Combineer de voordelen van thuis en op kantoor werken

Sommige mensen bleken thuis productiever te zijn; anderen verlangen juist terug naar kantoor. Combineer het beste van twee werelden door de voordelen van thuiswerken aan te bieden op kantoor, en andersom. Denk bijvoorbeeld aan flexibele werktijden, concentratiewerkplekken en een inloopspreekuur.

De voordelen van thuiswerken

Volgens een onderzoek van het Planbureau voor de Leefomgeving (2021) is de productiviteit van het thuiswerken te danken aan de volgende factoren:

Een comfortabele thuiswerkplek

Een groot deel van de thuiswerkers dat meedeed aan het onderzoek geeft aan zich op de thuiswerkplek beter te kunnen concentreren. Ze kunnen de plek zelf indelen en worden minder vaak afgeleid door collega’s met vragen, geklets en geluidsoverlast.

Flexibele werktijden

Thuiswerkers geven ook aan beter te kunnen werken dankzij de flexibele werktijden. Ze werken nu wanneer het aansluit op hun biologische ritme en privésituatie. Het geeft ze de ruimte om tussendoor even te wandelen of de tandarts te bezoeken. Ze werken meer op momenten dat het voor hen past, en daarom krijgen ze meer werk gedaan.

Reistijd

Sommige thuiswerkers geven aan dat het wegvallen van de reistijd bijdraagt aan hun productiviteit. Voor sommige thuiswerkers vallen bijvoorbeeld reistijd in de auto en extra filetijd weg. Werknemers maken in deze vrijgekomen tijd extra werkuren, slapen langer, sporten vaker of voeren huishoudelijke taken uit. De extra ruimte die hierdoor ontstaat zorgt voor zowel mentaal als fysiek fitter personeel.

Minder CO2-uitstoot en lagere reiskosten

Als je personeel thuiswerkt, hoeven zij niet te reizen en dat resulteert in minder CO2-uitstoot. Daarnaast scheelt het jou als werkgever reiskosten- of kilometervergoeding. Lees meer over duurzaam woon-werkverkeer.

Betere werk-privébalans

Thuiswerken kan bovendien zorgen voor een betere werk-privébalans. In het onderzoek van het Planbureau voor Leefomgeving komt naar voren dat sommige thuiswerkers bijvoorbeeld een uurtje langer kunnen slapen door de wegvallende reistijd of wat meer tijd met hun kinderen kunnen doorbrengen.

De voordelen van werken op kantoor

Sommige werknemers werken juist beter op kantoor. Dat heeft verschillende redenen.

Betere werk-privébalans

De werk-privébalans kan zowel goed als slecht uitpakken bij thuiswerken. Denk bijvoorbeeld aan werknemers met kinderen of werknemers die geen aparte werkplek in huis hebben. Zij kunnen zich beter concentreren op het werk op kantoor. Bovendien is het voor hen eenvoudiger werk en privé gescheiden te houden als ze op kantoor werken.

Extra begeleiding

Volgens een onderzoek van ZDNet zijn vooral jongere werknemers productiever op kantoor. Dit heeft te maken met extra begeleiding door fysieke aanwezigheid. Op kantoor kunnen ze eenvoudiger een collega aantikken voor een korte vraag.

Toegankelijkheid van systemen en data

Op kantoor hebben veel werknemers betere toegang tot systemen, data of zelfs wifi. Dat zorgt ervoor dat zij op kantoor prettiger en productiever werken dan vanuit huis.

Creëer een beetje ‘thuis’ op kantoor

Als je werknemers wilt stimuleren om meer naar kantoor te komen, kun je volgens een onderzoek van Center For People het kantoor aantrekkelijker maken met de volgende 4 aanpassingen:

Creëer meer concentratieplekken

Creëer kleinere werkruimtes en, indien mogelijk, enkele individuele afzonderingsplekken. Voor wie niet zoveel ruimte tot zijn beschikking heeft, kunnen geluidsdichte cabines een uitkomst bieden.

Houd vast aan flexibel werken

Geef werknemers ook op kantoordagen flexibele werktijden. Verruim bijvoorbeeld de kantoortijden, zodat medewerkers die vroeger of later willen beginnen dit kunnen doen. Laat ze vervolgens, als de werkzaamheden het toelaten, zelf hun werkuren flexibel indelen. De meeste mensen werken minder productief met exacte werk- en pauzetijden.

Reorganiseer de regels rondom reistijd

Bied je medewerkers op kantoordagen de mogelijkheid om tijdens het reizen te werken en tel dit als werktijd. Stimuleer bijvoorbeeld reizen met het openbaar vervoer. Met een laptop en internet-hotspot in de trein kom je een heel eind.

Bied thuiswerkers de voordelen van kantoor

Andersom kun je als werkgever ook de thuiswerksituatie aangenamer maken voor werknemers.

Inloopspreekuur

Voor werknemers die thuis werken, ligt de drempel om de korte vraag te stellen wat hoger. De telefoon ’oppakken’ (of: inbellen) is tenslotte een extra handeling. Als werkgever of manager kun je een inloopspreekuur inplannen om kleine vragen te bundelen.

Toegankelijkheid systemen

Zorg dat je werknemers thuis toegang hebben tot alle systemen of schaf programma’s aan die het thuiswerken makkelijker maken. Sinds 1 januari 2022 geldt een gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten, waarmee je de thuiswerkkosten onbelast kunt vergoeden aan je werknemers.

Hybride werken: de perfecte combinatie

Een groot deel van kantoorwerkers geeft de voorkeur aan de combinatie van thuiswerken en werken op kantoor. Dat kan in verschillende vormen, die elk afhankelijk zijn van beschikbare werkplekken en behoeftes van de werknemers. Door te praten met je werknemers en je te verdiepen in de verschillende hybride  werkvormen, kun je werkafspraken maken en de werkomgeving aanpassen op de behoeften van je werknemers. Zo creëer je de meest productieve werkomgeving.

Wet- en regelgeving

Let op: als een werknemer vraagt om aanpassingen van de werktijden of werkplek, ben je wettelijk verplicht in ieder geval de mogelijkheden daartoe te onderzoeken, tenzij er een bedrijfs- of dienstbelang op het spel staat. Dit is vastgelegd in de Wet Flexibel Werken.

Het is daarnaast verboden productiviteit van je personeel te monitoren. Dit is geregeld in de privacywetgeving. Met het monitoren van productiviteit wordt bijvoorbeeld het meten van aantal verstuurde e-mails, geplande meetings of tijd online bedoeld. Hier bestaat tegenwoordig software voor, maar om gebruik te maken daarvan moet je als werkgever kunnen aantonen waarom het bedrijfsbelang zwaarder weegt dan de privacy van de werknemer.