Meer winst en lagere kosten door slim ondernemen

20% meer winst dankzij het gebruik van software, of het werk van tien personen met twee medewerkers doen: het kan. Slimmer en productiever ondernemen is een kwestie van automatiseren, de juiste data gebruiken en werk uitbesteden als een ander het sneller of beter kan. “Wij willen geen tijd kwijt zijn aan excelsheets of HR-besprekingen,” zegt ondernemer Maarten Kooijman van brillenmerk Looplab. “Die tijd besteden we liever aan innovatie of creativiteit.”  

Automatiseren

Taken automatiseren maakt het werk makkelijker, sneller en scheelt fouten. Er zijn verschillende soorten software en hardware met bijbehorende prijzen. Hoe maak je een keuze tussen al die oplossingen, hoe pak je het aan en hoe weet je of het wat oplevert?  

Stel tijdsverspillers vast 

Onderzoek aan welke taken je tijd verspilt. Ondernemer Marco Groeneveld runt Pasman Integraal Vastgoedonderhoud, een bedrijf dat vastgoed onderhoudt met bijvoorbeeld schilderwerk. Hij bracht alle taken binnen zijn bedrijf in kaart en rekende uit hoeveel tijd die kostten. Zo ontdekte hij dat zijn personeel veel tijd kwijt was aan het digitaal invoeren van handgeschreven briefjes met benodigd materiaal. Nu zet zijn personeel dat benodigde materiaal in een digitaal systeem.  

Bereken de ROI 

Reken uit wat die software of hardware je oplevert, oftewel: bereken de Return On Investment (ROI). Kooijman schafte jaren geleden dure boekhoudsoftware aan. “Eigenlijk trokken we toen een veel te grote broek aan. We waren nog te klein voor zulke dure software. Maar dankzij die software konden we wel groeien.”  

Geen geld voor de aanschaf van software of hardware? Onderzoek of je in aanmerking komt voor een subsidie of andere vorm van financiering. Een microkrediet of een MKB-krediet betaal je in vijf jaar terug. 

Train je personeel 

Train jezelf en je personeel om de software of hardware te gebruiken. Bij Pasman Integraal Vastgoedonderhoud krijgt iedere nieuwe medewerker een softwaretraining van twee dagen. Dat kost Groeneveld al snel zo’n 2000 euro per medewerker, maar dat betaalt zich terug. “Een getrainde werknemer is productiever en zoekt ook zelf naar efficiëntere manieren om met de software om te gaan Een niet-getrainde medewerker daarentegen zal de software misschien verkeerd gebruiken en fouten maken. De medewerker is in dat geval extra tijd kwijt aan uitzoeken hoe de software werkt en jij bent extra tijd en soms zelfs geld kwijt aan het herstellen van fouten.”  

Inzicht in data

Inzicht in je data helpt je onder andere om betere klantenservice te verlenen, in te spelen op kansen, je voorraad beter te beheren en efficiënter om te gaan met personeel. Maar hoe maak je  gebruik van data als je er geen verstand van hebt? “Die data heb je vaak al lang in huis,” zegt schoonheidsspecialiste Marie-Jose Schut van schoonheidssalon MJ Amsterdam. Lees hieronder waar je die data vindt en hoe je het toepast.  

Filter data uit je systemen 

Data vind je in onder andere je digitale kassasysteem, je reserveringssysteem, je voorraadsysteem, e-mailmarketingtool. Veel systemen en tools bieden een dashboard waarin je al die cijfers kunt inzien, of de mogelijkheid om cijfers uit te draaien. Schut hield bijvoorbeeld bij welk type schoonheidsbehandelingen op welke tijden en dagen werden geboekt en koppelde dit aan haar jaardoelen. Bekijk de data van een langere periode en kijk of je een patroon ontdekt. Let op: houd rekening met de privacywetgeving als je persoonsgegevens verzamelt.   

Speel in op kansen 

Data biedt inzicht in kansen. Je hebt bijvoorbeeld last van stijgende kosten of je wilt simpelweg meer omzet of marge maken. Kijk waar verborgen tijdsrovers of kosten zitten. Of onderzoek welke variant van je product of dienst populair is. Combineer verschillende soorten data en kom tot nieuwe inzichten. Kijk of je met een kleine actie het cijfer omhoog of omlaag kunt brengen. Dat kan een groot verschil maken over een langere periode.  

Visboer Hugo van der Meij had bijvoorbeeld last van personeelstekort. Daarom onderzocht hij hoe en waaraan zijn personeel tijd besteed. Hij hield het aantal gewerkte minuten en het aantal bestellingen per dag bij en deelde dat door elkaar. Zo kwam hij erachter dat er veel tijd naar het helpen van klanten ging. Die tijd verminderde hij door zijn vis voor te verpakken. “Vroeger vroegen klanten bijvoorbeeld 250 gram vis, en dan werd het toch 200 gram als we opschepten. Nu bied ik voorverpakte porties van 200 of 500 gram aan. Klanten kiezen een pakje en betalen meteen. Het klantcontact is er nog steeds, maar ik ben er minder tijd aan kwijt.”   

Benieuwd wat je nog meer kunt doen met data om meer winst te maken? Eigenaar Jos Beks van kapper Change Hairstyling legt uit hoe hij zijn bedrijf met data aanstuurt.