Zzp’er inhuren binnen de wet DBA

“Hoewel de wet DBA zelf niet is gewijzigd in 2025, is de handhaving ervan wél ingrijpend veranderd", legt Robin Jans van advocatenkantoor Dirkzager uit. “Tot januari 2025 controleerde de Belastingdienst nauwelijks en legde ook geen boetes op, behalve bij ernstige misstanden. Nu is dat anders: de kans op controle is veel groter en de financiële gevolgen kunnen voor opdrachtgevers fors zijn.” 

Ruim vier op de tien bedrijven verwachten dat ze minder zzp’ers inhuren in 2025, blijkt uit onderzoek van CBS. De afname is het grootst in de sectoren bouw, horeca en landbouw.

Jans adviseert opdrachtgevers over hun samenwerking met zzp’ers: welke zzp’ers kunnen blijven, waar zit het risico op schijnzelfstandigheid en bij welke samenwerkingen kunnen ze door kleine aanpassingen binnen de kaders blijven? “Je kunt nog steeds met zelfstandigen werken. Je moet alleen goed afwegen in welke situaties het wel en niet kan.”

Kijk kritisch naar je arbeidsrelatie

“Neem samen met je zzp’er de samenwerking kritisch door”, zegt Jans. “Dit kan bijvoorbeeld als startpunt goed met de keuzehulp: Het juiste contract van de Rijksoverheid. “Kijk daarbij niet alleen naar de overeenkomst, maar vooral naar hoe jullie in de praktijk samenwerken. Je kunt een perfect contract hebben, maar als je in de praktijk een zzp’er als werknemer behandelt, dan is dát wat telt. We zien dat er soms niet eens een contract is, alleen een offerte waar een opdrachtgever ‘akkoord’ onder zet. Dat is echt te vrijblijvend. Het is beter om duidelijke afspraken vast te leggen.”

Verschil zzp’er en werknemer

“Verschillende factoren tellen mee in de beoordeling van de Belastingdienst en alle factoren wegen even zwaar. Een belangrijke voorwaarde is de mate waarin de werkzaamheden en de zzp’er onderdeel zijn van jouw organisatie. Dit heet ook wel inbedding. Met andere woorden: lijkt het werk van de zzp’er op de belangrijkste activiteiten van je bedrijf? Een schilder die het kantoor van een communicatiebureau schildert, is duidelijk een opdrachtnemer. Dat ligt anders wanneer hetzelfde bureau een freelance communicatieadviseur inhuurt die dezelfde taken uitvoert als de werknemers.”

”Daarnaast heb je de inbedding van de werkende: behandel je de zzp’er hetzelfde als een werknemer? Moet de zzp’er bijvoorbeeld op bepaalde tijden aanwezig zijn en aansluiten bij teamoverleggen? Krijgt die een kerstpakket en mag die mee naar bedrijfsuitjes? Dat soort rechten en plichten tellen mee in de beoordeling. Kortom, vraag je als opdrachtgever af: doet de zzp’er echt andere werkzaamheden dan mijn werknemers en krijgt die een andere behandeling? Zo niet, dan kan er sprake zijn van verkapt dienstverband.”

“Zorg dat zzp’ers zich duidelijk als externen profileren. Wat we vaak zien, is dat zzp’ers op hun LinkedIn zetten: ‘Functie X bij bedrijf X’ of dat ze een intern e-mailadres krijgen alsof ze in dienst zijn. Probeer dat te voorkomen. Geef ze bijvoorbeeld een extern e-mailadres, zoals ‘naam@extern.bedrijfX.nl’, en zorg dat hun rol duidelijk is als zelfstandige.”

Ondernemerschap en financieel risico van de zzp’er

“Een ander belangrijk punt is de mate van extern ondernemerschap. Dit houdt in dat iemand naast de opdracht bij jou ook als ondernemer werkt. Dit is bijvoorbeeld te zien aan het aantal opdrachtgevers, hoeveel moeite iemand doet om nieuwe opdrachten te krijgen, of er ondernemersrisico is en hoe iemand zich presenteert op websites en social media.

Als zzp’ers bijvoorbeeld geen financieel risico lopen en ze geen andere opdrachtgevers hebben, dan lijkt hun situatie sneller op een dienstverband. Of een zzp'er financieel risico loopt, zie je vaak in het contract. Staat daarin dat jij betaalt als de zzp'er een fout maakt of als jouw klant niet betaalt? Dan draag jij het financiële risico. Dit is een signaal dat de zzp’er niet volledig zelfstandig opereert.”

Opties bij schijnzelfstandigheid

Kom je tot de conclusie dat je zzp’er eigenlijk een werknemer is? Kijk dan eerst of je de opdracht en samenwerking kunt aanpassen. “Schrijf de opdracht zo resultaatgericht mogelijk uit met een duidelijk begin en eind en een vast bedrag”, adviseert Jans. “Dus niet: ‘Je bent onze communicatieadviseur voor een x aantal uur per week’, maar: ’Je gaat in zes maanden tijd een nieuwe website opleveren en een x aantal artikelen schrijven’.

Als je duidelijke resultaten tegen een vaste prijs afspreekt, is dat makkelijker te verantwoorden. Maak ook afspraken over de betaling. Niet elke maand, zoals bij je werknemers. Maar na de oplevering van een concreet resultaat, zoals de eerste twee artikelen.”

Arbeidsovereenkomst aanbieden of kijken naar alternatieven

“Is er duidelijk sprake van schijnzelfstandigheid en kun je dit niet aanpassen? Beëindig dan de opdrachtovereenkomst en overweeg een arbeidsovereenkomst aan te bieden. Er zijn zzp’ers die dat liever niet willen, omdat ze bijvoorbeeld flexibele uren willen werken en een goede werk en privébalans willen hebben. Maar mogelijk kun je er toch samen uitkomen met bepaalde arbeidsvoorwaarden en een flexibel rooster. Kom je er alsnog niet uit? Dan moet je als opdrachtgever kijken naar alternatieven zoals het inhuren van een uitzendkracht of detachering."

Voor de zzp’er waarmee je samenwerkt, zijn er ook verschillende opties als er sprake is van schijnzelfstandheid.

Aan de slag

“Het idee dat ‘het allemaal wel goed zal gaan’ is voorbij”, benadrukt Jans. ”Nu is het moment om het goed te regelen. Want als de Belastingdienst vaststelt dat er sprake is van een dienstverband, kun je boetes ennaheffingsaanslagen krijgen voor loonbelasting en premies. En dat kan flink oplopen.”

Kijk voor meer informatie en advies op:

• Lees wat je moet doen om je aan de regels te houden.
• Samen met je opdrachtnemer jullie samenwerking doornemen? Gebruik de Keuzehulp voor het juiste contract. 
• Wil je weten over hoe de beoordeling van een arbeidsrelatie in de praktijk werkt? Lees dan het toetsingskader van de Belastingdienst  (ook wel Deliveroo-arrest)
• Bij de Belastingdienst kun je ook een 'Verzoek vooroverleg beoordeling arbeidsrelatie'  aanvragen.

Liever iemand spreken?
Het KVK Adviesteam luistert, analyseert en geeft advies op maat. Bel op werkdagen tussen 8.30 en 17.00 uur naar 088 585 22 22.