Letter of Credit biedt zekerheid en kansen in het buitenland

Zakelijke contracten met internationale partners kun je op veel verschillende manieren sluiten. De betaling regel je vooraf. Of juist wanneer de goederen in de haven staan. Of aankomen op de afgesproken bestemming. Vertrouwen speelt een grote rol bij internationale betalingen. Wil je complete zekerheid, dan regel je de betaling met een Letter of Credit (L/C). Daarmee laat je namelijk niets aan het toeval over. In dit artikel komen deze onderwerpen aan bod:

• Wat is een L/C?
• Waarom gebruik je een L/C?
• Hoe werkt een L/C?
• Controle op je L/C
• Voordelen van een L/C
• Nadelen van een L/C
• Drie vragen over de L/C

Wat is een L/C?

“Een L/C is een betaalinstrument voor de internationale handel. Vooral voor landen waar werken met vooruitbetaling niet voor de hand ligt”, vertelt Marloes Wittebroek. Met haar bedrijf Elceco verzorgt zij L/C’s voor Nederlandse en Belgische exporteurs.

De L/C wordt ook wel documentair krediet genoemd. Dit beschrijft hoe de levering en betaling plaatsvindt en welke documenten de betaling garanderen. Onderwerpen die vaak voorkomen in een L/C zijn: prijsafspraken, datum van verzending, vervoersdocumenten, moment van betaling(en), de oorsprong van een product, kwaliteitsinspectie en productdetails zoals serienummers van machines.

Details zijn belangrijk, bevestigt Wittebroek. “De voorwaarden die in de L/C staan, moet je nakomen. Het is bijvoorbeeld van groot belang dat je als exporteur de uiterste verschepingsdatum haalt. Lukt dat niet, dan is het raadzaam om het L/C aan te passen.”

Waarom gebruik je een L/C?

Een L/C is niet de snelste of meest eenvoudige manier van zakendoen met een buitenlandse partij. Maar soms heb je weinig keuze. Bijvoorbeeld omdat de overheid van je zakenpartner betaling met een L/C eist. “Bijvoorbeeld in het Midden-Oosten, het Verre Oosten en delen van Afrika. Zeker in landen als Algerije, Saoedi-Arabië, China, India, Pakistan en Bangladesh. Dat is ook een stukje risicodekking. Want de bank van je klant reserveert het verschuldigde orderbedrag op zijn bankrekening. Dit geeft je als exporteur heel veel zekerheid. Vooral in landen waar het politiek instabiel of wat onrustig is. Aan de andere kant heeft de importeur de zekerheid dat de juiste goederen naar hem onderweg zijn.”

Een L/C gebruik je vaak bij grotere transacties. “Het gaat meestal om minimaal 15.000 euro. En dan zit je aan de lage kant. Wij zien ze vaak voorbijkomen bij veel hogere bedragen”, zegt Wittebroek. Bij haar klanten gaat het bijvoorbeeld om zendingen met laboratoriumapparatuur, kunstgras, grote machines, hout, grondstoffen in zogeheten big bags en levende dieren zoals koeien. “Er komt van alles voorbij waar Nederland goed in is: de maakindustrie, zoals enorme tandwielen van 30 meter doorsnede. Dat vind ik altijd supertof.”

Hoe werkt een L/C?

Bij een L/C zijn altijd vier partijen betrokken. Koper, verkoper, de bank van de koper en de bank van de verkoper. Zij zorgen er samen voor dat de goederen en het geld op de juiste plek komen. Maar hoe?

Een L/C in tien stappen

1. Koper (importeur) en verkoper (exporteur) sluiten een contract.

2. De importeur gaat naar diens bank en laat een L/C opstellen. Dat gebeurt op basis van het contract. In de L/C staat een opsomming van documenten die de exporteur moet overleggen om betaald te krijgen.

3. De bank van de importeur reserveert onder voorwaarden het bedrag dat bestemd is voor de exporteur en stuurt de L/C naar de bank van de exporteur.

4. De bank van de exporteur controleert de L/C en adviseert de exporteur of confirmeert de L/C.

5. De exporteur zet de goederen op transport.

6. De exporteur stuurt de gevraagde documenten uit de L/C binnen de afgesproken termijn naar zijn bank.

7. De bank van de exporteur checkt of de documenten voldoen aan de eisen van de L/C. Is dit het geval en gaat het om een geconfirmeerd L/C, dan betaalt de bank van de exporteur het verschuldigde orderbedrag aan de exporteur.

