Regel ik het transport zelf of schakel ik een expediteur in?

“Af en toe heb ik een importeur aan de lijn die flink in de stress zit", vertelt Startman. “Die wil van alles zelf regelen, en loopt vervolgens tegen problemen aan. Dan staat er bijvoorbeeld een container met mango’s vast in de haven. Dat wil je niet, want die vruchten bederven. En als het echt zo ver komt, ziet dat fruit nooit een winkel van binnen en gaan duizenden euro’s in rook op.” 

Zelf producten halen

Startman is voorzichtig wanneer importeurs zelf douanezaken en transport willen regelen. “Het kan, maar als je het mij vraagt, adviseer ik liever de samenwerking met een expediteur.”  
Maar hoe zit het als je in een dag heen en weer kunt naar je leverancier? “Dan ga je misschien het liefst zelf met een busje op pad. Als je bijvoorbeeld sierkussentjes gaat ophalen is dat niet zo moeilijk. Je hebt alleen papierwerk nodig. In dit geval een eigen vervoersverklaring voor de btw.” 

Accijnsgoederen

Bij accijnsgoederen wordt eigen transport ingewikkelder door veel papierwerk. “Stel dat je een pallet met wijn ophaalt in Noord-Frankrijk. Dan moet je toch een aantal belangrijke zaken regelen. Zoals voor verzending de Nederlandse Douane informeren dat je zending onderweg is. Daarmee geef je in feite aan dat je de verschuldigde Nederlandse accijns betaalt. Je hebt ook een vergunning nodig als je accijnsgoederen geschorst van accijns naar Nederland haalt. En je wilt misschien een transportverzekering afsluiten, met 600 kwetsbare flessen in de laadruimte.”

Kortom: door de korte afstand lijkt ‘zelf doen’ haalbaar, maar het proces blijft ingewikkeld. “Voor een expediteur betaal je, maar een groot deel van deze kosten maak je ook als je alles zelf regelt. Denk aan douanekosten. En bijvoorbeeld een transportverzekering. Die is via een expediteur waarschijnlijk goedkoper, omdat die doorlopende contracten met lagere tarieven heeft.”

Een expediteur inschakelen

Stel: er komen goederen uit China, de reis naar Rotterdam is lang en het proces ingewikkeld. Dan ligt het voor de hand dat je transport en douaneverplichtingen uitbesteedt.
Maar zelfs wanneer je leverancier veel regelwerk op zich neemt, is het volgens Startman verstandig om een expediteur in te schakelen. Ook wanneer je pakket in de haven van Rotterdam aankomt,  “Omdat je zending nog moet worden ingevoerd in de EU. Het douanewerk, zeg maar.” 

Even zelf naar de haven rijden is er dan ook niet bij. “Omdat het zo dichtbij is lijkt dat een goed idee, maar dat gaat gewoon niet. In dat enorme gebied is het tussen al die containers niet te regelen dat iemand op zoek gaat naar één klein pakketje. Je kunt je zending wel na inklaring laten bewaren in een tijdelijke opslag. Met de juiste papieren kun je deze daar afhalen en zelf meenemen. Dan hoef je geen transporteur in te schakelen.”

Incoterms

Hoewel een expediteur voordelen biedt, kun je in theorie alles zelf regelen. Het transport vanuit de leverancier naar de haven of een vliegveld, de douanezaken in het buitenland, het transport, de verzekering, de inklaring, het laden en lossen; alles. “Ja. Het kan. Als je daarvoor kiest, zoek dan wel goed uit welke Incoterms®-regel je afspreekt. 

Rust en zekerheid

Een expediteur geeft rust, stelt Startman. “Je geeft complexe zaken uit handen en weet zeker dat je zonder gedoe je spullen krijgt. Zeker als je onervaren bent, is uitbesteden een goed idee. Anders houd je misschien steeds dat gevoel van: ‘heb ik het wel goed gedaan? Ben ik niets vergeten?’.” Bij latere leveringen kun je altijd nog meer zelf gaan doen, volgens de KVK-adviseur. “Je leert bijvoorbeeld van de documenten die je meegeleverd krijgt. Je ziet namelijk precies hoe deze worden ingevuld. Zeker als je vaker dezelfde producten bestelt, kun je op termijn bepaalde dingen prima zelf regelen.” 

Wil je overleggen over jouw situatie? Controleren of je het transport van je producten goed hebt geregeld? Neem contact op met het KVK Adviesteam: 088 585 22 22.