Deze 5 digitale hulpmiddelen leveren je tijd en geld op

1. Klantbeheer met CRM-systeem 

Met een Customer Relation Management-systeem (CRM-systeem) registreer je alle contactmomenten met je klanten. Denk aan bestellingen, bezoeken in je winkel of klachten die klanten indienen. Door al deze contactmomenten vast te leggen, krijg je inzicht in de behoeften en het koopgedrag van je klant. Die informatie gebruik je vervolgens om je producten of diensten te verbeteren, je marketingactiviteiten beter toe te spitsen en je klanten beter te bedienen.  

Hoe groter je bedrijf wordt en hoe meer klanten je hebt, hoe meer klantinformatie je verwerkt. Met een CRM-systeem haal je hier zoveel mogelijk uit. Voor een kapper in Brabant leverde een automatische afspraakherinnering via e-mail bijvoorbeeld zo’n drie ton extra omzet per jaar op. Een CRM-systeem kan op termijn dus je winst verhogen.

2. Papierloze boekhouding

Boekhoudsoftware scheelt administratie. Je hoeft niet meer zelf je facturen, bonnetjes en andere documenten in een doos of in aparte mappen op je pc te verzamelen, want dat doet de boekhoudsoftware voor je.

Een digitaal boekhoudsysteem kun je koppelen aan andere systemen, zoals je kassa of CRM-systeem. Dat scheelt tijd. Facturen belanden automatisch bij de juiste klant, je hoeft deze zelf niet meer te maken of te versturen. Dit is vooral handig als je steeds meer klanten krijgt.

Een digitaal boekhoudsysteem sluit je vaak af in de vorm van een abonnement. De prijs verschilt van een paar tientjes tot honderden euro’s per jaar, afhankelijk van de opties die je kiest. Lees waar je op kunt letten als je een online boekhoudprogramma kiest of overleg met een KVK-adviseur (0800 – 2117) over de beste keuze voor je bedrijf. 

3. Tijd besparen op personeelsadministratie 

Met een HR-tool automatiseer je urenbriefjes, verlofaanvragen, salarisuitbetalingen en andere personeelsadministratie. Dit maakt de administratie niet alleen inzichtelijker voor jezelf, maar ook voor je werknemer. Met een HR-tool kunnen je werknemers meer dingen zelf regelen, zoals verlof aanvragen of een salarisstrook of jaaropgave downloaden.

Zeker als je bedrijf groeit, ben je steeds meer tijd kwijt aan personeelsadministratie. Vraag dan eens een demo aan bij leveranciers van verschillende HR-tools en ontdek of dit je personeelsadministratie makkelijker maakt. 

CRM-systemen zijn er vanaf 25 euro per maand tot duizenden euro’s per jaar. Verken de verschillende CRM-systemen en vraag een demo aan.   

4. Kortere lijnen met ERP-software 

Met Enterprise Resource Planning-software (ERP) verbind je verschillende bedrijfsprocessen met elkaar, zoals je financiële administratie en je voorraadbeheer. ERP-software maakt het mogelijk dat verschillende afdelingen binnen je bedrijf toegang hebben tot die processen. Op die manier werken medewerkers efficiënter. Een marketeer die bijvoorbeeld aankoopcijfers nodig heeft voor het maken van een marketingcampagne, kan deze cijfers met behulp van ERP-software zelf bekijken. Een winkelmedewerker kan zelf zien of bepaalde producten nog op voorraad zijn. Zij hoeven hun vraag niet meer aan collega’s van andere afdelingen te stellen en dat scheelt tijd.

Als je bedrijf groeit en er ontstaan verschillende afdelingen die allemaal verschillende typen software gebruiken, biedt ERP-software dus uitkomst. ERP-software is maatwerk en ziet er voor elk bedrijf anders uit. Vergelijk aanbieders en vraag advies over de aanschaf en installatie van deze software op ERP Overzicht.

5. Routinewerk automatiseren

Als je routinewerk digitaliseert, houden jij en je werknemers meer tijd over voor klantcontact. Routinewerk kun je laten uitvoeren door een robot of drone. In een restaurant waar een afruimrobot de vuile borden naar de keuken draagt, heeft het personeel meer tijd voor persoonlijk contact met de klant. In een magazijn waar een drone de voorraad telt, gaat het voorraadbeheer sneller en worden er minder fouten gemaakt.

Een robot of drone is duur. Maar je kunt vooraf precies uitrekenen in hoeveel tijd je de investering terugverdient en of dit de moeite waard is. Bovendien bestaan er verschillende financiële regelingen waarmee je een robot of drone kunt aanschaffen.

Lijkt de inzet van een robot of drone je wel wat, maar weet je niet of dit haalbaar is of waar je moet beginnen? Vraag je branchevereniging eens welke collega-ondernemers hier al gebruik van maken en leer van hun ervaringen.