8. De bank van de exporteur stuurt de documenten naar de bank van de importeur.

9. Bij akkoord van de documenten betaalt de bank van de importeur het verschuldigde bedrag uit aan de bank van de exporteur.

10. De bank van de importeur overhandigt de documenten aan de importeur.

De importeur krijgt van zijn bank de documenten in ruil voor betaling. De documenten zijn nodig om de goederen te ontvangen.
Zodra de importeur van zijn bank een (concept) L/C krijgt, kan een exporteur nagaan of hij aan de gestelde voorwaarden kan voldoen. “Dit is het moment voor wijzigingen”, vertelt Wittebroek die juist op dit deel van het proces ervaren is.

Controle op je L/C

“Als een klant bij ons komt met een L/C, gaan wij kritisch kijken. Wat staat er in, wat zijn daarvan de gevolgen, hoe ziet het financiële hoofdstuk eruit, zijn er clausules, zijn de eisen haalbaar. Er zijn altijd zaken die je aan wilt passen. En zaken die je aan móet passen. Bijvoorbeeld bij een Certificaat van Oorsprong (CVO). Hiervan worden soms drie originele exemplaren gevraagd. Dat kan niet. Er is maar één origineel, de andere twee zijn kopieën. Of er staat in de L/C dat ‘The Netherlands’ als land van oorsprong op het CVO moet staan, terwijl het product hier niet is gemaakt.”

Details

Het slagen van je verkoop via een L/C zit voor een groot deel in de details van de afspraken die je maakt. Wittebroek noemt een voorbeeld: “Mag je in delen leveren, of moet alles in één keer? Dit is van belang als je een probleem hebt in je productie. Of als je een klein onderdeel niet op voorraad hebt. In zo’n situatie is het fijn als je zonder gedoe alvast uit kunt leveren. Buiten het L/C om stuur je het bewuste onderdeeltje dan later per luchtvracht.”

De definitieve versie van het vervoersdocument kan vaak pas worden opgesteld wanneer de goederen volledig klaar staan voor transport. Wittebroek: “Pas dan ben je 100% zeker van zaken als gewicht, of het werkelijke moment van vertrek van de boot of het vliegtuig.”

Voordelen van een L/C

De L/C staat bekend als ingewikkeld. Maar het documentair krediet biedt ook kansen.

Wittebroek zag het laatst bij een bedrijf dat tweedehands landbouwmachines verkoopt en alleen leverde op vooruitbetaling. “Met L/C’s werken, vonden ze gedoe. ‘Dat gaan we echt niet doen’, zeiden ze. Uiteindelijk hebben ze het toch één keer geprobeerd en gemerkt dat het best meevalt.” Ze zagen in dat de keuze voor een L/C door de importeur niet was om dwars te liggen. “En dat het gewoon de manier is vanuit het andere land om wél zaken te kunnen doen. Dat vind ik mooi. Want als ze eenmaal over die drempel zijn, komen de vervolgorders ook wel. Je kunt met de L/C nieuwe markten aanboren. Zeker in delen van Afrika en het Midden-Oosten.”

Nadelen van een L/C

Bij een L/C draait het om grip houden, voor alle betrokken partijen. Goede afspraken en onderliggende documenten zorgen voor veel zekerheid. Maar dan moet wel álles kloppen en volgens plan verlopen. En dat was in de voorbije jaren niet vanzelfsprekend. Door het tekort aan containers boden planningen in de scheepvaart geen garanties meer. “Er was veel vertraging in het zeevervoer”, zegt Wittebroek. “L/C’s waarin een ‘latest date of shipment’ was opgenomen, moesten vaak worden aangepast.”

Aanpassingen zijn mogelijk, benadrukt Wittebroek. “Maar elke aanpassing op de definitieve versie kost geld. Daarom is het fijn om te starten met een concept L/C. Dan kun je in een vroeg stadium aanpassingen voorstellen zodat de definitieve versie niet voor verrassingen zorgt.”

“We komen geregeld fouten tegen met de transportdatum. ‘Het is toch op de afgesproken datum bij ons weggegaan’, zeggen ondernemers dan. Maar het gaat erom dat de spullen op de afgesproken datum op het schip of in een vliegtuig staan. Wat we ook zien is dat een levering niet in één keer lukt, terwijl dat wel is afgesproken.”

