Machines en apparaten importeren, de regels

Volgens het CBS importeerden Nederlandse bedrijven in 2023 voor ruim 138 miljard euro aan machines en apparaten. Dit was 22% van de totale Nederlandse goederenimport dat jaar. Al deze producten moeten veilig zijn in gebruik. Hiervoor zijn Europese eisen. Verder verschillen de importregels bij import van binnen of van buiten de EU. 

• Producteisen
• Importeren uit EU-landen
• Importeren uit land buiten EU
• Merkproducten en parallelimport

Producteisen

Producten die je in de Europese Economische Ruimte (EER) op de markt brengt moeten voldoen aan Europese producteisen. Dit zijn regels voor veiligheid, gezondheid en milieu. Met CE-markering laat je voor veel machines en apparaten zien dat ze voldoen aan deze eisen. De EER bestaat uit de EU, Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. 

CE-markering

Veel machines en apparaten die op de EER-markt komen hebben CE-markering nodig. Op deze producten staat dan het CE-merkteken. Dit teken bewijst dat een product voldoet aan de Europese minimumeisen voor veiligheid, gezondheid en milieu. Deze eisen staan In verschillende CE-richtlijnen, zoals de Machinerichtlijn. Het komt voor dat op een product meerdere CE-richtlijnen van toepassing zijn.

Machinerichtlijn en Laagspanningsrichtlijn 

Veel machines en apparaten vallen onder de Machinerichtlijn. Sinds 19 juli 2023 geldt de Machineverordening. Dit is de vervanger van de Machinerichtlijn. Machinefabrikanten hebben tot 20 januari 2027 de tijd om te voldoen aan de nieuwe eisen van de Machineverordening. Op die datum vervalt de Machinerichtlijn. 

Sommige machines en apparaten vallen niet onder de Machinerichtlijn en de Machineverordening. Zoals audio- en videoapparatuur, IT-apparatuur en huishoudelijke apparaten voor huishoudelijk gebruik. Ook zijn gewone kantoormachines uitgesloten, behalve 3D-printers. Op producten die je op het elektriciteitsnet aansluit is de Laagspanningsrichtlijn van toepassing.  De Laagspanningsrichtlijn is voor elektrisch materiaal dat werkt op een wisselspanning tussen 50 en 1.000 Volt en een gelijkspanning tussen 75 en 1.500 Volt.

EMC-richtlijn

Dee richtlijn Elektromagnetische Compatibiliteit (EMC-richtlijn) is ook vaak van toepassing op machines en apparaten. Deze richtlijn zorgt ervoor dat apparaten geen elektromagnetische storingen veroorzaken aan andere apparaten en andersom. 

De EMC-richtlijn is voor onder andere huishoudelijke apparaten, consumentenelektronica, medische apparaten en industriële machines. In artikel 2, lid 2 van de EMC-richtlijn staan producten die niet vallen onder de richtlijn. Bijvoorbeeld bepaalde radioapparatuur en luchtvaartproducten en -onderdelen.

Andere CE-richtlijnen

Er zijn nog andere CE-richtlijnen waar machines en apparaten mogelijk aan moeten voldoen, zoals:

• ATEX-richtlijn voor apparatuur en beveiligingssystemen die op plaatsen staan waar ontploffingsgevaar bestaat. ATEX is een afkorting voor ATmosphere EXplosible (explosieve atmosferen). ATEX is bijvoorbeeld van toepassing op elektromotoren of pompen in olie- of gasinstallaties of in de chemische sector.
• Richtlijn Radioapparatuur voor apparatuur met een ingebouwde radiozender of – ontvanger. Bijvoorbeeld huishoudelijke apparaten als radio’s, televisies en mobiele telefoons.
• RoHS-richtlijn. RoHS staat voor Restriction of Hazardous Substances. De richtlijn beperkt het gebruik van gevaarlijke stoffen in elektrische en elektronische apparatuur. Hieronder vallen bijvoorbeeld huishoudelijke apparaten, ICT-apparatuur, elektrisch of elektronisch gereedschap en medische apparaten.
• Ecodesign-richtlijn voor efficiënter energieverbruik van energie gerelateerde producten. Het gaat bijvoorbeeld om verlichtingsartikelen, verwarmingstoestellen, huishoudelijke apparaten, televisies, water- en circulatiepompen, computers, beeldschermen, servers , elektromotoren en lasapparatuur.
• Meetinstrumentenrichtlijn voor apparaten en systemen met meetfuncties. Denk bijvoorbeeld aan gasmeters, watermeters, kilowattuurmeters, automatische weeginstrumenten en taximeters.

