Als eenmanszaak personeel aannemen: dit moet je weten

Als je voor het eerst werkgever wordt, krijg je nieuwe taken, verplichtingen, risico’s en verantwoordelijkheden. Gebruik de checklist Voor het eerst personeel aannemen. Zo weet je zeker dat jij alles goed geregeld hebt en voldoet aan de regels wanneer je voor het eerst personeel aanneemt. 

Lees hieronder acht vragen die het vaak binnenkomen bij het KVK-adviesteam.

1. Kan ik als eenmanszaak personeel aannemen?
2. Wat kost personeel?
3. Wat zijn mijn verplichtingen als werkgever?
4. Hoe weet ik of mijn bedrijf onder een cao valt?
5. Wat moet ik opnemen in een arbeidscontract?
6. Kan ik ook tijdelijk personeel aannemen?
7. Waar moet ik op letten met de wet DBA?
8. Waar vind ik personeel?

1. Kan ik als eenmanszaak personeel aannemen?

Je mag als eenmanszaak personeel aannemen. Een eenmanszaak is een rechtsvorm waarbij jij de enige verantwoordelijke bent voor het bedrijf. Er is dus maar één eigenaar. Wanneer je personeel krijgt, blijft je rechtsvorm hetzelfde. Er zit geen limiet aan het aantal medewerkers dat je in dienst mag nemen als eenmanszaak.

Risico’s bij een eenmanszaak
Als eenmanszaak met personeel heb je extra financiële risico’s. Want je bent als enige verantwoordelijk voor je bedrijf en je bent privé aansprakelijk voor schulden. Stel dat je medewerker een bedrijfsongeval krijgt, langdurig ziek wordt, arbeidsongeschikt raakt of je komt in een arbeidsconflict, dan krijg je ineens hoge kosten die je zelf moet betalen. Als je dat zakelijk niet lukt, dan moet je dit betalen van je privévermogen. Om de risico’s te verlagen kun je:

• een verzekering nemen
  Je kunt je verzekeren tegen bepaalde werknemersrisico’s, denk bijvoorbeeld aan een verzuimverzekering. Lees meer over deze en andere werknemersverzekeringen.
• van rechtsvorm veranderen
  De rechtsvorm bepaalt onder andere de aansprakelijkheid voor schulden van je bedrijf en je belastingverplichtingen. Met een besloten vennootschap (bv) ben je bijvoorbeeld niet persoonlijk aansprakelijk voor schulden. Lees meer over rechtsvormen.

2.Wat kost personeel?

Personeel kost meer dan alleen het brutoloon. Denk aan secundaire arbeidsvoorwaarden, werknemersverzekeringen en sociale premies. Vraag je boekhouder of accountant wat een eerste werknemer je kost en oplevert. 

Personeel aannemen via een subsidie of regeling
Er zijn verschillende subsidies en tegemoetkomingen voor het aannemen van personeel. Zo kun je mogelijk gebruikmaken van het loonkostenvoordeel (LKV) of loonkostensubsidie als je stagiaires, werknemers ouder dan 56 jaar of werknemers met een arbeidsbeperking aanneemt.

Lees meer over subsidies en tegemoetkomingen voor werkgevers.

3. Wat zijn mijn verplichtingen als werkgever?

De belangrijkste verplichtingen en regels wanneer je voor het eerst personeel gaat aannemen zijn:

• Aanmelden bij de Belastingdienst
  Meld je aan als werkgever en ontvang een loonheffingsnummer. Dit nummer heb je nodig, omdat je loonheffingen moet inhouden op het salaris van je werknemer en aangifte moet doen.
• Arbeidscontract opstellen
  Zorg voor een duidelijk arbeidscontract met afspraken over loon, werktijden, en andere voorwaarden.
• Aanmelden bij Kamer van Koophandel (KVK)
  Geef aan KVK door dat je personeel in dienst neemt via het wijzigingsformulier aan KVK . Als een opdrachtgever dan een uittreksel opvraagt, kloppen je gegevens.
• Personeelsadministratie: Houd een goede administratie bij van alle personeelszaken.
• Arbeidsomstandigheden: Zorg voor een veilige en gezonde werkomgeving.
• Identiteitscontrole: Controleer de identiteit van je werknemer en bewaar een kopie van het identiteitsbewijs.
• Pensioenregeling: Bied een pensioenregeling aan als dit verplicht is in jouw sector.

Lees meer over welke regels en verplichtingen je hebt als je personeel wilt aannemen.

