Autorisaties voor Handelsregister en UBO-register

Ben je advocaat, notaris, deurwaarder of werk je bij een overheidsorganisatie? Dan mag je beschermde gegevens soms wel zien en gebruiken voor bepaalde delen van je werk. Dat geldt ook voor medewerkers van Wwft-partijen: organisaties die witwassen van geld en terrorisme moeten tegenhouden.

KVK gaat voorzichtig en precies met persoonsgegevens om. We zorgen dat alleen mensen met de juiste toestemming ze kunnen bekijken. Deze dingen kun je regelen bij KVK:

• Autorisatie Handelsregister
• Autorisatie UBO-register
• Intrekken autorisatie
• Terugmelden

Autorisatie Handelsregister

Je kunt op twee manieren toegang krijgen tot niet-openbare en/of afgeschermde gegevens in het Handelsregister: door in te loggen op kvk.nl of via KVK Dataservice. Met KVK Dataservice sluit je de systemen van je organisatie direct aan op het Handelsregister.

Soorten autorisaties

Er zijn verschillende soorten autorisaties. Deze geven allemaal toegang tot verschillende soorten gegevens in het Handelsregister.

IPA: Inzien Privé Adressen

Je ziet dan:

• niet-openbare en afgeschermde woonadressen (privéadressen) van eigenaren, vennoten, maten en functionarissen
• afgeschermde bezoekadressen van bedrijven of organisaties
• niet openbare telefoonnummers van bedrijven of organisaties

IPP: Inzien Privacygevoelige Persoonsgegevens

Je ziet dan, als je toegang vraagt via kvk.nl, de niet-openbare persoonsgegevens: geboorteplaats en geboorteland van eigenaren, vennoten, maten en functionarissen.

Je ziet dan als je toegang vraagt via KVK Dataservice, de niet-openbare persoonsgegevens: geslacht, geboorteplaats en geboorteland van eigenaren, vennoten, maten en functionarissen. Het gegeven Burgerservicenummer ontvang je alleen als verwerking hiervan tot je wettelijke taak behoort.

ZNP: Zoeken op Natuurlijk Persoon

Je kunt dan zoeken in het Handelsregister op een natuurlijk persoon.

Aanvragen van autorisatie Handelsregister via kvk.nl

Je kunt een autorisatie aanvragen om via kvk.nl niet-openbare en/of afgeschermde Handelsregistergegevens te bekijken. Neem hiervoor de volgende stappen:

Stap 1: Vraag een account aan

Om een autorisatie aan te vragen heb je een KVK-account nodig met een toegangscode. Heb je nog geen account, maak dan eerst een account met toegangscode aan. Elke autorisatie moet je apart aanvragen, maar dat kan wel via één formulier.

Stap 2: Vraag autorisatie aan

• Kies het aanvraagformulier hieronder dat bij jouw beroep past. Gebruik alleen dit formulier en niet bijvoorbeeld een oude versie die je hebt opgeslagen op je computer. Lees voor het invullen de autorisatievoorwaarden die op het formulier staan.
• Vul het aanvraagformulier digitaal in. Wil je een autorisatie aanvragen voor meer dan vier personen? Vul dan ook de registratielijst in.
• Print het aanvraagformulier (en als dat nodig is de registratielijst).
• Zet je handtekening met pen (geen kopie of scan).
• Stuur je aanvraagformulier, registratielijst (als dat nodig is) en kopie identiteitsbewijs (bijvoorbeeld paspoort of identiteitskaart) via de post naar KVK. Meer informatie over het versturen van de aanvraag staat op het aanvraagformulier.

• Advocaten - Aanvraagformulier advocaten en Registratielijst advocaten.
• Deurwaarders* - Aanvraagformulier deurwaarders en Registratielijst deurwaarders.
• Notarissen - Aanvraagformulier notarissen en Registratielijst notarissen.
• Overheden - Aanvraagformulier overheden en Registratielijst overheden.

