Bewaartermijn en regels: 5 vragen over het personeelsdossier

1. Wat is een personeelsdossier?

Een personeelsdossier is een document waarin je informatie over je werknemer verzamelt. Een aantal onderdelen zijn verplicht. Een aantal onderdelen niet. Maar die onderdelen helpen je wel beslissingen te nemen. Een beslissing kan zijn ontslag of salarisverhoging. De verslagen van de functioneringsgesprekken dienen dan als bewijs. Of: je werknemer is langdurig ziek geweest. Doordat je in het personeelsdossier de eerste ziektedag hebt bijgehouden, weet je precies wanneer de werknemer weer moet re-integreren. Ook weet je dankzij je personeelsdossier precies hoeveel belasting en verzekeringspremies je moet betalen, omdat het salaris van je werknemer daarin staat. 

Je bent verplicht om aan je werknemers te vertellen  welke gegevens je in het personeelsdossier bijhoudt en wat je met die gegevens doet. Lees op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens welke privacyregels er nog meer gelden bij een personeelsdossier. 

2.    Wat zet je in een personeelsdossier? 

In een personeelsdossier staat in ieder geval de volgende informatie over je werknemers: 

• Naam
• Adres
• Geboortegegevens
• Contactgegevens
• Het salaris
• Het burgerservicenummer (BSN) 
• Een kopie van het identiteitsbewijs
• Datum van indiensttreding

Verder kun je er de volgende gegevens aan toevoegen: 

• Ziekmeldingen en eventuele verzuimverslagen. 
• Verslagen van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken. Deze heb je bijvoorbeeld nodig als een werknemer slecht presteert  en je wilt je werknemer ontslaan. De verslagen dienen dan als bewijs. 
• Klachten en waarschuwingen. Is je werknemer bijvoorbeeld door een collega beschuldigd van ongewenst gedrag? Maak hier dan een aantekening van in het personeelsdossier van de beschuldigde. 

3. Wat mag niet in een personeelsdossier? 

Je mag als werkgever niet alle informatie over een werknemer opslaan, in verband met privacy. De volgende informatie mag je niet in het personeelsdossier zetten: 

• Medische informatie, zoals een psychische ziekte of het gebruik van medicijnen. Je mag hier ook niet naar vragen als een werknemer zich ziekmeldt. Je mag dus bijvoorbeeld wel noteren: “Werknemer heeft zich ziekgemeld op 1 december.” Maar niet: “Werknemer had corona.” 
• Strafrechtelijke gegevens, zoals een eventueel strafblad of als je werknemer ooit verdacht is van een misdrijf.  
• Gegevens over iemand afkomst, zoals ras of nationaliteit. Ook mag je niets over de religie of het uiterlijk van je werknemer toevoegen. 
• Gegevens die niet noodzakelijk zijn. Denk aan schulden die je werknemer heeft of informatie over een kinderwens.

4.    Wat is de bewaartermijn?

Het personeelsdossier van je werknemer mag je maximaal twee jaar bewaren. De salarisgegevens en loonbelastingverklaringen moet je langer bewaren. Daar lees je meer over op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. 

5. Wie mag een personeelsdossier inzien? 

Werknemers mogen altijd hun eigen personeelsdossier inzien. Daarnaast mogen ook bepaalde collega’s een personeelsdossier inzien, zoals een financieel medewerker die de salarissen uitbetaalt. De financieel medewerker heeft namelijk specifieke informatie nodig om diens werk te kunnen doen. Je mag de gegevens uit het personeelsdossier niet zomaar met andere organisaties of mensen buiten je bedrijf delen, tenzij daar een goede reden voor is. Voorbeelden van zo’n situaties waarin je gegevens uit personeelsdossier mag delen met andere partijen zijn: 

• De belastingdienst heeft salarisgegevens nodig van je werknemer zodat ze de hoogte van de belasting kunnen berekenen. 
• Een advocaat of rechter kan om functioneringsverslagen vragen als je een arbeidsconflict hebt met je werknemer over bijvoorbeeld ontslag. 
• Een bedrijfsarts heeft een telefoonnummer van je werknemer nodig als deze contact moet opnemen met je werknemer bij ziekteverzuim. 

Let op: deel je gegevens over je werknemer met een andere organisatie? Laat je werknemer dit dan weten.