Een werknemer ontslaan, wat kost dit?

Een overzicht van alle kosten die bij ontslaan van personeel horen. Met tips om kosten te besparen.

Sta je in je recht?

Je kunt niet zomaar een werknemer ontslaan. Als je van een werknemer af wilt, heb je een geldige reden nodig: werkweigering, verwijtbaar gedrag, reorganisatie of (gedeeltelijke) bedrijfssluiting. Check daarom eerst je rechten en plichten. En wacht niet te lang met het verzoek indienen, er gelden namelijk vervaltermijnen.

Kies een ontslagroute

Er zijn vier ontslagroutes met elk hun eigen voorwaarden en mogelijkheden.

1. Ontslag op staande voet. Dit gaat snel, maar mag alleen in bijzondere gevallen: diefstal, fraude, dronkenschap, liegen et cetera.
2. Naar de kantonrechter. Bij disfunctioneren, een arbeidsconflict of een combinatie van omstandigheden.
3. Een ontslagvergunning bij het UWV aanvragen. Bij bedrijfseconomische redenen, reorganisatie, faillissement, arbeidsongeschiktheid en massaontslag (meer dan 20 werknemers).
4. Met wederzijds goedvinden. Samen maak je een afspraak, een contract.

Kostenposten

Welke route je ook kiest, er hangt altijd een prijskaartje aan het ontslaan van personeel. Dit zijn de belangrijkste kostenposten.

1. Opzegtermijn: 1 tot 4 maanden salaris

Je hebt te maken met een opzegtermijn. Tijdens die termijn moet je het salaris doorbetalen. Hoe langer iemand bij je werkt, hoe langer de wettelijke opzegtermijn. Deze periode is minimaal één maand en maximaal vier maanden. Voor werknemers die al jaren bij je werken kan het verder oplopen. Bij een tijdelijk contract heb je geen opzegtermijn, tenzij je dit anders hebt geregeld.

Opzeggen doe je volgens het contract of de cao meestal tegen het einde van de maand. De termijn tot het einde van de maand moet je ook doorbetalen.

2. Duur van de procedure: enkele maanden salaris

Iemand ontslaan doe je niet zomaar even. Zo’n besluit nemen kost tijd. Misschien wil je iemand nog op het goede pad zien te krijgen, of ben je een ontslagdossier aan het aanleggen. Als je de beslissing om een werknemer te ontslaan eenmaal hebt genomen, kost de procedure zelf ook tijd. Bij het UWV reken je op zes weken en bij de rechtbank op acht. Zijn je stukken niet compleet, dan komen daar zo een paar maanden bij. Werknemers zoeken soms ook mogelijkheden om tijd te rekken, of om het tij te keren. Ze kunnen bezwaar maken, en daarna in beroep gaan. En al die tijd zijn ze nog in dienst. Deze proceduretijd kan wel worden afgetrokken van de opzegtermijn.

3. Eindafrekeningen: vakantiegeld en vakantiedagen

Bij einde dienstverband moet je afrekenen, en moet je alles betalen wat de werknemer nog tegoed heeft. Deze eindafrekening bestaat uit verschillende kostenposten.

• Vakantiegeld. Elke maand wordt een deel van het vakantiegeld gereserveerd. Wat de werknemer nog heeft opgebouwd moet je bij uitdiensttreding direct betalen.
• Vakantie-uren. Als de werknemer de uren niet opneemt, moet je deze uitbetalen. Deze uren bereken je naar het bruto dagloon inclusief vakantiebijslag en eventuele dertiende maand, maar exclusief extra toeslagen en pensioen. Bespreek met je werknemer of hij nog wat dagen kan opnemen.
• Bonus of 13e maand. Afspraken hierover staan in het contract of de cao. Het kan zijn dat je medewerker recht heeft op een deel daarvan.
• Onkostendeclaraties die nog niet betaald zijn, zoals reiskosten.
• Overuren die nog niet zijn uitbetaald.

De werknemer kan ook nog schulden bij jou hebben. Denk aan:

• Opleidingskosten
• Lening bij de baas
• Teveel opgenomen dagen

Uiterlijk één maand na afloop dienstverband moet je de eindafrekening uitbetalen. Te laat betalen betekent dat er extra rente bovenop komt.

4. Transitievergoeding: 1/3 maandsalaris per gewerkt jaar

Loopt het ontslag via het UWV of de kantonrechter, dan betaal je een transitievergoeding. Deze vergoeding is bedoeld als compensatie voor ontslag. Je betaalt 1/3 maandsalaris per gewerkt jaar met een maximum van 89.000 euro. Ook als je een tijdelijk contract niet verlengt, betaal je deze vergoeding. Kies je voor ontslag met wederzijds goedvinden, dan ben je niet verplicht tot een transitievergoeding. Maar een slimme werknemer vraagt wel een soortgelijk bedrag.

Met deze rekentool kun je de exacte hoogte berekenen. Gespreid betalen mag, over maximaal zes maanden. 

5. Kosten procedure: griffierecht, advocaat, mediation

Ook de procedure zelf kost je geld. Je moet er tijd insteken of hebt adviseurs nodig. Een advocaat kost tussen de 100 en 200 euro per uur. Je kunt ook een vaste prijs afspreken. Of je probeert eerst via bemiddeling of mediation uit het conflict te komen als daar sprake van is. Daarnaast vraagt het bijwerken van je loonadministratie tijd van je boekhouder of accountant.

Bij de rechtbank moet je griffierecht betalen, anders komt de zaak niet in behandeling. Dit kost 83 euro of 124 euro (voor rechtspersonen).

6. Minder zichtbare kosten

Er zijn kosten die minder zichtbaar zijn. Voor jezelf kost ontslag inregelen tijd en energie. Er kan gedoe onder de rest van je personeel ontstaan, waardoor ze minder productief zijn. Je moet misschien nieuwe medewerkers werven. Als het personeelslid dat ontslagen wordt zich ziek meldt, heb je misschien andere mensen nodig.

 

Bespaar slim op de kosten

Niet alle ontslagkosten kun je vermijden, maar met een paar slimme tips kun je deze wel beperken.

• Zorg voor een goed dossier. ‘Wie eist, bewijst’, is een bekende uitspraak onder advocaten. Zorg dat alles zwart op wit staat. Bij disfunctioneren waarschuw je mensen schriftelijk, en geef je ze de kans te verbeteren. Als je naar de kantonrechter gaat zal die altijd een verbeterplan willen zien. Ga je langs het UWV vanwege bedrijfseconomische redenen, dan vraagt UWV alle cijfers op. Zorg dat je dossier compleet is, vanaf het begin.
• Huur een deskundige in. Een advocaat voor het proces, een boekhouder of accountant voor de cijfers. Doe het alleen zelf als je de kennis en ervaring hebt.
• Kies voor snelle, korte pijn. Met de medewerker tot afspraken komen is vaak goedkoper dan een hele procedure starten. Als je bod redelijk is en een medewerker duidelijk weet dat het anders toch ontslag wordt, gaat hij vaak wel akkoord. Een medewerker houdt zo ook recht op ww.
• Communicatie is het allerbelangrijkste. Wees open en direct. Zeg wat je doet en doe wat je zegt. Ook naar de rest van je personeel geeft dit duidelijkheid.