Omgaan met extra vakantiedagen

Rechten en plichten

Als werkgever moet je rekening houden met een aantal rechten van het personeel rondom verlofuren. Zo krijgt een werknemer minstens vier keer het aantal werkdagen per week als wettelijke vakantiedagen. Bouwt je werknemer meer vakantiedagen op, dan vallen die onder bovenwettelijke vakantiedagen.

Werknemers hebben het recht om vakantiedagen op te nemen wanneer ze dat willen. Tenzij er belangrijke redenen zijn om dit af te wijzen. Arbeidsrechtadvocaat Hans Kamerbeek legt uit: “Als het bedrijf daardoor stil komt te staan, is dat een uitzondering. In deze unieke situatie kun je duidelijk maken dat niet iedereen tegelijk met vakantie kan. Werknemers mogen hun vrije dagen wel op een ander moment opnemen.”

Basisregels verval vakantiedagen

Zijn er veel vakantiedagen opgespaard, dan is er een kans dat werknemers die dagen niet op kunnen maken. Ook daar zijn rechten en plichten aan verbonden. “Je moet je medewerkers eraan herinneren dat de wettelijke dagen op een bepaald moment vervallen”, vertelt Kamerbeek.

Wettelijke vakantiedagen vervallen een half jaar na het kalenderjaar. Vakantiedagen die werknemers in 2023 opbouwen, vervallen op 1 juli 2024. Bovenwettelijke vakantiedagen verjaren pas na vijf jaar. Laat medewerkers daarom eerst hun wettelijke vakantiedagen opmaken en daarna pas de bovenwettelijke. In overleg met je werknemer kun je er ook voor kiezen om deze vakantiedagen uit te betalen. 

Extra vakantiedagen opmaken

Hebben je medewerkers veel extra vakantiedagen? Kijk dan samen hoe je dit oplost. Vijf tips die je vooruit helpen.

Tip 1: Leg het probleem uit aan je personeel

“Een oplossing voor het overschot aan vakantiedagen vind je alleen samen met je personeel, dus leg je probleem eerlijk op tafel”, vindt HR-expert Claartje Pothof. “Wees open over je motief. Leg bijvoorbeeld uit dat verspreid vakantie opnemen de financiële situatie van het bedrijf verbetert en de kans vergroot dat het bedrijf blijft bestaan en dus ook de banen.”

Tip 2: maak een werkinschatting

Breng op tijd in kaart hoeveel werkuren je aankomende maanden nodig hebt. Inzicht in de benodigde uren maakt duidelijk wanneer je personeel vrij kan nemen. Verwacht je verkoopdrukte of ga je juist een rustige periode in? En wanneer heb je welke functies nodig? Plan slim en breng geplande vakanties tijdig in kaart, zodat personeel elkaar afwisselt.

Denk ook aan oplossingen als min- en plusuren, extra werken en flexibele roosters. Wellicht zijn werknemers bereid extra diensten van elkaar over te nemen. Zo kan eerst de ene op vakantie en een week later de ander.

Tip 3: denk samen in oplossingen

Zoek samen met je personeel naar creatieve oplossingen voor het overschot aan vakantiedagen, benadrukt Kamerbeek: “Bespreek deze ideeën met je personeel, dan zijn werknemers sneller bereid iets voor elkaar te doen.

Kunnen je werknemers niet op de ideale vakantie die ze in gedachten hadden? Onderzoek dan of je ze op een andere manier tegemoet kan komen. Pothof vertelt daarover: “Laat je mensen nu een stapje harder werken, en geef daar straks flexibiliteit voor terug. Maak hybride werken, met de vrijheid van werktijden en thuiswerken bijvoorbeeld blijvend. Of geef je medewerkers de mogelijkheid om een periode op afstand, in het buitenland te werken.”

Houdt een werknemer ook na de vakantie nog veel vakantie-uren over? Kijk dan of het mogeljk is om dagelijks een half uur verlof op te nemen, of elke week een halve dag. Zo spreid je de verlofuren gelijkmatig uit.

Tip 4: voorkom verval

Zorg dat werknemers hun vakantiedagen niet verliezen wanneer ze hun vakanties moeten uitstellen. HR-expert Pothof geeft aan: “Je hebt een zorgplicht. Een werknemer moet voldoende rust nemen. Vrije dagen zijn er met een reden. Het is nodig dat werknemers herstellen van hun werkdagen en vrije dagen opnemen." Te lang uitstellen van vakantie kan de veiligheid en gezondheid in gevaar brengen.

Daarnaast voorkomt het opnemen van vakantiedagen dat werknemers dit deel van hun arbeidsvoorwaarden verliezen. Zowel wettelijke als bovenwettelijke vakantiedagen kunnen namelijk vervallen. In een cao of arbeidsovereenkomst kunnen aanvullende afspraken staan over vakantie-uren. Informeer je werknemers hierover, zodat jullie samen verval kunnen voorkomen. Bijvoorbeeld door het opnemen van halve dagen door de werknemer bij wie de uren als eerste vervallen voorrang te geven.