Hoe organiseer je een succesvol webinar?

In tijden van hybride werken neemt de populariteit van online events zoals webinars toe. Een webinar is een online seminar. Oftewel: een interactieve live-uitzending waarin je nieuwe producten of informatie met geïnteresseerde klanten deelt. Dat kan gewoon vanuit huis. Wat je nodig hebt is: webinarsoftware, een laptop met ingebouwde camera en microfoon, en een rustige ruimte.

Caroline Carolus is content creator bij WebinarGeek en vertelt waar je tijdens het organiseren van een webinar op moet letten.

Twee maanden van tevoren: de opzet

Een goede voorbereiding is het halve werk. Begin daarom op tijd met het voorbereiden van een webinar, het liefst minimaal 2 maanden van tevoren.

Bepaal het programma

Beslis in welke behoefte van je doelgroep het webinar voorziet en hoe je dit gaat bereiken. Bepaal het onderwerp, de doelgroep, het programma en de tijdsduur. Schrijf je verhaal bij voorkeur uit in een script.

Belangrijke vragen zijn:

• Op welk probleem of welke behoefte richt het webinar zich?
• Welk doel wil je bereiken en hoe?
• Is je webinar gericht op bestaande of potentiële klanten?
• Hoe ziet de dagindeling van je doelgroep eruit? Hoeveel tijd hebben ze vrij voor een webinar? Wat is het beste tijdstip?
• Wil je iemand interviewen of ga je zelf presenteren?
• Wil je dat deelnemers online vragen stellen via de chat?

Live of opgenomen

Carolus geeft de voorkeur aan een live webinar boven een opgenomen webinar. “Je beleeft het samen met je publiek op hetzelfde moment, waardoor je directer reageert. Wanneer je minder ervaren bent, leer je het meeste van een live versie, vanwege de respons van je publiek. Ik adviseer alleen een vooraf opgenomen webinar als je deelnemers in een andere tijdzone zitten. Of als zij het webinar willen bekijken wanneer het jou als spreker niet uitkomt, bijvoorbeeld buiten kantooruren. Voor het beantwoorden van vragen kun je dan wel live inloggen in de chat.” Bepaal, en regel, of deelnemers het webinar achteraf kunnen terugkijken.

Alleen of met z’n tweeën

Het mooie van een webinar is dat je tegen de camera praat. Het aantal deelnemers heeft daarom geen limiet. Of je het voor 15, 1.000 of 15.000 deelnemers doet, maakt niet uit. Je boodschap blijft hetzelfde. Toch is het handig om na te denken over de inzet van een tweede spreker of iemand die je helpt met de technische aspecten. Een extra persoon is handig om verschillende redenen:

1. Inhoudelijk

   “Als je publiek uit meer dan 100 deelnemers bestaat, zijn 2 presentatoren een must: een spreker en een moderator. Een moderator beantwoordt (live) vragen in de chat en speelt interessante of veelvoorkomende vragen vanuit de chat door naar de spreker. De spreker kan hier dan direct op reageren”, legt Carolus uit.

2. Technisch

   Verbindingsproblemen die leiden tot slecht beeld of geluid komen volgens Carolus heel vaak voor. “Moderators zijn vooral inhoudelijk bezig, maar je kunt ook een moderator met een technische achtergrond inzetten, die je helpt bij onder andere verbindingsproblemen. Het kan al helpen als een deelnemer zijn computer opnieuw opstart of de browser updatet. Wanneer er tijdens het webinar iemand aanwezig is om technische support te leveren, kun je als spreker gewoon je verhaal voortzetten.”

Een maand van tevoren: de techniek

Een webinar valt of staat met goede techniek. Regel daarom minimaal een maand van tevoren alle techniek die je nodig hebt.

Materiaal en software

Basisitems die je nodig hebt, zijn: webinarsoftware, een laptop met ingebouwde webcam en microfoon en een rustige ruimte. Voor extra kwaliteit adviseert Carolus een losse webcam en microfoon: “Door de camera op een bepaalde hoogte neer te zetten, creëer je een mooier beeld. Een losse microfoon zorgt voor meer bewegingsvrijheid. De spreker kan dan ook staan, waardoor hij of zij meer zelfvertrouwen uitstraalt en interactief is. Een losse microfoon zorgt daarnaast voor betere geluidskwaliteit.”

“Webinarsoftware biedt meer mogelijkheden dan videobellen via bijvoorbeeld Facetime of WhatsApp. Zo kun je met webinarsoftware een presentatie tonen of polls inzetten. Betaalde webinarsoftware wordt onder andere aangeboden door Zoom, Webinargeek, Livestorm en Demio. Begin je net en wil je dit uitproberen? Meld je dan aan voor een gratis testperiode.”

Twee weken van tevoren: promotie

Wanneer je de registratie voor het webinar live hebt gezet, is het tijd voor promotie. Start daar zo snel mogelijk mee.

Registratie

Carolus adviseert: “Promotie van een webinar start je uiterlijk 2 weken van tevoren. Je deelt de registratielink. Bijvoorbeeld via social media of in je eigen nieuwsbrief. Het is niet erg als je opzet nog niet compleet is, je kunt het programma altijd aanvullen.”

Heeft iemand zich ingeschreven? Creëer een bevestigingsmail, herinneringsmail en een e-mail met een link naar het webinar voor op de dag zelf.