* Deurwaarders in dienst van een gemeente moeten het aanvraagformulier 'Overheden' gebruiken.

Stap 3: Gebruik autorisatie

Meestal krijg je binnen vijf werkdagen een e-mail van KVK. Daarin staat of de aangevraagde autorisatie is goedgekeurd. Zo ja, dan kun je gelijk inloggen met je toegangscode en de gegevens bekijken.

Aanvragen van autorisatie Handelsregister via KVK Dataservice

Vul voor het aanvragen van een autorisatie Handelsregister via KVK Dataservice het aanvraagformulier autorisatie(s) KVK Dataservice in. Lees ook de autorisatievoorwaarden.

Autorisatie UBO-register

UBO’s (Ultimate Beneficial Owners) zijn mensen die de uiteindelijke eigenaar zijn van, of mogen beslissen over een organisatie. De gegevens in het UBO-register zijn niet openbaar. Om die te zien, heb je dus een autorisatie nodig.

Je kunt een autorisatie aanvragen (zie hieronder) om via KVK Dataservice toegang te krijgen tot UBO-gegevens. Het hangt af van de soort autorisatie welke toegang je krijgt tot niet-openbare en/of afgeschermde gegevens in het UBO-register. Met KVK Dataservice sluit je de systemen van je organisatie aan op het UBO-register.

Soorten autorisaties

Er zijn verschillende soorten autorisaties. Deze geven toegang tot verschillende soorten gegevens in het UBO-register.

UBO B1: Basisgegevens zonder afgeschermde UBO’s

Je ziet dan: het belang en de omvang van het belang en van de UBO’s de voor- en achternaam, geboortemaand, geboortejaar, nationaliteit en woonland. Van een UBO is de geboortedag dan niet in te zien.

UBO B2: Basisgegevens met afgeschermde UBO’s

Je ziet dan: het belang en de omvang van het belang en van de UBO’s de voor- en achternaam, geboortemaand, geboortejaar, nationaliteit en woonland. Van een UBO is de geboortedag dan niet in te zien.

Aanvragen van autorisatie UBO-register via KVK Dataservice

Vul voor het aanvragen van een autorisatie UBO-register via KVK Dataservice dit aanvraagformulier autorisatie(s) KVK Dataservice in. Lees ook de autorisatievoorwaarden.

Wwft-instellingen die geen gebruikmaken van KVK Dataservice, kunnen op een andere manier de UBO-informatie opvragen, bijvoorbeeld bij klanten zelf. Meer uitleg staat op de website van Rijksoverheid.

Intrekken autorisatie

Wijzigt de functie of vertrekt iemand met een autorisatie bij je organisatie? Of heeft iemand om een andere reden geen recht meer op de gekregen autorisatie? Dan moet je de autorisatie meteen stopzetten. De eigen organisatie is verantwoordelijk voor het op tijd intrekken van de autorisatie. Om de autorisatie en bijvoorbeeld ook een toegangscode te laten intrekken, stuur je een e-mail aan profielen@kvk.nl met als onderwerp ‘Intrekken autorisatie’. Meestal krijg je binnen twee werkdagen een reactie

Zet daarin:

• je voorletter(s) en achternaam
• het KVK-nummer van je organisatie

En de gegevens van de gebruiker om wie het gaat:

• de toegangscode, en of ook die moet worden verwijderd*
• voorletter(s) en achternaam
• de autorisatie(s) die je wil stopzetten
• de datum waarop je de autorisatie wil stopzetten (maximaal twee weken vooruit)

*Met een toegangscode zonder autorisatie kan een gebruiker nog wel openbare gegevens opvragen.

Terugmelden

Advocaten, notarissen en Wwft-instellingen zijn ook verplicht om het aan KVK door te geven wanneer zij denken dat de UBO-gegevens van een organisatie onjuist of niet volledig zijn. Dat heet een ‘terugmelding’.