Medische hulpmiddelen

Voor medische hulpmiddelen, waaronder medische apparaten, heb je ook CE-markering nodig. Naast eventuele CE-richtlijnen zijn er speciale CE-verordeningen voor deze producten:

• MDR-verordening. MDR staat voor Medical Device Regulation. Deze Europese wet is onder andere van toepassing op hulpmiddelen die ziekten of letsel vaststellen, voorkomen, controleren, voorspellen, behandelen of verlichten. Hieronder vallen bijvoorbeeld MRI-scanners en naalden.
• IVDR-verordening. De In Vitro Diagnostic medical device Regulation (IVDR) is onder andere voor apparaten en toestellen voor in-vitro-onderzoek van menselijk lichaamsmateriaal. Het gaat bijvoorbeeld om bloed- en zwangerschapstesten.

Verantwoordelijkheid

Producenten, importeurs en distributeurs hebben binnen de CE-richtlijnen hun eigen verantwoordelijkheden. Je bent volgens de richtlijnen een importeur als je producten importeert uit een land buiten de EER. En distributeur als je importeert uit een EER-land.

Producent

Een producent beoordeelt meestal zelf of zijn machine of apparaat voldoet aan de eisen voor CE-markering. Dit heet een conformiteitsbeoordeling. Voldoet het product aan de eisen? Dan stelt de producent een ondertekende EG-verklaring van overeenstemming en een technisch constructiedossier op. De producent zet ook een CE-merkteken op het product. De EG-verklaring van overeenstemming noem je ook wel conformiteitsverklaring of EC Declaration of Conformity. Een producent kan ook een persoon of bedrijf in de EER machtigen voor deze verplichtingen. 

Soms is het zelf beoordelen van een machine of apparaat onvoldoende. Bijvoorbeeld voor producten met een verhoogd veiligheidsrisico. In bijlage 4 van de Machinerichtlijn staan 23 machines waarbij de producent mogelijk een notified body moet inschakelen. Dit is nodig als de producent zich bij de bouw van de machine niet volledig heeft gehouden aan relevante Europese normen (EN-normen). Deze normen beschrijven hoe producten in technische zin voldoen aan de noodzakelijke eisen. Een notified body is een aangewezen keuringsorganisatie die controleert of de machine voldoet aan deze eisen. In de CE-richtlijnen lees je of en wanneer een notified body nodig is voor het controleren van je machines of apparaten.

Importeur

Importeer je een machine of apparaat uit een land buiten de EER? Dan heb je ook verantwoordelijkheden. Je hebt kennis nodig van de richtlijnen. En je controleert of de producent de conformiteitsbeoordeling juist heeft doorlopen. En of de CE-markering goed op de machine of het apparaat staat en de gebruiksaanwijzingen in de juiste taal aanwezig zijn. Controleer als importeur ook of het technisch dossier compleet is. En bewaar de EG-verklaring van overeenstemming van de producent. Lees aanvullende informatie over ‘ importers’ op de website van de Europese Commissie.

Let op: Importeer je machines of apparaten van buiten de EER en breng je deze onder eigen naam op de markt? Dan heb je de verantwoordelijkheden van een producent.

Distributeur

Wanneer je een machine of een apparaat uit een EER-land importeert heb je volgens de CE-richtlijnen de rol van distributeur. Als distributeur heb je voldoende kennis nodig over de richtlijnen. Controleer of het CE-merkteken op het product staat en of de EG-verklaring van overeenstemming aanwezig is. Controleer ook of gebruiksaanwijzingen, instructies en veiligheidsinformatie aanwezig zijn in de juiste taal. Lees aanvullende informatie over ' distributors’ op de website van de Europese Commissie. 

Let op: importeer je machines of apparaten uit een EER-land en breng je deze onder eigen naam op de markt? Dan heb je de verantwoordelijkheden van een producent.

WEEE-richtlijn

Breng je als eerste elektrische of elektronische apparaten op de Nederlandse markt? Dan moet je je houden aan de WEEE-richtlijn. Deze richtlijn gaat over afgedankte elektrische en elektronische apparatuur inzamelen en verwerken (AEEA). Je schrijft je in bij Stichting OPEN en meldt wat je aan apparatuur op de markt brengt. Stichting OPEN zamelt de producten aan het einde van de levensduur in en zorgt voor de sortering en recycling ervan. Dit doet Stichting OPEN ook voor gebruikte batterijen in deze apparatuur. Je betaalt hiervoor een afvalbeheerbijdrage. De WEEE-richtlijn is vaak van toepassing op huishoudelijke apparaten. 

