Vertrouwenspersoon in het mkb: hoe regel je dit?

Als werkgever ben je op basis van de ArboWet verplicht om een veilige werkomgeving te bieden. Je doet dit door een ‘vertrouwenspersoon ongewenst gedrag’ aan te stellen, waar de werknemer terecht kan na een vervelende ervaring op het werk.

• Wanneer heb je een vertrouwenspersoon nodig?
• Wat doet een vertrouwenspersoon?
• Is een vertrouwenspersoon verplicht?
• Heeft een vertrouwenspersoon geheimhoudingsplicht?
• Moet een vertrouwenspersoon in je bedrijf werken?
• Mag een werknemer een interne vertrouwenspersoon weigeren?
• Waar moet een externe vertrouwenspersoon aan voldoen?
• Hoe regel ik een vertrouwenspersoon?
• Wat kost een vertrouwenspersoon?
• Hoe komt een werknemer in contact met de vertrouwenspersoon?

1. Wanneer heb je een vertrouwenspersoon nodig?

Als een werknemer met een werkgerelateerde situatie zit en dit niet (direct) met zijn leidinggevende wil of kan bespreken, kan hij naar een vertrouwenspersoon gaan. Werknemers kunnen op de werkvloer te maken krijgen met ongewenste situaties, zoals (seksuele) intimidatie, agressie of pesten. Ook bepaalde humor kan ongewenst zijn, bijvoorbeeld wanneer dit gelinkt is aan afkomst of geloof.

2. Wat doet een vertrouwenspersoon?

Een vertrouwenspersoon is in de basis een luisterend oor. Iemand bij wie een werknemer in een veilige omgeving zijn verhaal kwijt kan over ongewenste ervaringen. Ook kan de vertrouwenspersoon de werknemer handvatten bieden voor mogelijke oplossingen. Of een werknemer daar gebruik van maakt, bepaalt diegene zelf. Een vertrouwenspersoon lost de problemen niet op.

Wanneer de situatie daar aanleiding toe geeft, kan een vertrouwenspersoon extra taken hebben. Denk aan helpen bij het indienen van een klacht of een werknemer doorverwijzen naar een specifieke instantie of hulpverlener.

Voorbeelden van taken van een vertrouwenspersoon zijn:

• Werknemers opvangen die te maken krijgen met ongewenst gedrag.
• Werknemers adviseren over situaties met betrekking tot ongewenst gedrag.
• De melder van een klacht opvangen, begeleiden, adviseren en doorverwijzen.
• De melder ondersteunen en begeleiden bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie en de behandeling daarvan.
• Nazorg verlenen aan de melder van ongewenst gedrag.
• Informatie en voorlichting geven aan werknemers over hun rol binnen de organisatie.
• Een anonieme registratie bijhouden van klachten en meldingen en daarover jaarlijks rapporteren aan de werkgever.

3. Is een vertrouwenspersoon verplicht?

Het hebben van een vertrouwenspersoon is nu nog niet wettelijk verplicht. Wel komt er een wetswijziging waarbij het voor ondernemers met tien of meer werknemers verplicht wordt om een vertrouwenspersoon te hebben. 

Ook ben je volgens de Arbowet verplicht je personeel te beschermen tegen lichamelijke, psychische en sociale klachten. De Arbowet noemt dit psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Denk aan stress door te hoge werkdruk, maar ook door bijvoorbeeld ongewenste omgangsvormen.

Het beschikbaar hebben van een vertrouwenspersoon voor je werknemer kan verzuim voorkomen. Werkgerelateerde psychische klachten zorgen namelijk voor 64% van de 6 miljard aan werkgerelateerde verzuimkosten in Nederland.

4. Heeft een vertrouwenspersoon geheimhoudingsplicht?

Ja, een vertrouwenspersoon heeft geheimhoudingsplicht. Het gesprek dat een werknemer met de vertrouwenspersoon heeft, is dan ook strikt vertrouwelijk. Het gesprek wordt niet met anderen gedeeld. Alleen met uitdrukkelijke toestemming van de werknemer kan een vertrouwenspersoon de informatie delen. Intern heeft de vertrouwenspersoon ook het zogeheten verschoningsrecht en is hij niet verplicht mededelingen te doen over datgene dat hem is toevertrouwd, tenzij sprake is van een misdrijf. De vertrouwenspersoon moet zich verder houden aan de AVG-privacyregels.

5. Moet een vertrouwenspersoon in je bedrijf werken?

Nee, een vertrouwenspersoon hoeft niet per se in je bedrijf werken. Juist bij kleine mkb-bedrijven, zoals een bakker of slager met weinig werknemers, past een externe vertrouwenspersoon vaak beter. Je kunt dan een vertrouwenspersoon inhuren via je arbodienstverlener of brancheorganisatie.

Kies je voor een interne vertrouwenspersoon? Dan is dat vaak een extra rol die deze persoon naast zijn eigen functie heeft. Jij moet als werkgever de vertrouwenspersoon tijd, opleiding en budget geven om deze extra rol zo goed mogelijk uit te voeren.

