Beoordelingsgesprek voorbereiden en voeren als werkgever

Als werkgever kun je drie jaarlijkse personeelsgesprekken houden: het planningsgesprek, het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek. Ook kun je  extra tussentijdse gesprekken houden. 

In de tabel hieronder lees je de kenmerken van de verschillende gesprekken.

Doel beoordelingsgesprek

In een beoordelingsgesprek bespreek je de geleverde prestaties van de werknemer. En hoe deze  in de organisatie past of samenwerkt met collega’s. Je kunt het gesprek voeren  zoals bij jouw bedrijf of jouw manier van leidinggeven past: formeel of informeel. In ieder geval geven zowel werkgever als werknemer hun mening. Een werknemer stuurt bijvoorbeeld een overzicht van diens geleverde prestaties of een zelfreflectie toe. De werkgever geeft een beoordeling tijdens het gesprek, inclusief eventuele gevolgen, zoals salarisverhoging, functiewijziging of waarschuwing. 

Verschil beoordelingsgesprek en functioneringsgesprek

Een beoordelingsgesprek wordt vaak verward met een functioneringsgesprek. Toch is dit niet hetzelfde. In een functioneringsgesprek bespreken jij en je werknemer hoe je werknemer functioneert. Jullie kijken hierbij terug op de afgelopen periode maar ook naar de toekomst. In een beoordelingsgesprek krijgt je werknemer een beoordeling. Dit gesprek gaat alleen over het verleden. Een beoordelingsgesprek vormt meestal de basis voor contractverlenging, loonsverhoging, promotie of een verbetertraject.

Hoe vaak houd je een beoordelingsgesprek

Een beoordelingsgesprek vindt meestal 1 keer per jaar plaats. Bijvoorbeeld aan het eind van het kalenderjaar of het contractjaar. Soms vraagt een verandering in de werksituatie, zoals een andere functie of team, om een extra beoordelingsgesprek. Je noemt dit dan een tussentijdse beoordeling. Ook aan deze tussentijdse beoordeling kun je een gevolg koppelen, zoals een salarisverhoging. 

Voorbereiden als werkgever

• Zowel werkgever als werknemer bereiden het beoordelingsgesprek voor. Bijvoorbeeld via een formulier die jullie beiden vooraf invullen. Gebruik daarnaast de volgende informatie over je werknemer als basis voor het beoordelingsgesprek:  
• De functieomschrijving. Hierin staat bijvoorbeeld welke verantwoordelijkheden en taken je werknemer heeft.  
• De prestaties van je werknemer. Denk aan de resultaten van projecten of diens verkoopcijfers. Check het verslag van het planningsgesprek of een Persoonlijk ontwikkelingsplan. 
• Feedback van collega’s en klanten. Vraag binnen je team hoe anderen met de werknemer samenwerken of bekijk reviews van klanten. Verzamel daarnaast voorbeelden van gedrag dat je in je werknemer waardeert en formuleer waar je nog verbeterkansen ziet.  

Het beoordelingsgesprek

De werkgever en werknemer nemen samen het beoordelingsformulier door.  Je kunt denken aan de volgende inhoud voor het gesprek:

• Geleverde prestaties
• Verbeteringen ten opzichte van vorig jaar
• Motivatie en betrokkenheid
• Samenwerking met collega’s
• Afgeronde trainingen of behaalde certificaten
• Geschiktheid voor functie
• Doorgroeiwensen 

Geef je werknemer de ruimte om vragen te stellen tijdens het gesprek en diens mening of wensen te uiten. De werkgever sluit het gesprek af met een beoordeling, waarna de werknemer een reactie kan geven. In de meeste gevallen bepaalt de werkgever wat de definitieve beoordeling is.

De beoordeling

Verwerk het beoordelingsgesprek in een verslag. Aan het eind van het gesprek volgt de beoordeling, waar een beloning aan vast kan zitten. Bij goed functioneren kun je je werknemer bijvoorbeeld een loonsverhoging geven. Vraag je werknemer om het beoordelingsformulier na het gesprek te ondertekenen en onderteken het vervolgens zelf. Het ondertekende beoordelingsformulier bewaar je in het personeelsdossier van je werknemer.

Een schriftelijk verslag is niet verplicht, maar kan onduidelijkheid voorkomen bij jou of de werknemer. Bijvoorbeeld over  afspraken, prestaties of doorgroeimogelijkheden. Ook in het geval van een conflict met je werknemer of rechtszaak kun je het gespreksverslag, wanneer geschikt, gebruiken als dossiervorming.

Onvoldoende beoordeling

Als de beoordeling onvoldoende is, moet je de werknemer de kans geven om zich te verbeteren. Bepaal de verbeterpunten en leg deze vast in het verslag. Ook ben je verplicht je werknemer scholing aan te bieden voor het goed uitoefenen van zijn functie en herplaatsing op een andere functie te overwegen. Voldoet je werknemer na een verbeterperiode nog steeds niet aan de eisen van de functie? Dan dient onder andere het beoordelingsverslag en verbeterplan als bewijslast wanneer je diegene wilt ontslaan.