Reorganisatie, hoe pak je dat aan?

In slechte tijden moet je moeilijke beslissingen nemen om je bedrijf te behouden. Een reorganisatie is soms niet te voorkomen. Met het stappenplan hieronder bepaal je je aanpak.

Stappenplan reorganisatie

Een reorganisatie is vaak ingewikkeld. Bontenbal en Koolmees delen zeven stappen om jou en je personeel hier zo goed mogelijk doorheen te loodsen.

Stap 1. Bereid de reorganisatie goed voor

“Begin met helder beschrijven waarom je wilt reorganiseren. Vanwege een crisis of de slechte economie is niet voldoende”, vertelt Bontenbal. “De echte reden voor een reorganisatie is dat je wilt dat je bedrijf goed blijft presteren. Onderzoek daarom waar het nu niet goed gaat. Hoe groot is je omzetverlies, liquiditeitsprobleem of werkvermindering? En waarom heeft jouw bedrijf daar last van?”

“Dit is ook het moment om te controleren of je personeelsadministratie op orde is”, benadrukt Bontenbal. “Kloppen de functiebeschrijvingen van bestaande functies? Zijn er evaluaties of beoordelingen beschikbaar van je werknemers? Dit is straks de basis voor je plan van aanpak en helpt je beslissen of je nieuwe functies nodig hebt of personeel wilt herplaatsen. Betrek hier iemand van personeelszaken bij.” Of vraag hulp van een hrm-adviesbureau of advocaat.

Stap 2. Maak een plan van aanpak

Als je weet waarom je moet reorganiseren, maak je een plan van aanpak. Hierin beschrijf je zo helder mogelijk de volgende drie punten:

Bepaal het doel van de reorganisatie

Bepaal welk doel je met de reorganisatie wilt bereiken. Maak je doelstelling SMART, specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden. Zodat duidelijk is wat je wilt bereiken en waarom.

Breng de huidige situatie in kaart

Zorg dat je een duidelijk beeld krijgt van de situatie. Deze informatie heb je nodig om je vervolgstappen te bepalen. Gebruik de verzamelde informatie om te bepalen hoe je de reorganisatie aanpakt. Bijvoorbeeld door functies te schrappen, afdelingen te sluiten of werknemers te herplaatsen. De gevolgen van deze keuzes moeten samen bijdragen aan je doelstelling. Ook hierbij kun je je laten adviseren, bijvoorbeeld door je ondernemingsraad, accountant, brancheorganisatie, het UWV of een bedrijfsadvocaat.

Maak een planning

Leg de stappen die je gaat nemen vast in een planning. Dat zorgt voor rust in de organisatie en helpt het reorganisatieproces verder. Houd er rekening mee dat bepaalde procedures tijd in beslag nemen. Zo mag een adviesaanvraag bij je ondernemingsraad zes weken duren.

Adviezen bij het maken van een planning

• Neem de tijd voor een goede reorganisatie, maar probeer het zo snel mogelijk af te ronden. “Door een langdurige reorganisatie verliest je personeel motivatie,” legt Koolmees uit. Volgens Bontenbal duurt het soms langer: “Houd er rekening mee dat een reorganisatie kan oplopen tot een half jaar. Zeker als je alle mensen goed erbij wilt betrekken, net als de ondernemingsraad.”
• Beslis in deze fase ook of je een sociaal plan opstelt. In een sociaal plan leg je gezamenlijke regelingen en voorzieningen voor het achterblijvende en vertrekkende personeel vast.
• Maak je plan van aanpak met de eventuele andere bedrijfseigenaren of directieleden, personeelszaken en het liefst een externe adviseur. Zoals een managementconsultant.

Vind je het moeilijk om een plan voor de toekomst op papier te zetten? Gebruik dan het business model canvas.

Stap 3. Plan je eerste communicatiemoment

Plan het eerste moment waarop je je plannen aan iedereen bekend maakt. Realiseer je dat een reorganisatie werknemers onzeker maakt. Wees daarom zo duidelijk en concreet mogelijk.

“Onduidelijkheid of verzachtende woorden helpen hierbij niet”, vertelt Koolmees. “Het is geen leuke boodschap die je je medewerkers brengt. Toch is het belangrijk dat je ze goed informeert. Als je niet goed uitlegt waarom je reorganiseert, voelen mensen zich onbelangrijk. Dat hoor ik vaak terug in mijn gesprekken. Geef je personeel tijd en ruimte om te reageren, onzekerheden te delen en vragen te stellen. Beantwoord alle vragen, zodat je je personeel het gevoel geeft dat je naar hen luistert.”

Als je binnen enkele weken personeel moet ontslaan, leg dan uit waarom. Bijvoorbeeld dat je het salaris van werknemers vanaf volgende maand niet meer kunt betalen.

Stap 4. Luister naar je personeel

Stel zo snel mogelijk een groter team samen met mensen die feedback geven op alle plannen. “Vraag hiervoor leidinggevenden en werknemers,” adviseert Bontenbal. “Zo weet je welk gevoel er leeft in de organisatie en welke vragen er zijn. Een goede combinatie van verschillende functies binnen je bedrijf werkt het beste. Een oudere werknemer met een jarenlang dienstverband heeft andere vragen en gevoelens dan een jong personeelslid van wie je de tweede werkgever in zijn loopbaan bent.”

