Als eenmanszaak personeel aannemen: dit moet je weten

Als je voor het eerst werkgever wordt, krijg je te maken met allerlei nieuwe taken. Hoe zorg je voor een soepele overgang van ondernemer naar werkgever? Met de checklist Voor het eerst personeel aannemen vink je de belangrijkste zaken af, zodat je zeker weet dat jij alles goed geregeld hebt en voldoet aan alle regels wanneer je voor het eerst personeel aanneemt. 

Lees hieronder zeven vragen die het vaakst binnenkomen bij het KVK-adviesteam.

1. Moet ik ergens melden dat ik werkgever word?
2. Kan ik als eenmanszaak personeel aannemen?
3. Hoe weet ik of mijn bedrijf onder een cao valt?
4. Wat moet ik opnemen in een arbeidscontract?
5. Hoe lang mag de proeftijd zijn?
6. Mag ik personeel uit het buitenland aannemen?
7. Kan ik personeel aannemen via een subsidie of regeling?

1. Moet ik ergens melden dat ik werkgever word?

Ja, wanneer je voor het eerst een werknemer aanneemt, moet je je als werkgever registreren bij de Belastingdienst en KVK. Dit doe je zo:

• Meld je eerst aan als werkgever bij de Belastingdienst. Je ontvangt dan automatisch een loonheffingsnummer. Dit nummer heb je nodig, omdat je loonheffingen moet inhouden op het salaris van je werknemer en aangifte moet doen.
• Vervolgens geef je via dit wijzigingsformulier aan KVK door dat je personeel in dienst neemt. Als een opdrachtgever dan een uittreksel opvraagt, kloppen je gegevens.

2. Kan ik als eenmanszaak personeel aannemen?

Ja, je mag als eenmanszaak personeelsleden aannemen. Hier zit geen limiet aan. Een eenmanszaak is een rechtsvorm waarbij jij, als natuurlijk persoon van vlees en bloed, de enige verantwoordelijke bent voor de leiding van je bedrijf. Wanneer je personeel krijgt, blijft je rechtsvorm hetzelfde. 

Verplichtingen en risico’s

Als eenmanszaak ben je privé verantwoordelijk voor het bedrijf en eventuele schulden. Wanneer je werknemers een arbeidsovereenkomst aanbiedt, ben je dus ook persoonlijk aansprakelijk voor het nakomen van de verplichtingen rondom uitbetalingen van het loon en de loonheffingen. Het is daarom verstandig om te kijken naar de verplichtingen en risico’s van personeel aannemen, zodat je niet met persoonlijke financiële problemen komt te zitten. Bereken onder meer  wat een eerste werknemer je kost  en of je dit kunt betalen.

3. Hoe weet ik of mijn bedrijf onder een cao valt?

In een cao leggen werkgevers- en werknemersorganisaties afspraken vast over lonen en andere arbeidsvoorwaarden. Een cao geldt per onderneming of bedrijfstak. In de volgende gevallen moet je een cao toepassen:

• Als je de cao zelf hebt afgesloten met de vakbonden.
• Als je lid bent van een werkgeversorganisatie die een cao heeft afgesloten.
• Als het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid een cao algemeen verbindend heeft verklaard voor jouw branche.

Cao opzoeken

Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft een overzicht van geldende cao's. Daarin lees je of jouw bedrijf onder een cao valt.

4. Wat moet ik opnemen in een arbeidscontract?

In een arbeidscontract leg je afspraken die je maakt met je werknemers schriftelijk vast. De meest voorkomende arbeidsvoorwaarden zijn:

• arbeidsduur
• salaris
• inhoudingen en verrekeningen op het salaris
• werktijden
• vakantie- en feestdagen
• vakantiegeld

Cao

Vaak staan de arbeidsvoorwaarden al vast in een cao. Als de cao en een arbeidsovereenkomst elkaar tegenspreken, geldt wat er in de cao staat. Je kunt aanvullende afspraken maken over bijvoorbeeld een reiskostenvergoeding of een prestatiebonus.

Geen cao

Is op jouw bedrijfstak geen cao van toepassing? Spreek dan zelf arbeidsvoorwaarden af met je medewerkers. Sommige arbeidsvoorwaarden, zoals het salaris en het aantal vakantiedagen, zijn verbonden aan een wettelijk minimum. 

5. Hoe lang mag de proeftijd zijn?

Wanneer de arbeidsovereenkomst van je medewerker zes maanden of langer duurt, kun je een proeftijd afspreken. Dit is een soort kennismakingsperiode. Tijdens deze periode mogen zowel jij als je werknemer per direct de arbeidsovereenkomst opzeggen. Een proeftijd is pas geldig als je het schriftelijk vastlegt en is niet verplicht.

Maximale duur van de proeftijd:

• Bij tijdelijke contracten tot twee jaar of bij contracten zonder einddatum duurt de proeftijd niet langer dan een maand.
• Bij een vast contract of een tijdelijk contract langer dan twee jaar duurt de proeftijd maximaal twee maanden.
• Bij een contract korter dan zes maanden geldt geen proeftijd.

Lees meer over de verschillen in arbeidscontracten. 

6. Mag ik personeel uit het buitenland aannemen?

Ja, je mag vanuit een Nederlands bedrijf personeel uit het buitenland aannemen. Buitenlands personeel kan een uitkomst zijn, bijvoorbeeld als je vanwege de krapte op de arbeidsmarkt in Nederland geen geschikt personeel kunt vinden of wanneer je veel zaken doet met het desbetreffende land.

Neem je personeel uit het buitenland aan? Dan krijg je te maken met extra verplichtingen en regelgeving. Zo ben je verplicht om eerst personeel binnen Europa te werven, voordat je buiten de Europese grenzen kijkt. Ook krijg je in de meeste gevallen te maken met een werkvergunning.

Wil je meer weten over buitenlands personeel? Lees acht tips voor het werven van  buitenlands personeel.

7. Kan ik personeel aannemen via een subsidie of regeling?

Ja, er zijn verschillende subsidies en tegemoetkomingen voor het aannemen van personeel. Zo kun je wellicht gebruikmaken van het loonkostenvoordeel (LKV), het lage-inkomensvoordeel (LIV) en de loonkostensubsidie als je stagiaires, werknemers ouder dan 56 jaar of werknemers met een arbeidsbeperking aanneemt.

Het is ook mogelijk om te kiezen voor iemand met een UWV-uitkering. Je kunt deze werknemer een proefplaatsing van twee maanden aanbieden met behoud van zijn uitkering. Je betaalt in deze periode geen loon. Bij goed functioneren kun je de werknemer een arbeidsovereenkomst aanbieden.

Lees meer over subsidies en tegemoetkomingen voor werkgevers.

Voor het eerst personeel aannemen

Waar moet je allemaal aan denken wanneer je voor het eerst personeel aanneemt? Bekijk de video hieronder.