Producteisen opzoeken in Access2Markets

In Access2Markets van de Europese Commissie vind je informatie over producteisen en importprocedures voor machines en apparaten. In onderstaande video krijg je uitleg hoe je dit systeem gebruikt. Je hebt de productnaam of de HS-code van je product nodig. De HS-code is een goederencode die de douane gebruikt voor het indelen van producten. De HS-codes voor machines en apparaten beginnen met 84 of 85. De HS-codes voor medische apparaten beginnen met 90. 

Importeren uit EU-landen

Binnen de EU is er vrij verkeer van goederen. Je betaalt geen invoerrechten als je machines of apparaten  importeert uit een andere lidstaat. De goederen aangeven bij de douane is niet nodig. Je leverancier in het andere EU-land brengt meestal 0% btw in rekening. Je geeft je btw-identificatienummer aan je leverancier door. Je berekent 21% Nederlandse btw over de aankoop en geeft deze op in je btw-aangifte. Daarna mag je deze btw meestal als voorbelasting aftrekken in diezelfde aangifte.

Importeren uit land buiten EU

Voor machines en apparaten die je invoert uit een land buiten de EU doe je aangifte bij de Nederlandse Douane. Meestal regelt de vervoerder of douane-expediteur dit voor je. Hiervoor vragen zij een vergoeding. Vaak schieten zij te betalen invoerrechten en btw voor. Verder heb je een EORI-nummer nodig. Dit identificatienummer gebruik je bij handelingen met de douane.

Invoerrechten

Je betaalt meestal invoerrechten als je producten van buiten de EU importeert. Invoerrechten bereken je over de douanewaarde. Dit is de aankoopprijs van je product plus de vervoers- en eventuele verzekeringskosten tot aan de grens of haven van binnenkomst in de EU. De hoogte van het invoerrecht hangt af van de goederencode van het product dat je importeert. Deze goederencode heet Taric-code.

Machines en apparaten hebben Taric-codes die beginnen met 84 of 85. Tarieven van invoerrechten voor producten die beginnen met Taric-code 84 zijn minimaal 0 en maximaal 9,7%. Voor producten die beginnen met 85 is het invoerrecht minimaal 0% en maximaal 14%. De Taric-codes voor medische apparaten beginnen met 90. De invoerrechten voor deze producten liggen tussen 0% en 6,7%. De Taric-codes en bijbehorende invoerrechten vind je in het gebruikstarief van de Belastingdienst Douane. In het artikel ‘Invoerrechten betalen: een uitleg voor importeurs’ staat een voorbeeld hoe je invoerrechten opzoekt in het gebruikstarief. Kom je er niet uit, bel dan met de DouaneTelefoon, 0800 0 143.

Minder of geen invoerrechten

Importeer je rechtstreeks machines of apparaten uit landen waarmee de EU een handelsverdrag heeft? Dan betaal je meestal minder of geen invoerrechten. Dit heet tariefpreferentie. Tariefpreferentie is alleen voor producten van preferentiële oorsprong. Dit betekent dat de producten volledig gemaakt of toereikend bewerkt zijn in het verdragsland. De preferentiële oorsprong toon je aan met preferentiële oorsprongscertificaten of –verklaringen zoals EUR.1-certificaten en factuurverklaringen.

Invoer-btw

Bij invoer van machines of apparaten in Nederland betaal je 21% Nederlandse btw. Deze btw mag je in je btw-aangifte aftrekken als voorbelasting. Tenminste, als je recht hebt op btw-aftrek. Importeer je regelmatig uit landen buiten  de EU? Met een vergunning artikel 23 betaal je de btw niet op het moment van invoer. Je verlegt de btw dan naar je btw-aangifte.

Merkproducten en parallelimport

Parallelimport is importeren van merkproducten buiten de officiële distributiekanalen om. Je koopt bijvoorbeeld het merkartikel bij een buitenlandse tussenhandelaar en niet bij de officiële producent of  importeur. Wil je merkproducten via parallelimport importeren uit landen buiten de EER? Dit mag alleen als je toestemming hebt van de merkhouder. De merkhouder heeft het recht om een product als eerste op de EER-markt te brengen. De merkhouder is meestal de officiële producent.

Is het product eenmaal door de merkhouder voor het eerst binnen de EER in de handel gebracht? Of met zijn toestemming door een ander? Dan is het daarna vrij verhandelbaar binnen de EER. Je mag vanaf dat moment via parallelimport het merkproduct kopen in een andere EER-lidstaat.