Een functioneringsgesprek voorbereiden als werkgever

Een functioneringsgesprek heeft een ander doel dan een beoordelingsgesprek. Een beoordelingsgesprek is eenzijdig: jij vertelt je werknemer wat die goed doet en wat beter kan. Een functioneringsgesprek is juist tweezijdig: jij en je werknemer geven elkaar feedback. 

Hoe vaak? 

Hoe vaak je een functioneringsgesprek voert, bepaal je zelf. Doet je werknemer het hele jaar hetzelfde werk? Dan is één functioneringsgesprek per jaar voldoende. Verandert het werk in de loop van het jaar? Of ontwikkelt je werknemer zich? Dan zijn er meerdere functioneringsgesprekken nodig. 

Voorbereiding

Gebruik de volgende informatie over je werknemer als basis voor het functioneringsgesprek: 

• De functiebeschrijving. Hierin staat bijvoorbeeld welke verantwoordelijkheden je werknemer heeft. 
• De prestaties van je werknemer. Denk aan de resultaten van projecten, de aanwezigheid van de werknemer of verkoopcijfers.
• Feedback van collega’s en klanten. Vraag binnen je team hoe anderen met de werknemer samenwerken of bekijk beoordelingen van klanten. Verzamel daarnaast voorbeelden van dingen die je in je werknemer waardeert en benoem waar je nog verbeterkansen ziet. 

Vragen functioneringsgesprek

Stel de volgende vragen aan je werknemer tijdens het functioneringsgesprek: 

• Wat ging er goed afgelopen jaar? 
• Welke doelen heb je behaald? 
• Wat ging er minder goed? 
• Wat wil je komend jaar verbeteren? 
• Hoe gaat de samenwerking met collega’s? 
• Wat wil je voor extra taken binnen je functie? 
• Wat wil je leren? 
• Wat is je droombaan? 

Verslag voor personeelsdossier

Verwerk het functioneringsgesprek in een verslag. Dit is niet verplicht, maar wel verstandig. Mocht er ooit een conflict ontstaan tussen jou en je werknemer en jullie belanden in een rechtszaak, dan heb je een gespreksverslag nodig als bewijs.

Voeg het gespreksverslag toe aan een personeelsdossier over je werknemer. Een personeelsdossier is wel verplicht. 

Verbeterpunten werknemer

Als werknemers niet goed presteren, moet je ze de kans geven om te verbeteren. Bespreek de verbeterpunten tijdens een functioneringsgesprek en maak samen een verbeterplan. Voldoet je werknemer daarna nog steeds niet aan de eisen van de functie? Dan kun je dit gebruiken om de werknemer te ontslaan. 

Personeelshandboek

Heb je een personeelshandboek? Communiceer daarin dan naar je werknemers hoe vaak en wanneer je functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken voert. Benoem ook wat je op deze momenten bespreekt en welke gevolgen dit heeft. Zo voorkom je onduidelijkheden.