Duur

Communiceer vooraf de duur van je webinar. Carolus tipt: “De gemiddelde duur van een webinar is 1 tot 1,5 uur. Nu mensen steeds meer thuis werken, duren webinars vaak langer, van 2 tot 4 uur of zelfs een hele dag. Dat werkt ook. Er zijn dus geen gouden regels.”

Vragen laten insturen

Een onderdeel van de promotie kan zijn dat je deelnemers oproept om vooraf vragen in te sturen. Tijdens het webinar geef je hierop antwoord. Dit zorgt ervoor dat deelnemers zich vooraf al betrokken voelen bij de inhoud van het webinar.

Een week van tevoren: bouwen

Maak een aantal dagen van tevoren je opnameruimte klaar. Zorg ervoor dat je huisstijl of logo in beeld is.

Maak ook alvast een productaanbieding, poll of doorverwijzing naar je eigen website als dit in je marketingplan past.

Een uur van tevoren: testen

Begin 1 uur voor de livegang van je webinar met testen. Zet alvast de presentatie of video klaar die je tijdens het webinar wilt delen. Controleer de beeldkwaliteit, het geluid en de camera. Neem voldoende tijd om eventuele fouten of technische problemen te herstellen. Werkt alles? Komt de omgeving goed over op beeld? Een blauw T-shirt op een blauwe achtergrond werkt bijvoorbeeld niet. Wanneer je 1 uur voor livegang alles test, is er nog voldoende tijd om aanpassingen te doen.

Het webinar zelf

Carolus schetst de ideale voortgang van een webinar:

• Zet je webinar 5 minuten voor aanvang open. Door de deelnemers iets eerder in te laten loggen, geef je ze de tijd om hun eigen instellingen te controleren.
• Check voordat je begint zelf of mensen je goed horen en zien.
• Vertel in je introductie wie je bent, waar het webinar over gaat en wat je deelnemers gaan leren.
• Vertel je verhaal.
• Sluit af met een vragenronde.

Carolus adviseert om de vragen van deelnemers altijd pas aan het einde te beantwoorden, in plaats van tijdens het webinar. “Op die manier raak je zelf niet uit je concentratie en blijf je binnen de tijd. Wanneer je wordt onderbroken door vragen van deelnemers, dwaal je snel af of vergeet je juist dingen te vertellen.”

Na het webinar: nazorg

Stuur je deelnemers 1 uur na afloop van het webinar een bericht. Hierin deel je een terugkijklink (replay-link), een verwijzing naar een volgend webinar, meer informatie over jouw dienstverlening of de vraag om feedback. Als je een consult aanbiedt, kun je een contactformulier meesturen. Bied deelnemers altijd de mogelijkheid om ook achteraf nog vragen te stellen. Hiermee vergroot je de kans op nieuwe klanten.

Beginnersfouten

Berend Broerse is algemeen manager bij Rechtsorde en herinnert zich zijn eerste webinar nog goed. “Ik vond het heel onwennig om voor een onzichtbaar publiek te staan en in de camera van mijn laptop te spreken.” Inmiddels gaat het veel beter, omdat Broerse heeft geleerd van een aantal beginnersfouten.

Ben je nieuw in de wereld van webinars? Broerse heeft de volgende tips:

Houd je introductie kort

“In het begin was mijn introductie 20 minuten. Ik zág het publiek gewoon afhaken. Deelnemers zijn nieuwsgierig naar je productdemo, niet naar de introductie. Kom dus zo snel mogelijk tot de kern. Ik bracht mijn introductie terug van 20 naar 5 minuten. Mijn advies: werk je introductie uit, breng de tekst terug naar de helft en halveer dit nog een keer. Een introductie van 2 of 3 minuten is het best.”

Beweeg niet te veel

Broerse is gewend om op een podium heen en weer te lopen tijdens presentaties. Dat deed hij ook tijdens zijn eerste webinar. “Het beeld werd daardoor te onrustig voor de deelnemers. Voortaan zit ik voor de camera.”

Maak een ‘autocue’

Zet je laptop met uitgeschreven tekst naast je webcam, zodat je je tekst kunt aflezen. “De eerste keer lag de tekst voor me op papier”, vertelt Broerse. “Daardoor keek ik vaak naar beneden in plaats van in de camera. Met een autocue benut je het voordeel van een online seminar: alles wat je wilt vertellen kun je van je eigen scherm aflezen. Voor de deelnemers ziet het eruit alsof je ze direct aanspreekt.”

Laat je niet afleiden

Tijdens zijn allereerste webinar raakte Broerse bijna in paniek. “Mijn team zou via Slack achter de schermen met mij communiceren. Het was vreselijk. Het eerste bericht kwam van de moderator. Zijn laptop werkte niet en hij kon nergens bij. De berichten bleven maar binnenstromen en ik kon me niet op de deelnemers concentreren. Voortaan leg ik mijn telefoon weg en zet ik alle notificaties uit.”

Vraag om feedback

Vraag na afloop van je webinar wat de deelnemers ervan vonden. Je kunt binnen 10 minuten na afloop van je webinar al een korte enquête versturen. Vraag bijvoorbeeld wat er goed ging, wat er beter kan, of de deelnemers tips of opmerkingen hebben en of ze ook na het webinar nog op de hoogte gehouden willen worden. De feedback van je deelnemers kun je gebruiken om je volgende webinars steeds verder te verbeteren.