9 tips om logistieke problemen snel op te lossen

Welke actie onderneem je als je internationaal zakendoet en op logistieke hobbels stuit? Twee ervaren ondernemers vertellen hoe je grote problemen voorkomt.

1. Reageer meteen op veranderingen

Bij internationaal zakendoen legt je product soms lange afstanden af. De logistieke keten is dus langer dan wanneer je alleen in Nederland zakendoet. Meerdere overslagpunten voor je goederen of oponthoud bij de douane door de vereiste papierwinkel kunnen de levering aan je klant verstoren. Reageer daarom meteen als je een verandering bespeurt in de logistieke keten. Zo kun je verdere problemen voorkomen en de relatie met je klant goed houden. 

Op het moment hebben veel Nederlandse importeurs last van de onrustige situatie op de Rode Zee. Daar worden vrachtschepen aangevallen door rebellen. Veel rederijen kiezen voor een andere route. Om Afrika heen. Dit zorgt voor vertraging, duurder transport en hogere prijzen.

Erik de Jong en Feyzi Tan hadden enkele jaren geleden te maken met logistieke uitdagingen. In dit artikel vertellen ze hoe ze daarmee zijn omgegaan. De Jong importeert en verkoopt hout met zijn bedrijf BouwFactor. In 2021 was het ineens de vraag of hij kon blijven leveren. Hout werd schaars en dat was aan alle kanten voelbaar.

Onrustige markt

De Jong merkte de schaarste al in januari 2020 op. “Door de hoge vraag hadden we van onze Duitse leverancier meer hout nodig dan gepland. We konden het hout krijgen in november, maar we wilden het juist vóór de zomer.” Uit een gesprek met zijn leverancier wordt duidelijk dat er serieuze onrust heerst op de houtmarkt: de kap en bewerking verlopen trager door coronamaatregelen, de vraag loopt op en er ontstaat een tekort aan containers.

2. Zorg voor voldoende voorraad

Behalve een gebrek aan containers, zorgen de Amerikanen voor meer onrust. “Trump had een importheffing ingevoerd op Canadees hout. De Amerikanen richtten zich daardoor op Europa. Zij waren best bereid meer te betalen. Toen ik dat eenmaal wist heb ik voor een hogere prijs alsnog afspraken gemaakt met mijn Duitse leverancier.”

Niet veel later krijgt De Jong opnieuw een signaal. Op Surabaya staat zijn lading hout klaar voor verscheping. “Met het verzoek of ik nog even 8.000 dollar wilde betalen voor het transport. Normaal zijn die kosten verwerkt in de totaalprijs. Het hout was een stuk duurder en daar kwam het transport nog bovenop.” Hoewel De Jong zich letterlijk voor het blok gezet voelt, stemt hij in. “Vanwege de gekte wilden we voorraad hebben.”

“Noem het maar ouderwets, een grote voorraad. Maar we waren achteraf zo blij dat we prijsstijgingen voor lief namen en op tijd inkochten. Om me heen zie ik dat concurrenten wél zonder hout zaten.” Opslag kost geld, weet ook De Jong. Hij is dan ook niet de allergoedkoopste. “En toch geldt voor ons: geen betere raad dan voorraad.”

3. Zoek nieuwe partners

BouwFactor wedt niet op één paard als het gaat om toeleveranciers. Het hout komt uit alle hoeken van de wereld. De Jong hamsterde tijdens de schaarste zoveel mogelijk hout bij zijn vaste leveranciers, maar ging ook op zoek naar nieuwe partners. “Soms benaderde ik partijen in de wetenschap dat het me niet direct iets zou opleveren. Ik liet zo in elk geval horen dat wij als koper op zoek waren. Dat leverde ook toevalstreffers op.”

4. Plaats een extra bestelling

Feyzi Tan is supply chain manager bij Go-Tan, leverancier van Aziatische voedingsmiddelen. Ook hij komt logistieke hobbels tegen. “Een van onze containers stond op de Ever Given.” Dat vrachtschip lag in maart 2021 vast in het Suezkanaal en kwam pas maanden later aan in Rotterdam. Tan kwam bij die vertraging direct in actie zodat de goederenstromen bij het bedrijf op orde bleef. Hij deed een extra bestelling toen zijn container vaststond. 