“Communiceer regelmatig over de voortgang,” adviseert Koolmees. “Geef bijvoorbeeld iedere vrijdag een update van tien minuten. Heb je niets te vertellen? Vertel dit dan ook. Dit geeft vertrouwen dat je niets achterhoudt. Je voorkomt dat mensen zelf dingen gaan verzinnen. Wanneer de manager hen bijvoorbeeld niet groet, denken zij misschien dat ze ontslagen worden.”

Koolmees merkt in gesprekken dat mensen zich vooral zorgen maken over hun inkomen, of het gevoel hebben dat ze er niet toe doen. “Bied daarom mentale of psychische opvang. Het helpt je personeel als ze met een onafhankelijk persoon in vertrouwen hun zorgen kunnen delen. Als leidinggevende help je door je waardering te laten zien met een complimentje of een klein gebaar. Voer met iedereen regelmatig een persoonlijk gesprek. Stel vragen, zoals: ‘hoe gaat het met je?’ en ‘hoe ga je om met deze situatie?’”

Bontenbal ervaart dat ondernemers in deze fase van de reorganisatie soms al samen met het team vooruitkijken. “Voordeel hiervan is dat de teamleden al direct betrokken worden bij de toekomstige organisatie. Benoem wel duidelijk dat het voor deze werknemers kan betekenen dat ze meedenken over een toekomst waarin voor hen geen plek is.”

Stap 5. Bepaal welke medewerkers je wilt behouden

Selecteer vervolgens welk personeel je kunt behouden. Bontenbal noemt verschillende manieren om dat te bepalen. “Bijvoorbeeld op basis van het principe ‘mens volgt werk’, waarbij een werknemer recht heeft op zijn functie wanneer deze blijft bestaan. Het afspiegelingsbeginsel bepaalt de volgorde van ontslagen, waarbij degene met het kortste dienstverband de meeste kans op ontslag heeft. Bij selectie en matching kijk je wie voor welke (nieuwe) functie geschikt is. Hiervoor kunnen nieuwe arbeidsvoorwaarden gelden. Kijk goed welke wet- en regelgeving gelden voor jouw bedrijf.”

Wanneer je binnen drie maanden twintig of meer medewerkers binnen één werkgebied van het UWV moet ontslaan om bedrijfseconomische redenen, ,is er sprake van collectief ontslag. Voor of tegelijkertijd met de adviesaanvraag aan de Ondernemingsraad moet je dan ook een melding van collectief ontslag doen bij de vakbonden en het UWV.

Stap 6. Informeer medewerkers die je moet ontslaan

Koolmees adviseert om de medewerkers die je ontslaat persoonlijk te informeren. “Verlies van werk zorgt voor een rouwproces, waar iedereen op zijn eigen manier doorheen gaat. Deel iemands ontslag daarom zo zorgvuldig mogelijk mee.”

Koolmees tipt:

• Neem de tijd en communiceer open. Laat zien dat je er voor je personeel bent door te luisteren.
• Bied mentale of praktische hulp. Bijvoorbeeld een gesprek om zorgen en emoties te delen. Of help met de voorbereiding op een sollicitatiegesprek.
• Zorg voor een waardig afscheid met een persoonlijk element. Stuur bijvoorbeeld een handgeschreven kaart.
• Bied aan om je netwerk in te zetten bij het zoeken naar een nieuwe baan.
• Bel je ontslagen medewerker na een maand, om te vragen hoe het ermee gaat.
• Vertel de boodschap persoonlijk. Stel bijvoorbeeld een wandeling voor. Ben je gedwongen de boodschap virtueel over te brengen? Vertel dan vooraf dat je een persoonlijk gesprek wilt voeren. Medewerkers kunnen dan een rustige ruimte opzoeken, zodat ze bijvoorbeeld niet worden gestoord door hun kinderen. Het ontslaan van personeel kost geld. Het kan gunstiger zijn om je personeel een vertrekregeling aan te bieden. Koolmees geeft een voorbeeld: “Stel, je moet 40% bezuinigen op loonkosten. Dan kun je mensen nu de mogelijkheid geven om te vertrekken. Wijs hen op de transitievergoeding en eventuele begeleiding bij het zoeken naar een nieuwe baan. Je laat hiermee zien dat je je mensen belangrijk vindt. Je bent transparant, waardoor je meer vertrouwen krijgt.”

Stap 7. Rond de reorganisatie af en kijk vooruit

In de laatste fase breng je je personeelsadministratie op orde. Werknemers die het bedrijf verlaten, dragen hun werkzaamheden over. Werknemers die blijven, laat je eventueel om- of bijscholen. Je hebt nu tijd om de nieuwe organisatie (verder) vorm te geven. Kijk samen met je personeel hoe je hetzelfde werk met minder mensen gaat doen. Of beslis welke werkzaamheden minder belangrijk zijn in de nieuwe organisatie.

Meer weten over regels voor reorganisatie?

Informatie over wet- en regelgeving voor personeel en het ontslaan van personeel om bedrijfseconomische redenen vind je op het Ondernemersplein en de website van het UWV.