Registers in Europa

  • Bijgewerkt 29 augustus 2024
  • 3 min
  • Internationaal, Veilig zakendoen

Bijna alle Europese landen hebben een eigen register waarin de gegevens van bedrijven en organisaties staan. De meeste kun je ook online bekijken.

Soms houdt een kamer van koophandel het bedrijvenregister bij zoals in Nederland, en soms doet een handelsrechtbank of ministerie dit. Ook komt het voor dat het bewaren van informatie over de geldzaken van bedrijven (zoals jaarrekeningen) weer bij andere organisaties ligt. De regels kunnen per land verschillen.

Gegevens in buitenlandse registers

De landen die horen bij deEuropese Economische Ruimte (EER)hebben afgesproken dat ze voor bv’s en nv’sdezelfde basisgegevens in hun registers zetten. In veel EER-landen zijn bv’s en nv’s ook de enige soorten bedrijven die in de registers staan. De Europese landen die niet bij de EER horen, hebben bijna allemaal een vergelijkbaar register.

Het is dus vaak moeilijk om gegevens te vinden van bijvoorbeeld buitenlandse eenmanszaken, verenigingen en stichtingen. Heeft een buitenlandse onderneming een winkel of kantoor in Nederland? Dan moet die in het Nederlandse handelsregister staan. Als een Nederlands bedrijf een vestiging in het buitenland heeft, moet die vestiging in het register van dat land staan.

Zoeken in Europese registers

Op de site van European e-Justicezoek je in Europese handelsregisters naar vennootschappen (bv's en nv's). European e-Justice is onderdeel van de Europese Commissie. Het is de bedoeling dat je uiteindelijk met één zoekopdracht in alle landen binnen de EER kunt zoeken, maar nog niet alle landen ondersteunen dit.

Rechtszekerheid

Door bedrijfsinformatie op te zoeken in zo’n buitenlands register, krijg je een beter beeld van je zakenpartner: wat voor bedrijf is het, hoeveel vestigingen (winkels of kantoren) heeft het, wie is de persoon die contracten mag tekenen namens het bedrijf?

Een officieel document, bijvoorbeeld een uittreksel uit zo’n register, geeft je rechtszekerheid. Dat betekent dat je sterker staat als je ooit in een rechtszaak terechtkomt met dit bedrijf. Je mag er namelijk in de meeste gevallen van uitgaan dat de gegevens in zo'n register kloppen. Het uittreksel bewijst wat de situatie was toen je zaken ging doen.

Op zo’n document staat vaak een stempel of sticker van de organisatie die het uitgeeft, die laat zien dat het document echt is. Daarnaast moet je zo’n document meestal nog laten ‘legaliseren’: dan vraag je de daarvoor verantwoordelijke organisatie in het land waar je zakendoet (meestal de rechtbank), om officieel vast te stellen dat het document geldig is. Dat heet een apostille.

Jaarcijfers

Voor het bekendmaken van jaarcijfers en financiële rapportages zijn binnen de EER afspraken gemaakt. Het verschilt per land of bedrijven deze ‘jaarstukken’ moeten vastleggen bij het register of bij een andere organisatie. Je moet dus voor elk land uitzoeken waar je die informatie kunt bekijken of opvragen.

De jaarcijfers en rapportages van vennootschappen binnen de EER vind je op de site van European e-Justice. Een buitenlandse rechtspersoon die in Nederland is ingeschreven, moet deze informatie publiceren bij het Handelsregister in Nederland.

Overzicht van registers in Europa

Vennootschappen in de EER-landen

Registers in de EU-landen

Registers in overige Europese landen