“We namen het zekere voor het onzekere en bestelden direct een extra container.” Tan is blij dat er geen bederfelijke waar in de container zat en kijkt na afloop tevreden terug op de gekozen oplossing. “Het vrachtschip met de extra container haalde de Ever Given ruimschoots in. We hadden onze voorraad weer snel op peil.” 

5. Bekijk andere transportvormen

In uitzonderlijke gevallen koos Tan al eens voor een nog snellere oplossing: luchtvracht. “Dat hadden we een keer bij de hand toen we een nieuw product lanceerden.” Het project liep in Nederland netjes volgens schema, maar de productie in Azië bleef achter. De eerste leveringen waren al afgesproken. “Die vertraging hebben we weggewerkt door de inzet van een vliegtuig. Dat was duur, maar het alternatief was ‘nee’ verkopen.”

6. Stel duidelijke productspecificaties op

Levensmiddelen en consumentenproducten moeten aan regels voldoen. Wanneer een lading kruiden, specerijen of andere voedingswaren wordt afgekeurd, mag deze niet geïmporteerd worden. Producten worden  vernietigd of gaan terug naar de leverancier. Dan is de vraag wie voor de kosten opdraait; jij of je leverancier.

De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NWVA) controleert ladingen bij de punten van binnenkomst, zoals havens en vliegvelden, in samenwerking met de Nederlandse Douane.

Go-Tan doet er alles aan om afkeuringen te voorkomen, nog voor een zending weggaat. “Binnen Europa gelden strenge producteisen. Onze producenten in Indonesië en Thailand werken daarom met heel duidelijke productspecificaties. Alles moet binnen de kaders vallen.”

7. Laat de zending vooraf keuren

Een afgekeurde lading voorkom je met een inspectie in het land van je leverancier. Vanuit Nederland houdt Go-Tan controle. Het bedrijf krijgt de resultaten van analyses. Bij risicoproducten gaat het zelfs nog verder. “Dan doen we pre-shipment controles. Wij krijgen eerst een sample geleverd voor eigen analyse. Dit gebeurt bijvoorbeeld met kroepoek. Zo gaan we na of deze geen verkeerde ingrediënten bevat in verband met allergenen. Pas na een akkoord van ons, mag de levering worden verscheept.”

8. Bekijk vooraf je mogelijkheden voor groei

Wanneer de vraag naar een product onverwachts toeneemt, wil je snel opschalen. Dat lukt beter als je vooraf weet dat er voldoende capaciteit is bij je leveranciers. Tan maakte het mee met kokosmelk. Toen tijdens lockdowns de restaurants sloten, explodeerde de vraag. “Mensen zijn thuis misschien wat creatiever gaan koken”, denkt hij hardop. De aanvoer opschalen was niet zomaar haalbaar. “Uiteindelijk moesten we ‘nee’ verkopen aan onze klanten.” Het bedrijf bleef wel leveren, maar niet in de gewenste hoeveelheden. “Daarover hebben we direct met onze klanten gecommuniceerd. Ze wisten dat ze het met minder moesten doen.”

Capaciteit per leverancier

Meer voorraad bleek uiteindelijk niet de oplossing, omdat de vraag blééf stijgen. “Daarom brachten we samen met onze leveranciers de productieplanning in kaart. Nu weten we per leverancier hoeveel ruimte er is voor groei. Zodra wij willen opschalen, weten we al wat er kan.” Go-Tan zocht waar nodig naar een tweede leverancier.

9. Wees open en eerlijk

Go-Tan heeft net als BouwFactor te maken met prijsstijgingen. Grondstoffen zijn duurder, verschillende kosten stijgen. In de afgelopen jaren waren ook containers en het transport stukken prijziger. “Alternatieven in Europa zoeken is voor ons niet echt een optie. We willen vasthouden aan de authenticiteit en smaak zoals die is. Dat gaat het beste in Azië. Gevolg is dat onze producten in prijs zijn gestegen. We zijn hierover open en eerlijk naar onze klanten. Ze weten hoe het komt en hebben hier begrip voor.” Onderbouw je een prijsverhoging goed, dan is de kans groot dat je klant de verhoging accepteert.