Dit moet je weten over je gegevens in het Handelsregister

In het Handelsregister controleer je met wie je zakendoet, of een bedrijf failliet is en wie mag tekenen namens een organisatie. Dat maakt zakendoen veiliger.

KVK legt verschillende gegevens vast, zoals de bedrijfsnaam, de contactgegevens en informatie over bepaalde personen die besluiten nemen namens een bedrijf of organisatie. Elke inschrijving krijgt een uniek KVK-nummer.

Informatie opvragen

Je kunt bedrijven en organisaties in het Handelsregister zoeken op handelsnaam, adres of KVK-nummer. Deze ‘basisinformatie’ kun je gratis vinden. Wil je een document met uitgebreidere informatie, zoals een uittreksel Handelsregister of jaarrekening, dan kost dat geld.

Openbare gegevens

De meeste gegevens zijn openbaar zodat iedereen kan achterhalen of een bedrijf bestaat, wie verantwoordelijk is en vanuit welke plaats het bedrijf werkt. In het register staan alle bedrijven en organisaties die nu actief zijn, maar ook die gestopt zijn. Dat laatste is bijvoorbeeld handig als je wil weten wie er verantwoordelijk is voor het terugbetalen van schulden uit het verleden.

Openbare gegevens zijn onder andere:

• naam van het bedrijf of de organisatie
• contactgegevens zoals bezoekadres, telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres en internetadres
• gegevens van vestigingen
• functionarissen en tekenbevoegden
• curator bij een faillissement
• aantal medewerkers
• bedrijfsactiviteit
• rechtsvorm
• startdatum
• nevenvestigingen

Niet-openbare gegevens

In het Handelsregister staan bezoekadressen maar ook woonadressen. Het bezoekadres is de plaats waar je bedrijf of organisatie de activiteiten uitvoert. Je woonadres is normaal gezien niet openbaar.

Soms is het bedrijfsadres hetzelfde als je woonadres. Denk aan de bakker die boven de bakkerij woont, een adviseur met een kantoor op zolder of de kapper die thuis knipt. In die situaties staat in het Handelsregister je woonadres dus genoemd als bezoekadres.

Heb je een eenmanszaak of zit je in een situatie van bedreiging of waarschijnlijke dreiging? Dan kun je het bezoekadres laten weghalen uit het Handelsregister. ‘Afschermen’ heet dat ook wel.

Het kan zijn dat er privéadressen in het Handelsregister staan van mensen die een belangrijke rol hebben in je bedrijf of organisatie, zoals eigenaars of bestuurders. Dan is het goed om te weten dat bijna al die privéadressen afgeschermd zijn. Behalve één: het woonadres van de persoon die de administratie van het bedrijf of de organisatie bewaart, dat is wel openbaar.

Wie heeft er toegang?

Gegevens die niet openbaar zijn, zoals woonadressen of afgeschermde bezoekadressen, zijn alleen beschikbaar voor mensen die toestemming hebben om deze te bekijken. Denk aan advocaten, notarissen of deurwaarders. De afspraken hierover staan uitgelegd in de Handelsregisterwet. Ook medewerkers van bijvoorbeeld de politie of de FIOD (die belastingfraude opspoort) hebben toegang als ze verdachte zaken onderzoeken.

Ongewenste reclame voorkomen

Sommige bedrijven en organisaties gebruiken de openbare gegevens voor reclame en marketing. Dat kan vervelend zijn: je zit mogelijk niet te wachten op ongewenste post of e-mails, verkoop via de telefoon of aan de deur. Vaak zijn deze acties zelfs verboden als je geen toestemming hebt gegeven. Valt een bedrijf je lastig via de telefoon, dan kun je bezwaar maken bij de Autoriteit Consument & Markt (ACM). Wil je minder post en verkoop aan de deur? Zet dan de non-mailing-indicator aan in het Handelsregister.