4. Hoe weet ik of mijn bedrijf onder een cao valt?

In de volgende gevallen moet je een cao toepassen:

• Als je de cao zelf hebt afgesloten met de vakbonden.
• Als je lid bent van een werkgeversorganisatie die een cao heeft afgesloten.
• Als het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid een cao algemeen verbindend heeft verklaard voor jouw branche.

Cao opzoeken

Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft een overzicht van geldende cao's. Daarin lees je of jouw bedrijf onder een cao valt.

5. Wat moet ik opnemen in een arbeidscontract?

In een arbeidscontract leg je afspraken die je maakt met je werknemers schriftelijk vast. De meest voorkomende arbeidsvoorwaarden zijn:

• arbeidsduur
• salaris
• inhoudingen en verrekeningen op het salaris
• werktijden
• vakantie- en feestdagen
• vakantiegeld

Cao

Vaak staan de arbeidsvoorwaarden al vast in een cao. Als de cao en een arbeidsovereenkomst elkaar tegenspreken, geldt wat er in de cao staat. Je kunt aanvullende afspraken maken over bijvoorbeeld een reiskostenvergoeding of een prestatiebonus.

Geen cao

Is op jouw bedrijfstak geen cao van toepassing? Spreek dan zelf arbeidsvoorwaarden af met je medewerkers. Sommige arbeidsvoorwaarden, zoals het salaris en het aantal vakantiedagen, zijn verbonden aan een wettelijk minimum. 

6. Kan ik ook iemand tijdelijk of flexibel aannemen?

Heb je seizoenspieken of alleen tijdelijk meer werk? Dan kan een tijdelijk personeelslid, oproepkracht of het inhuren van een zzp’er een oplossing zijn. Er zijn verschillende soorten arbeidsovereenkomsten en mogelijkheden. Bepaal in drie stappen wat het beste bij jouw situatie aansluit.

7. Waar moet ik op letten met de wet DBA?

Denk je erover na om een zzp’er in te huren voor een opdracht? Voorkom dan schijnzelfstandigheid (Wet DBA). Bepaal goed of iemand ook echt zelfstandig voor jou werkt of dat die eigenlijk een werknemer is. Het is bijvoorbeeld belangrijk dat de zzp'er zelf de uren kan bepalen, geen vaste uren werkt en niet dezelfde werkzaamheden doet als werknemers die bij jouw in loondienst werken. Let daarnaast ook op andere punten die te maken hebben met gezag en zelfstandigheid:

• Gezagsverhouding:

Je mag als opdrachtgever niet precies zeggen hoe iemand het werk moet doen. Als je een schilder inhuurt, mag je zeggen welke kleur je wilt, maar niet hoe die moet schilderen.

• Zelfstandigheid:

De zelfstandige moet eigen spullen gebruiken en niet helemaal opgaan in jouw bedrijf. Een freelance fotograaf gebruikt bijvoorbeeld een eigen camera en werkt niet elke dag op jouw kantoor.

• Duur en aard van de opdracht:

Korte en specifieke opdrachten zijn beter. Lange opdrachten kunnen lijken op een vaste baan. Een webdesigner maakt een website voor jou in drie maanden, maar werkt daarna niet nog langer voor jou om teksten te schrijven of andere content te maken voor je website.

• Controle en toezicht:

Je mag niet te veel controleren hoe iemand zijn werk doet. Een tekstschrijver levert teksten aan, en jij beoordeelt alleen het eindresultaat, niet elke stap van het schrijfproces.

Tips:

• Contracten: zorg dat je duidelijke afspraken op papier hebt.
• Evalueren: kijk regelmatig of je nog aan de regels voldoet.
• Twijfel je? Gebruik dan de online keuzehulp van de overheid.

Kijk voor meer informatie op Wet DBA: voorkom schijnzelfstandigheid

8. Hoe vind ik personeel?

Ga aan de slag met het werven van personeel met de volgende artikelen en stappenplannen:

• Maak een functieomschrijving in 6 stappen 
• Stel een vacature op in 7 stappen
• Ontdek 11 (on)gewone manieren om personeel te werven
• Bereid je goed voor op het sollicitatiegesprek 
• Bied goede arbeidsvoorwaarden

Wanneer is het tijd voor personeel?

Wat is een goed moment om personeel aan te nemen? Waar vind je personeel en wat zet je in een vacaturetekst? Hoe weet je of je je eerste medewerker kunt betalen? Drie ondernemers delen hun ervaringen in de video hieronder.