6. Mag een werknemer een interne vertrouwenspersoon weigeren?

Ja, een werknemer mag een interne vertrouwenspersoon weigeren. Zeker bij kleinere bedrijven kan het voorkomen dat iemand juist met de vertrouwenspersoon problemen ervaart, omdat hier minder mensen werken.

Stel: Henk van de administratie en Paolo van de inkoop hebben een conflict met elkaar. Paolo wil met een vertrouwenspersoon bespreken hoe hij dit conflict kan oplossen, maar Henk heeft naast zijn baan op de administratie ook de rol als vertrouwenspersoon in het bedrijf. Paolo heeft daarom behoefte aan een externe vertrouwenspersoon. In deze situatie is het verstandig dat Paolo bij zijn werkgever om een externe vertrouwenspersoon vraagt. De werkgever kan deze, wanneer hij geen vaste externe vertrouwenspersoon heeft, eenmalig inhuren.

Een ander voorbeeld is als de vertrouwenspersoon een naaste collega van de hulpvrager is en er belangenverstrengeling ontstaat. In zo’n geval is het hebben van een tweede interne of een externe vertrouwenspersoon een goed alternatief.

7. Waar moet een vertrouwenspersoon aan voldoen?

De vertrouwenspersoon heeft kennis van:

• Relevante (sociale) wetgeving
• Individuele en groepsprocessen die spelen bij ongewenst gedrag of integriteitsschendingen.
• De organisatiestructuur en -cultuur.

Daarnaast heeft de vertrouwenspersoon de volgende kwaliteiten:

• Heeft levenservaring.
• Kan zich in anderen inleven.
• Is zich bewust van gevoeligheden binnen een organisatie.
• Heeft een evenwichtige persoonlijkheid.
• Kan reflecteren op het eigen gedrag en dat van de ander.
• Kan omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Kan omgaan met weerstand.
• Is in staat om zich onafhankelijk op te stellen.
• Snapt hoe organisaties werken.
• Heeft voelsprieten voor interne (machts)verhoudingen.
• Is toegankelijk en bereikbaar.
• Is bereid tot regelmatig overleg met collega-vertrouwenspersonen.
• Kan uitstekend mondeling en schriftelijk communiceren.
• Is een fijne gesprekspartner.
• Kan goed adviseren.

Een diploma van een relevante opleiding die geaccrediteerd is door de LVV of het CAOP is geen vereiste, maar toont wel aan dat iemand de juiste kennis heeft.

8. Hoe regel ik een vertrouwenspersoon?

Je kunt zelf een vertrouwenspersoon zoeken en hiervoor intern een vacature uitzetten. Heb je een ondernemingsraad? Betrek deze dan bij de keuze.

Ook kun je (aanvullend) een externe vertrouwenspersoon zoeken en aanstellen, bijvoorbeeld voor een situatie zoals bij vraag 6. Je kunt dan een professionele vertrouwenspersoon inhuren via je arbodienstverlener of brancheorganisatie of zelf een externe vertrouwenspersoon uitzoeken vanwege een specifiek kenmerk, zoals locatie.

9. Wat kost een externe vertrouwenspersoon?

De kosten van een externe vertrouwenspersoon kun je op verschillende manieren berekenen. De meeste vertrouwenspersonen werken met jaarabonnementen. Het aantal ingezette uren is dan dus niet leidend voor het tarief. Een gemiddeld jaarabonnement kost tussen de 300 en 1700 euro. De prijs van het jaarabonnement is in sommige gevallen afhankelijk van het aantal werknemers. Het verschilt per vertrouwenspersoon welke taken in een abonnement zitten, zoals gesprekken met werknemers, administratie, klachtafhandeling en voorlichting. Voor extra taken betaal je gemiddeld genomen een uurtarief tussen de 100 en 140 euro.

Je kunt ook kiezen voor facturering per ingezet uur en afspraken maken over algemene taken, zoals voorlichting aan alle werknemers.

10. Hoe komt een werknemer in contact met de vertrouwenspersoon?

Als werkgever moet je alle werknemers op de hoogte stellen dat er een vertrouwenspersoon is, hoe ze deze kunnen bereiken en wat de beschikbaarheid is. Uit onderzoek van het ministerie SZW blijkt dat de bekendheid, beschikbaarheid en bereikbaarheid van een vertrouwenspersoon niet altijd duidelijk is. Vermeld deze informatie daarom veelvoudig op verschillende plekken. Deel de naam en contactgegevens van de vertrouwenspersoon bijvoorbeeld bij onboarding, in het personeelshandboek of plaats flyers in de kantine.

Herinner collega’s daarnaast regelmatig aan de rol van de vertrouwenspersoon, bijvoorbeeld via een post op intranet of per email. Zo voorkom je dat collega’s de mogelijkheid om naar een vertrouwenspersoon te gaan missen en vastlopen.