Functieomschrijving opstellen in 6 stappen

Handig instrument

Een functieomschrijving levert je gemak en duidelijkheid op. Het geeft inzicht in de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van je medewerkers. En het maakt duidelijk welke ervaring en eigenschappen een werknemer nodig heeft om het werk goed te kunnen uitvoeren. Daarnaast gebruik je de omschrijving bij het opstellen van een vacaturetekst en arbeidscontract . Ook vormt de functieomschrijving de basis voor functioneringsgesprekken met medewerkers. Tot slot is een duidelijke functieomschrijving belangrijk wanneer je je bedrijf moet reorganiseren. Voldoende redenen dus om je erin te verdiepen.

Heb je een personeelshandboek? Neem de functieomschrijving dan ook daarin op. Zo is het voor alle werknemers duidelijk wat de verschillende functies binnen je bedrijf inhouden.

Zes stappen

Voor het opstellen van een functieomschrijving doorloop je de volgende zes stappen.

Stap 1: doel van de functie

Je begint met het bepalen van het doel van de functie. Waarom komt een medewerker elke dag naar je bedrijf? Met het antwoord op deze vraag heb je het doel van de functie te pakken.

De rol van een medewerker bij een groter bedrijf is over het algemeen specifieker en gespecialiseerder dan die van een medewerker bij een klein bedrijf. In een klein bedrijf met een paar medewerkers is iedereen breed inzetbaar.

In 2020 startte zzp’er Sasja Roodenrijs haar koekenbakkerij Chef Cookie. Inmiddels heeft ze tien medewerkers en wil ze zich focussen op het openen van een tweede winkelpand. Ze zoekt daarom een leidinggevende voor de productielocatie in Schipluiden. Het doel van deze functie beschrijft ze transparant en luchtig: een koekenbakker die mij bijstaat als rechterhand. Iemand op wie ik blind kan vertrouwen en die zorgt dat de productie goed verloopt. “Als ik het te zakelijk beschrijf, hebben mensen geen goed beeld van de functie of mijn bedrijf.”

Stap 2: taken en verantwoordelijkheden

Als tweede stap voeg je de taken en verantwoordelijkheden van een functie aan de functieomschrijving toe. Bedenk of het een allround baan of een specialistenfunctie is. “Noteer een week lang alle werkzaamheden die bij je opkomen bij een functie,” adviseert Nicole Barten, district manager bij uitzendorganisatie Luba.

Roodenrijs merkt dat een taakomschrijving vooral praktisch moet zijn. “In de functieomschrijving voor algemeen medewerker productie staat dat je alle voorkomende taken uitvoert. Van afwas tot deeg maken en van koeken bakken tot helpen in de winkel. Sommige werknemers weigerden bijvoorbeeld om koffie te zetten of schoon te maken, merkte ik bij mijn vorige horecazaak.” Deze discussies en irritaties wil Roodenrijs voorkomen.

Stap 3: bepaal benodigde kennis

Bij de derde stap inventariseer je welke vooropleiding of kennis iemand moet hebben om een functie goed uit te voeren. “Het zorgt voor afbakening.”

Is een bepaalde specifieke vooropleiding een harde eis? Of is het belangrijker dat iemand een bepaald werk- en denkniveau heeft? “Gevoelsmatig kun je vaak inschatten of je bijvoorbeeld een mbo’er of hbo’er zoekt”, gaat Barten verder. “Maar soms zoek je iemand met specifieke kennis, waarvoor een certificaat nodig is. Laat je voorlichten door brancheorganisaties. Of zoek online naar voorbeelden van functieprofielen in cao-gerelateerde functieboeken en check of er vereisten in staan.”

Stap 4: gewenste vaardigheden

Kijk welke vaardigheden en karaktereigenschappen (nieuwe) werknemers moeten hebben. Het helpt je ook te bepalen of iemand zich nog verder moet ontwikkelen in zijn houding en/of gedrag. Noteer deze lijst in een persoonlijk ontwikkelingsplan.

Roodenrijs zoekt liever naar het juiste karakter dan naar iemand met een diploma. “Enthousiasme, arbeidsethos en passie vind ik bepalend. We staren ons blind op ervaring terwijl het belangrijk is om naar de persoon te kijken. Het verschil tussen personen is groot. Soms wil ik een meisje van vijftien een vast contract geven. Maar dit mag niet van de Arbowet.” Zo’n kind kan meer energie en werkethos hebben dan iemand met meer ervaring.”

Barten tipt om in vacaturebanken te spitten naar vacatures in dezelfde branche. “Loop de gevraagde eigenschappen af. Heeft je gewenste werknemer de gestelde eigenschappen nodig voor de taken die je hem wilt geven? Zo ja, neem het op in de functieomschrijving.”

Stap 5: controleer je functieomschrijving

Je weet nu op welke eisen en taken de nadruk ligt. Bekijk of dit een samenhangend geheel vormt en pas het zo nodig aan.

Volgens Barten is het een valkuil om verschillende taken te combineren tot een functieomschrijving, terwijl de samenhang ontbreekt. “Je moet een technisch monteur niet vragen ook de facturatie op te pakken. Check of alle taken haalbaar zijn binnen het aantal beschikbare uren.”

Let er ook op dat je tekst inclusief is. Vermijd ‘hij’ en ‘zij’ en zorg voor een neutrale functietitel. Kies bijvoorbeeld voor ‘medewerker front office’, in plaats van ‘receptioniste’. Met dit soort aanpassingen voorkom je dat je mogelijke kandidaten buitensluit wanneer je de functieomschrijving gebruikt in vacatureteksten. 

Stap 6: werk je functieomschrijving bij

Houd je functieomschrijving actueel. “Schets een profiel dat niet alleen nu bij de inhoud van de functie past,” tipt Barten. “Maar ook hoe een functie zich verder ontwikkelt de komende tijd. Houd bijvoorbeeld rekening met veranderingen op de markt of in je bedrijf, zoals het openen van een webshop. Benoem je plannen en de daarbij horende interne wijzigingen. Zo kan in de functie van fietsenmaker nu praktische kennis nodig zijn voor het repareren van stadsfietsen. Maar met de komst van e-bikes de focus komen te liggen op technologische expertise van fietsaccu’s.”

Evalueer de functieomschrijving na een half jaar en pas deze indien nodig aan. Bijvoorbeeld als een medewerker ook extra taken oppakt binnen de functie oppakt, maar nog ontbreken in het profiel. “Bekijk tijdens beoordelingsgesprekken of de opgestelde functieomschrijving overeenkomt met waarvoor de medewerker elke dag naar zijn werk komt.”

Tip: pas een voorbeeld functieomschrijving aan aan je eigen situatie. In het pdf-bestand vind je een fictief voorbeeld.