Zo kom je in beeld voor onderhandse aanbestedingen

De overheid is een grote opdrachtgever. Wil je producten of diensten leveren aan een overheidsorganisatie, dan moet je deelnemen aan een aanbesteding. Vaak gebeurt dat via een meervoudig onderhandse aanbesteding. Zo maakt de gemeente Apeldoorn daar in ongeveer 80 procent van de gevallen gebruik van.

5 tips om in beeld te komen bij de overheid

Voor een onderhandse aanbesteding moet de overheid je uitnodigen. Maar hoe zorg je ervoor dat ambtenaren je bedrijf kennen? Inkoopadviseur Chris Verkade vertelt hoe de gemeente Apeldoorn ondernemers selecteert.

1. Verdiep je in de overheid

Verdiep je in de overheidsorganisatie waarmee je zaken wil doen. Op de website en in beleidsplannen vind je informatie. 
Verkade geeft een voorbeeld: “Plannen zijn nooit 100 procent zeker, maar het kan wel je kansen vergroten als je hier mee aan de slag gaat. Zo komt er in Apeldoorn vanaf 2025 een zero-emissiezone. Een bedrijf kan hierop inspelen door bijvoorbeeld een elektrisch bedrijfsvoertuig aan te schaffen.”

Zo beschik je bij een toekomstige aanbesteding al over het juiste voertuig om werk in die zone uit te voeren. Daarmee kun je een voordeel hebben ten opzichte van concurrenten.

2. Verkoop jezelf

Neem contact op met de afdeling inkoop en vertel wat je bedrijf voor die overheidsdienst kan betekenen. Sommige overheidsorganisaties werken met een bedrijvenregister. Dit is een overzicht van geïnteresseerde bedrijven met een beschrijving van de producten en diensten die zij leveren.

Verkade zegt daarover: “Verkoop jezelf. Vraag aan een inkoopadviseur van een overheidsorganisatie of jouw bedrijf in het bedrijvenregister mag. Word je opgenomen, dan kunnen ze je benaderen  zodra er een opdracht is.” De contactgegevens van de afdeling inkoop vind je meestal op de website van de organisatie.

3. Zorg voor een duidelijke website

Apeldoorn houdt bij welke ondernemers mogelijk geschikt zijn voor een opdracht. Ambtenaren zoeken daarnaast op internet naar nieuwe bedrijven. 

Daarom adviseert Verkade ervoor te zorgen dat je website op orde is. “Plaats goede referenties op je website en maak duidelijk wat je precies doet. Noem ook de gemeente, regio en de naam van het regionaal samenwerkingsverband van het gebied waar je actief bent. Zo kan de overheid je makkelijker vinden.”

4. Bezoek beurzen en bijeenkomsten

Ga naar beurzen en ontmoet overheden die voor jou interessant zijn. Sommige overheden organiseren ook marktdagen. Dit zijn bijeenkomsten waarbij opdrachtgevers en ondernemers kennis en ervaringen uitwisselen over een bepaald onderwerp.

Verkade zegt daarover: “In Apeldoorn hebben we bijvoorbeeld een marktdag over civiele werken en een marktdag over werkzaamheden voor het beheer en onderhoud van groene gebieden georganiseerd. De gemeente en ondernemers hebben daarbij met elkaar de laatste ontwikkelingen gedeeld. Informatie over een marktdag vind je in de lokale krant en op de website van de gemeente.”

5. Deel informatie

De overheid kan ook kiezen voor een marktconsultatie. Ze vraagt aan bedrijven specifieke informatie met haar te delen. Deze informatie gebruikt de overheid bij het opstellen van een aanbesteding.

Als de marktconsultatie openbaar is, vind je die vaak terug op Tenderned.nl. Je kunt  je abonneren zodat je een melding krijgt als er op jouw vakgebied een consultatie is.

“Door je kennis te delen vergroot je de bekendheid van je bedrijf”, zegt Verkade. “Bij een marktconsultatie vraagt de gemeente bijvoorbeeld: ‘Welke innovaties zijn er in jouw vakgebied?’'

Samenwerken

Heb je eindelijk een uitnodiging binnen, laat je dan niet afschrikken door de grootte van de opdracht. Verkade wijst op de mogelijkheid van een samenwerkingsverband: “Ondernemers haken wel eens af omdat ze niet de hele opdracht kunnen uitvoeren. Zoek in je netwerk naar een bedrijf die een bepaald onderdeel wel kan uitvoeren. Vaak kan een samenwerkingsverband ook inschrijven op een aanbesteding.”