Combineer de voordelen van thuis en op kantoor werken

Een groot deel van kantoorwerkers geeft de voorkeur aan de combinatie van thuiswerken en werken op kantoor. Oftewel, hybride werken. Dat kan in verschillende vormen. Welke vorm bij jouw bedrijf past hangt af van beschikbare werkplekken, behoeftes van de werknemers maar ook het team- en bedrijfsbelang. Door te praten met je werknemers en je te verdiepen in de verschillende hybride werkvormen, kun je werkafspraken maken en de werkomgeving aanpassen op de behoeften van je werknemers.

Vier manieren om hybride te werken

Dit zijn vier opties om hybride te werken die je kunt toepassen in jouw bedrijf.

1. Iedereen komt tegelijk naar kantoor, maar niet altijd. Dit is duidelijk, maar houdt geen rekening met persoonlijke wensen. 
2. Er is altijd een helft van het personeel op kantoor, maar ze wisselen elkaar af. Dit zorgt voor rust, maar kan slecht zijn voor teambuilding.
3. Mensen komen naar kantoor als hun werk dat vraagt. Dit is flexibel, maar werkt alleen als er goede afspraken over gemaakt worden.
4. Mensen komen naar kantoor op basis van hun functie of team. Dit is duidelijk, maar kan ongelijkheid veroorzaken.

De voordelen van thuiswerken 

De productiviteit van het thuiswerken is te danken aan de volgende factoren:

Een comfortabele thuiswerkplek

Een groot deel van de thuiswerkers geeft aan zich op de thuiswerkplek beter te kunnen concentreren. Ze kunnen de plek zelf indelen en worden minder afgeleid.

Flexibele werktijden

Thuiswerkers geven ook aan beter te kunnen werken dankzij de flexibele werktijden. Ze werken nu wanneer het aansluit op hun biologische ritme en privésituatie. Het geeft ze de ruimte om tussendoor even te wandelen of de tandarts te bezoeken. Ze werken meer op momenten dat het voor hen past, en daarom krijgen ze meer werk gedaan.

Werk-privébalans

Thuiswerken kan bovendien zorgen voor een betere werk-privébalans. Thuiswerkers kunnen bijvoorbeeld een uurtje langer slapen door de wegvallende reistijd of meer tijd met hun kinderen doorbrengen. De tijdwinst zorgt voor zowel mentaal als fysiek fitter personeel. Sommige thuiswerkers geven aan dat het wegvallen van de reistijd ze productiever maakt.

Minder CO2-uitstoot en lagere reiskosten

Als je personeel thuiswerkt, hoeft het niet te reizen en dat zorgt voor minder CO2-uitstoot. Daarnaast scheelt het jou als werkgever reiskosten- of kilometervergoeding. Lees meer over duurzaam woon-werkverkeer.

De voordelen van werken op kantoor

Sommige werknemers werken juist beter op kantoor. Dat heeft verschillende redenen.

Extra begeleiding

Uit onderzoek blijkt dat vooral minder ervaren werknemers productiever zijn op kantoor. Dit heeft te maken met extra begeleiding door fysieke aanwezigheid. Op kantoor kunnen ze eenvoudiger een collega aantikken voor een korte vraag.

Werk-privébalans

De werk-privébalans kan ook slecht uitpakken bij thuiswerken. Denk bijvoorbeeld aan werknemers met kinderen of werknemers die geen aparte werkplek in huis hebben. Zij kunnen zich beter concentreren op het werk op kantoor. Bovendien is het voor hen eenvoudiger werk en privé gescheiden te houden als ze op kantoor werken.

Creëer een beetje ‘thuis’ op kantoor

Als je wilt dat je werknemers meer naar kantoor komen, kun je dat aantrekkelijker maken met de volgende vier aanpassingen:

Creëer meer concentratieplekken

Creëer kleinere werkruimtes en, indien mogelijk, enkele individuele afzonderingsplekken. Wie niet over zoveel ruimte beschikt, kan voor geluidsdichte cabines kiezen.

Houd vast aan flexibel werken

Geef werknemers ook op kantoordagen flexibele werktijden. Verruim bijvoorbeeld de kantoortijden, zodat medewerkers vroeger of later kunnen beginnen. Laat ze vervolgens, als de werkzaamheden het toelaten, zelf hun werkuren flexibel indelen. De meeste mensen werken minder productief met exacte werk- en pauzetijden.

Pas de regels aan rondom reistijd

Bied je medewerkers op kantoordagen de mogelijkheid om tijdens het reizen te werken. Moedig bijvoorbeeld reizen met het openbaar vervoer aan. Met een laptop en internet-hotspot in de trein kom je een heel eind.

Bied thuiswerkers de voordelen van kantoor

Andersom kun je als werkgever ook de thuiswerksituatie aangenamer maken voor werknemers.

Start samen de dag

Voor werknemers die thuis werken, ligt de drempel om de korte vraag te stellen wat hoger. Als werkgever of manager kun je een dagstart met het team inplannen om samen de planning door te nemen en vragen te bespreken.

Toegankelijkheid systemen

Zorg dat je werknemers thuis toegang hebben tot alle systemen of zorg voor programma’s die het thuiswerken makkelijker maken. Met de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten vergoed je onbelast de thuiswerkkosten aan je werknemers.

Wet- en regelgeving

Als een werknemer vraagt om aanpassingen van de werktijden of werkplek, ben je wettelijk verplicht te onderzoeken of dat mogelijk is. Tenzij dat ingaat tegen een bedrijfs- of dienstbelang. Dit is vastgelegd in de Wet Flexibel Werken.

Het is daarnaast verboden productiviteit van je personeel te controleren. Dit is geregeld in de privacywetgeving. Je mag dus niet het aantal verstuurde e-mails, geplande overleggen of tijd online meten. Hier bestaat software voor, maar om dat te mogen gebruiken moet je als werkgever aantonen waarom het bedrijfsbelang zwaarder weegt dan de privacy van de werknemer.