Legalisatie bevestigt een handtekening en is soms verplicht

Verschillende organisaties legaliseren Nederlandse documenten. KVK legaliseert zakelijke- en handelsdocumenten. Bijvoorbeeld een handelsfactuur of leaseverklaring. KVK legaliseert documenten waarvan het land van bestemming de legalisatie verplicht stelt. Er zijn ook documenten die KVK niet legaliseert. Lees informatie over de volgende onderwerpen:

• Legalisatie nodig
• Leaseverklaringen of berijdersverklaringen
• KVK legaliseert deze documenten niet
• Aanvragen legalisatie

Met een legalisatie van een handtekening bevestigt KVK digitaal dat de geplaatste handtekening van een tekenbevoegde is. Dit betekent de bevoegde van het bedrijf of organisatie van wie het document is. De tekenbevoegde is eigenaar of directeur van het bedrijf. Of bestuurder van de organisatie. Bedrijven of organisaties kunnen ook een medewerker machtigen en zo tekenbevoegd maken.

Legalisatie nodig

Sluit je een verkooporder af met je buitenlandse afnemer? Zoek dan eerst in Access2Markets op welke documenten je nodig hebt voor de buitenlandse douane. Bijvoorbeeld een handelsfactuur.

In Access2Markets staat ook of het legalisateren van documenten verplicht is en wie dit moet doen. Soms moet je documenten (laten) vertalen.

Voor het gebruik van Access2Markets heb je een HS-code van je producten nodig. Je vult in waar je producten vandaan komen en waar ze heen gaan. Hierna klik je op ‘zoeken’. Je ziet dan wat je moet regelen bij de 'procedures en formaliteiten' voor het land van bestemming. De verplichte documenten vind je bij ‘algemeen’ en ’specifiek’. Hier lees je of een legalisatie nodig is.

Consulair Dienstencentrum

Nadat KVK een document legaliseert is soms ook een legalisatie nodig door het Consulair Dienstencentrum (CDC). Het CDC is een onderdeel van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Sommige landen vragen hierna nog een derde legalisatie door hun eigen ambassade in Nederland. Bijvoorbeeld China en Arabische landen als Egypte, Koeweit en Jordanië.

Inhoud van het document

Een legalisatie bevestigt alleen wie het document heeft getekend. Er zijn regels wat je wel en niet in het document zet. Zo mag je er geen verklaringen over geloof of ras inzetten. Overleg vooraf met KVK of je je document kunt laten legaliseren.

Neem voor vragen over legalisatie contact op met de afdeling Exportdocumenten:

• Exportdocumenten regio West: 088 585 18 87.
• Exportdocumenten regio Oost/Zuid: 088 585 18 89.

Leaseverklaringen of berijdersverklaringen

Een leaseverklaring of berijdersverklaring is een verplichte toestemming voor het gebruik van een lease- of huurauto in het buitenland. Bijvoorbeeld Marokko, Turkije, Tunesië, Oekraïne, Rusland, Wit-Rusland en Algerije vragen om een gelegaliseerde leaseverklaring of berijdersverklaring. Lees meer over de:

• Leaseverklaring Algerije
• Leaseverklaring Marokko, Tunesië, Turkije, Oekraïne, Rusland en Wit-Rusland

KVK legaliseert deze documenten niet

Documenten van Nederlandse overheidsorganisaties laat je vaak direct legaliseren door het CDC. KVK ontvangt vaak onderstaande documenten, maar deze legaliseert KVK niet:

1. KVK Handelsregisterproducten

Een uittreksel van KVK of afschriften van een gedeponeerde jaarrekening van een bedrijf zijn al door KVK ondertekende documenten. Is hiervoor toch een extra legalisatie nodig? Bied deze dan rechtstreeks aan bij het CDC.

2. Free sale certificaat en food/nonfood-verklaringen

Landen vragen soms bij import van producten om een free sale certificaat of food/nonfood-verklaring. Bijvoorbeeld voor cosmetica. De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) geeft deze verklaringen af. Het CDC legaliseert ze. KVK legaliseert geen zelfgemaakte verklaring van bedrijven.

3. Medicijnregistatie EMA

Landen vragen bij de import van medicijnen een bewijs van registratie. Ze willen weten dat je medicijn geregistreerd staat bij het Europese Agentschap voor Medicijnen (EMA). Het EMA geeft deze verklaringen af. Het CDC legaliseert ze op verzoek.

4. Diploma’s

Soms vraagt je werkgever of onderwijsinstelling om een gelegaliseerd diploma. Bijvoorbeeld als je in een ander land gaat werken of studeren. Hiermee laat je in het buitenland zien dat je Nederlandse diploma echt en erkend is. Je laat je diploma meestal eerst legaliseren bij de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Daarna heb je een apostille van de rechtbank nodig of een legalisatie door het CDC.

5. Vervoersdocumenten

Een vervoersdocument is een overeenkomst tussen de opdrachtgever en een vervoersbedrijf. Bijvoorbeeld een Bill of Lading of CMR. Legalisatie van vervoersdocumenten is niet verplicht.

6. Apostille

Nederlandse rechtbanken legaliseren ook documenten, bijvoorbeeld met een apostille. Een apostille is een stempel of sticker die bewijst dat de handtekening op het document echt is. Apostilles heb je vaak nodig voor oprichtingsaktes van besloten vennootschappen. Of documenten van rechtelijke instanties, zoals het Openbaar Ministerie, griffiers of gerechtsdeurwaarders. Een apostille is niet mogelijk voor handelsdocumenten of douaneformaliteiten. Apostilles kunnen alleen voor landen die meedoen aan het apostilleverdrag.

Aanvragen legalisatie

Je vraagt een legalisatie van een document digitaal aan bij KVK. KVK ondertekent deze met een digitale stempel met datum en handtekening.

KVK stuurt je maandelijks een verzamelfactuur voor de afgiftekosten, de zogeheten leges. De kosten voor de legalisatie leges staan in het tarievenoverzicht.