Zo richt je de HR-cyclus in

De HR-cyclus, ook wel de HR-gesprekscyclus genoemd, zijn alle momenten in een jaar waarop je in gesprek gaat met je werknemers. De traditionele HR-cyclus bestaat uit drie vaste gesprekken per jaar. Bedrijven die de moderne HR-cyclus hanteren gaan doorgaans vaker in gesprek met werknemers. De cyclus start op de eerste werkdag van de werknemer.

Doel van de HR-cyclus

De HR-cyclus heeft als doel dat jij  je werknemers ondersteund in hun prestaties en ontwikkeling, zodat zij tevreden zijn met hun werk en kunnen bijdragen aan het succes van je organisatie. Om deze ondersteuning te kunnen bieden, spreek je regelmatig  met je werknemer. Zet tijdens deze gesprekken open communicatie en ontwikkeling centraal.

Een HR-cyclus is een belangrijk onderdeel van je personeelsbeleid omdat de organisatiedoelen, de samenwerking en de ontwikkeling van je werknemer worden besproken. Zo weet je wat er speelt bij je werknemer en kun je hiernaar handelen. Functioneert je werknemer bijvoorbeeld niet naar verwachting, dan kun je bespreken waar dit door komt. Vervolgens zoek je samen naar oplossingen voor je bedrijf en je werknemer. Misschien dat je werknemer meer begeleiding nodig heeft, of liever een andere rol vervult binnen je bedrijf: hier kom je achter door regelmatig en open met elkaar te praten.

Door de regelmatige gesprekken laat je zien dat je er voor je werknemers bent. Werknemers voelen zich gehoord en dit kan hen motiveren in hun werk. Barbara Bolle, GZ-psycholoog bij Psychologenpraktijk Perspectief, herkent dit: “Mijn ervaring is: als je baas naar jou luistert, dan wil jij ook dat extra stapje voor je baas doen.”

De traditionele HR-cyclus

De traditionele HR-cyclus wordt vaak toegepast in bedrijven en bestaat uit drie gesprekken: het planningsgesprek begin van het jaar, het functioneringsgesprek halverwege het jaar en het beoordelingsgesprek om het jaar mee af te sluiten. Deze gesprekken zijn één keer per jaar.

Het planningsgesprek

Tijdens het planningsgesprek bespreek je met je werknemer de plannen en doelen voor dat jaar. Het is de bedoeling dat de werknemer zelf doelen inbrengt en dat er een gesprek ontstaat. De doelen van de werknemer in combinatie met de bedrijfsdoelstellingen vormen samen de doelstellingen voor dat jaar. Leg alles wat wordt besproken schriftelijk vast en deel dit na het gesprek met de werknemer. Zo kan de werknemer de gemaakte afspraken er op ieder moment bij pakken.

Het functioneringsgesprek

In een functioneringsgesprek, ook wel een voortgangsgesprek, blik je samen met je werknemer terug op de eerste helft van het jaar. De volgende vragen staan tijdens het gesprek centraal: ‘Hoe staat het met de doelen die tijdens het planningsgesprek zijn gesteld?’ en ‘Kan ik je als werkgever helpen bij het behalen van deze doelen?’ Het gesprek is dus niet alleen gericht op het functioneren van de werknemer binnen je bedrijf, maar ook op de samenwerking met jou als leidinggevende. Vraag je werknemer om punten aan te leveren om te bespreken en bereid het gesprek goed voor. Leg het gesprek en de daarin gemaakte afspraken vervolgens vast in het personeelsdossier.

Het beoordelingsgesprek

Tijdens het beoordelingsgesprek bespreek je of de gestelde doelen door je werknemer zijn behaald. Voordat het gesprek plaatsvindt vul je als leidinggevende een beoordelingsformulier in. Op dit beoordelingsformulier staan de onderwerpen waarop de werknemer wordt beoordeeld, zoals samenwerking, resultaten of ontwikkeling. Dit formulier geeft houvast tijdens het gesprek. Om meer informatie te verzamelen over het functioneren van je werknemer kun je ook aan andere collega’s vragen om het beoordelingsformulier in te vullen.

Het beoordelingsgesprek is vanuit jou: als werkgever beoordeel je de werknemer en niet andersom. Geef je werknemer de ruimte om vragen te stellen tijdens het gesprek. Als afsluiting van het gesprek volgt een totale beoordeling, waar een beloning aan verbonden kan zijn. Bij goed functioneren kun je je werknemer bijvoorbeeld een loonsverhoging geven.

Vraag je werknemer om het beoordelingsformulier na het gesprek te ondertekenen en onderteken het vervolgens zelf. Het ondertekende beoordelingsformulier bewaar je in het personeelsdossier van je werknemer.

De moderne HR-cyclus

Sommige bedrijven vinden de traditionele HR-cyclus achterhaald en gingen aan de slag met ‘het nieuwe beoordelen’. De reden voor modernisering is dat de focus op doelen en prestaties volgens hen niet meer van deze tijd is.

De moderne HR-cyclus gaat over de ambities en behoeften van de werknemer. Ook kijk je waar de werknemer goed in is en hoe je deze talenten nog beter inzet bij het werk. De nadruk komt meer te liggen op de toekomst dan het beoordelen van prestaties in het verleden. Bedenk samen kortetermijndoelen, bijvoorbeeld per kwartaal. Samen ben je verantwoordelijk voor deze doelen. Gesprekken met je werknemer worden zo positief en motiverend.

In de moderne cyclus stap je af van de vaste volgorde van drie gesprekken per jaar en blijf je het hele jaar door in gesprek met je werknemer om te horen hoe het gaat. Net als bij de traditionele HR-cyclus blijft het belangrijk om schriftelijk vast te leggen wat je met je werknemer hebt besproken.

De keuze voor een HR-cyclus

De keuze voor een traditionele of moderne HR-cyclus hangt af van je bedrijfssoort en doelen. Wat een geschikte gesprekscyclus is, verschilt dus per bedrijf. Ook kun je je eigen HR-cyclus ontwikkelen. De volgende stappen helpen je op weg:

1. Missie en visie van je bedrijf 

Neem de missie en visie van je bedrijf als uitgangspunt. Waar staat je bedrijf voor? Hoe moet er worden samengewerkt en op welke manier geven jullie feedback? Past een moderne of een traditionele gesprekscyclus beter bij het bedrijf?

2. Betrek je medewerkers

Stel samen met (een deel van) je werknemers de HR-cyclus op, zodat iedereen zich erin kan vinden. Dit voorkomt weerstand en geeft bovendien waardevolle inzichten voor de HR-cyclus. Dit kun je doen door meerdere brainstormsessies te houden, waarin iedereen input kan geven. Zorg ervoor dat jullie iedere sessie duidelijker hebben hoe de uiteindelijke HR-cyclus eruit komt te zien. 

3. Test en evalueer de nieuwe HR-cyclus

Heb je samen met je werknemers de HR-cyclus opgesteld, dan is het nu tijd om deze te testen in de praktijk. Vraag je werknemers na de testperiode om hun mening en pas de HR-cyclus vervolgens aan waar nodig.

Het is belangrijk om de HR-cyclus te blijven testen en verbeteren. Zo zorg je ervoor dat jullie op de juiste manier gesprekken blijven voeren binnen het bedrijf. Herhaal bovenstaande stappen dus geregeld.