collega’s en klanten. Vraag binnen je team hoe anderen met de werknemer samenwerken of bekijk reviews van klanten. Verzamel daarnaast voorbeelden van gedrag dat je in je werknemer waardeert en formuleer waar je nog verbeterkansen ziet.  

Inhoud beoordelingsgesprek

De mening van de werkgever is bij de meeste bedrijven leidend. Geef je werknemer wel de ruimte om vragen te stellen tijdens het gesprek en zijn mening of wensen te uiten. Je kunt denken aan de volgende inhoud voor het gesprek:
•    Geleverde prestaties
•    Verbeteringen ten opzichte van vorig jaar
•    Motivatie en betrokkenheid
•    Samenwerking met collega’s
•    Afgeronde trainingen of behaalde certificaten
•    Geschiktheid voor functie
•    Doorgroeiwensen

Beoordeling in personeelsdossier

Verwerk het beoordelingsgesprek in een verslag. Als afsluiting van het gesprek
volgt een totale beoordeling, waar een beloning aan vast kan zitten. Bij goed functioneren kun je je werknemer bijvoorbeeld een loonsverhoging geven. Vraag je werknemer om het beoordelingsformulier na het gesprek te ondertekenen en onderteken het vervolgens zelf. Het ondertekende beoordelingsformulier bewaar je in het personeelsdossier van je werknemer.
Een schriftelijk verslag is niet verplicht, maar wel verstandig. Mocht er bij jou of de werknemer onduidelijkheid ontstaan over afspraken, prestaties of doorgroeimogelijkheden, dan kun je op dit gespreksverslag terugvallen. Ook in het geval van een arbeidsconflict of rechtszaak kun je het gespreksverslag, wanneer relevant, gebruiken als dossiervorming.

Niet goed functioneren

Als de beoordeling onvoldoende is, moet je de werknemer de kans geven om zich te verbeteren. Bepaal de verbeterpunten en leg deze vast in het verslag. Ook ben je verplicht je werknemer scholing aan te bieden voor het goed uitoefenen van zijn functie en herplaatsing op een andere functie te overwegen. Voldoet je werknemer na een verbeterperiode nog steeds niet aan de eisen van de functie? Dan dient onder andere het beoordelingsverslag en verbeterplan als bewijslast wanneer je diegene wilt ontslaan. 

Personeelshandboek

Heb je een personeelshandboek? Communiceer daarin naar je werknemers hoe vaak en wanneer je beoordelingsgesprekken voert, wat je op deze momenten bespreekt en welke gevolgen er eventueel aan hangen. Zo voorkom je onduidelijkheden.