Alle letters en cijfers moeten kloppen

In de documenten die de exporteur moet aanleveren moeten alle letters en cijfers kloppen. “Wij vallen over iedere punt en komma. Soms is dat vervelend, maar als we iets zien dat fout is, of twijfelachtig, kunnen we dat niet negeren. We kunnen niet achteraf zeggen: we hadden het gezien, maar we wilden niet weer ergens mee aankomen.”

Soms ligt een simpele oplossing voor de hand om problemen en fouten op te lossen. Wittebroek illustreert: “Maak je bijvoorbeeld een kleine fout op een document, dan kun je een verbeterde versie makkelijk nasturen. Natuurlijk informeer je dan je klant vooraf. Je verliest daarmee wel je grip. Want je wordt afhankelijk van de importeur. Maar, als je een goede relatie hebt over en weer, dan zegt de importeur tegen zijn bank: ‘joh, er wijkt iets kleins af op dit document, maar wij gaan akkoord’, en dan vindt de betaling plaats.

Kostenplaatje

Een ander nadeel van de L/C is het kostenplaatje. In verhouding tot andere betalingsvormen is het documentair krediet namelijk duur. De precieze kosten hangen af van je wensen en bijvoorbeeld het land van bestemming. Voor een exporteur bedragen de kosten volgens Drip Capital gemiddeld 1% van de waarde van de goederen. Maar, voegt de internationaal financier eraan toe, de kosten variëren van 0,25% tot 2%. De kosten bij je eigen bank vind je altijd terug op haar website.

Drie vragen over de L/C

1. Wat is een geconfirmeerd L/C?

Bij een geconfirmeerd L/C, neemt jouw bank de betalingsverplichting over die normaal gesproken op de bank in het buitenland rust. Dit brengt extra kosten met zich mee. En je bank werkt alleen mee als alle documenten voor 100% juist zijn.

Wittebroek: “In de tijd van de Golfoorlog had een klant van ons een geconfirmeerd L/C. Door de oorlog gingen de grenzen op een moment dicht. Doordat het L/C geconfirmeerd was, heeft de klant gewoon zijn geld gekregen.”

2. Wat is het verschil tussen L/C en documentair incasso?

Bij een documentair incasso wordt, net als bij de L/C, gewerkt met vier partijen: koper, verkoper en van beide ondernemers een bank. Het verschil zit in de betaling. Bij de L/C bevriest de bank van de importeur het benodigde geldbedrag op de rekening van de importeur. Dit gebeurt bij een documentair incasso niet. Bij onverwachte omstandigheden sluit je als exporteur achter in de rij aan voor je geld. Dit gebeurt bijvoorbeeld in geval van een faillissement.

Een ander verschil is dat een bank de betalingsverplichting op zich neemt bij een L/C zodra de documenten in orde zijn. Bij een documentair incasso is dit niet het geval. De importeur kan besluiten de documenten niet te accepteren. Het gevolg is dat je goederen al onderweg zijn en je niet betaald krijgt.

3. Maakt het uit welke Incoterms® ik afspreek als de betaling loopt via een L/C?

Door een Incoterm® af te spreken, heb je duidelijkheid. Je weet wie van beiden (koper of verkoper) verantwoordelijk is voor het regelen van het vervoer, wie verantwoordelijk is voor de kosten rondom het vervoer en wie het risico draagt van schade aan, of verlies van de goederen tijdens dit vervoer.

Verschillende Incoterms® gaan niet goed samen met de L/C. Het gaat dan om Incoterms® waarbij de koper verantwoordelijk is voor het hoofdtransport: Ex Works (EXW), Free Carrier (FCA), Free Alongside Ship (FAS) en Free on Board (FOB). Hierbij sluit de importeur de vervoersovereenkomst, terwijl je bij een L/C als exporteur het vervoer juist zelf in handen wilt hebben. Het geeft je grip op de goederen en is uiteindelijk de sleutel tot betaling. De L/C schrijft altijd voor dat je als verkoper een vervoersdocument moet overleggen. En dat document krijg je als je de vervoersovereenkomst aangaat.

L/C’s met botsende Incoterms® komen in de praktijk wel voor, zegt Wittebroek. “Als de ondernemers al afspraken hebben gemaakt. Die beren op de weg zijn er soms toch en dan moet je kijken hoe je daar doorheen manoeuvreert. Ik moet eerlijk zeggen, in al die jaren hebben wij nog nooit een onbetaald L/C meegemaakt. Koper en verkoper willen echt wel allebei zakendoen.”