Meer doen met minder werknemers: zo regel je dat

“Meer waarde creëren met minder mensen, betekent niet dat je iedereen twee keer zo hard laat werken”, zegt Geuskens. “Het gaat er vooral om dat je ánders gaat werken.” Voor meer productiviteit en duurzame groei zijn volgens Geuskens minstens drie dingen belangrijk: maak slim gebruik van innovaties in je bedrijf, zet mensgerichte technologie in, zoals digitale assistenten en zorg dat je medewerkers blijven leren en ontwikkelen. 

1. Kies slim welke innovaties je gebruikt

Volgens Geuskens kun je als MKB-bedrijf veel winst behalen als je innovaties toepast in je werkprocessen. “Zet als eerste innovaties in die ervoor zorgen dat je meer kunt doen in minder tijd, zoals digitalisering en automatisering.” Denk aan een digitaal boekhoudsysteem dat je koppelt aan andere systemen, zoals je kassa, CRM-systeem of voorraadsysteem. Bij elke bestelling wordt de factuur automatisch naar de juiste klant opgestuurd en je voorraad bijgewerkt. Dit soort digitale oplossingen scheelt je niet alleen veel tijd, maar kan  je ook winst opleveren. Voor een kapper in Brabant zorgde een automatische afspraakherinnering via e-mail bijvoorbeeld al voor zo’n drie ton extra omzet per jaar.

Daarnaast is organisatorische innovatie volgens Geuskens ook belangrijk. “Hiermee bedoel ik bijvoorbeeld samenwerken met partners zoals leveranciers. Wissel gegevens en ervaringen met elkaar uit. Dat voorkomt dubbel werk en herstelwerkzaamheden. En het verhoogt de kwaliteit van je producten.”  

Laat medewerkers meedenken over verandering

“Om innovaties succesvol te organiseren op de werkvloer, is het belangrijk dat je de medewerkers erbij betrekt”, zegt Geuskens. “Dit kan al vanaf het begin. Vaak ziet of bedenkt de directeur of een innovatiemanager een innovatie, maar er zijn ook bedrijven die medewerkers een rol geven in het volgen van trends en ontwikkelingen. Zo zijn er bouwbedrijven die op vaste momenten met medewerkers en de directie kansen en ideeën uitwisselen over biobased en circulair werken. Ze bespreken met elkaar: hoe kunnen we beter, slimmer, sneller en productiever werken?” 

“Zeker in de volgende fasen van het innovatieproces is betrokkenheid van medewerkers belangrijk”’ zegt Geuskens. “Laat medewerkers in verschillende rollen de innovatie uitproberen en meedenken over aanpassingen. Alleen door iets uit te proberen, zien en ervaren collega’s hoe een innovatie werkt. Zeker in het MKB is innoveren learning by doing.” 

Laat tot slot medewerkers het vernieuwde werkproces vastleggen. “Enthousiaste collega’s ‘verkopen’ het aan andere collega’s, wat vaak beter werkt dan wanneer iets door de directeur wordt opgelegd.” Kortom, je hebt medewerkers nodig die samen met jou het innovatieproces vormgeven. “Het voordeel is, dat je medewerkers veel gemotiveerder en betrokken zijn bij hun werk als ze mogen meedenken.”    

2. Werk samen met technologie

Mensgerichte technologie, zoals robots of digitale assistenten, zijn niet alleen goed voor de productiviteit van het bedrijf, maar ook voor de kwaliteit van de arbeid. Denk aan robots die herhalend of fysiek zwaar werk overnemen of persoonlijke digitale assistenten waardoor medewerkers sneller leren of werk gemakkelijker uitvoeren.

Een digitale assistent zoals ChatGPT zorgt ervoor dat je minder tijd kwijt bent aan het schrijven van de tekst zelf. Je bent vooral bezig met het stellen van de juiste vragen aan je digitale assistent zodat die een tekst schrijft die goed past bij jouw doel en doelgroep. Vervolgens kijk je kritisch naar het resultaat en pas je de tekst aan of vul je het aan met nieuwe vragen aan de assistent.

Digitale vaardigheden worden steeds belangrijker

Met de komst van mensgerichte technologie, zoals digitale assistenten, veranderen taken en verschuiven de vaardigheden die medewerkers in de toekomst nodig hebben. Doordat we steeds vaker gebruikmaken van digitale programma’s en applicaties worden digitale vaardigheden steeds belangrijker. 

Medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het productieproces in een voedingsmiddelenfabriek doen bijvoorbeeld zelf geen metingen meer,  maar controleren automatisch verzamelde gegevens om te bepalen of ze moeten ingrijpen. En een thuiszorgmedewerker bepaalt op basis van informatie van een camera in de woning of een slimme wc bril die hartslag en bloeddruk meet, of een client zorg nodig heeft. “Beide voorbeelden laten zien dat het vaak gaat om een combinatie van digitale vaardigheden om een programma te bedienen, het begrijpen van de data en bepalen welke actie nodig is”.

3. Laat medewerkers leren en ontwikkelen

Innovaties volgen elkaar steeds sneller op, en de taken en vaardigheden die nodig zijn veranderen mee. Je moet zorgen dat je medewerkers zich steeds blijven ontwikkelen en innovaties kunnen toepassen. “Aan de ene kant moeten medewerkers openstaan voor verandering en regie pakken op hun eigen ontwikkeling. Aan de andere kant moet je als werkgever steun, middelen en tijd geven om te kunnen leren. Dat hoeft lang niet altijd een opleiding of cursus te zijn. Dat wil een deel van de medewerkers ook niet. Juist informeel en laagdrempelig leren tijdens het werk kan goed werken. Laat iemand bijvoorbeeld regelmatig meelopen met een andere collega of afdeling of met een bedrijf dat al een stapje verder is. Of laat medewerkers gezamenlijk een probleem oplossen, of een innovatie uitproberen en ideeën voorstellen voor verbetering.”

Vaardigheden in plaats van cv

Om toekomstbestendig te blijven, kun je volgens Geuskens ook personeel gaan werven op basis van de skills (ook wel vaardigheden) die het werk vraagt. In plaats van alleen op basis van een diploma of cv te selecteren. Denk aan vaardigheden als repareren, samenwerken, communiceren, reflecteren en analytisch denken. “Het voordeel is dat je niet alleen tot betere matches komt, maar dat je ook uit een grotere groep kandidaten kunt selecteren. Een administratief medewerker kan op basis van de overeenkomsten in skills bijvoorbeeld heel goed mogelijk een overstap maken naar helpende zorg en welzijn.” 

Op dit moment wordt een landelijke standaard ontwikkeld voor het beschrijven van skills. Dit heet CompetentNL. Hier kun je per functie zien welke skills nodig zijn om het werk goed te kunnen uitvoeren. Ook komt er een zogenaamd skills paspoort. CompetentNL heeft als doel om bedrijven in de toekomst te helpen om medewerkers op een betere manier te werven.