Europees aanbesteden, zo doe je mee

Binnen- en buitenlandse overheden kopen elk jaar voor miljarden euro’s aan openbare opdrachten in. Van de inhuur van ICT-specialisten, inkoop van kerstgeschenken tot de aanleg van wegen.

Europees aanbesteden

Als je aan de overheid levert, krijg je een inkoopopdracht. Dit heet een aanbesteding of tender. Is de geschatte waarde van een opdracht gelijk aan of meer dan het Europese drempelbedrag? Dan besteedt de overheid verplicht Europees aan. De overheid is dan opdrachtgever van de aanbesteding. 

Drempelbedragen

Alle landen in de EU gebruiken hetzelfde drempelbedrag. De Europese Commissie stelt deze bedragen iedere twee jaar opnieuw vast. Voor de verschillende soorten opdrachten van overheden zijn regels. Deze regels liggen vast in richtlijnen. De nieuwste drempelbedragen lopen van 1 januari 2024 tot en met 31 december 2025. Het bedrag is zonder btw en verschilt per richtlijn. Zo moeten centrale overheden hun leveringen en diensten vanaf 143.000 euro Europees aanbesteden. Een centrale overheid is bijvoorbeeld de Nederlandse Rijksoverheid.

Als Nederlandse ondernemer kun je inschrijven op aanbestedingen in andere EU-lidstaten. Hiervoor heb je geen bedrijf in het buitenland nodig.

Overzicht aanbestedingen

Een bijgewerkt overzicht van aanbestedingen in Nederland vind je op TenderNed. Dit is het openbare systeem voor aanbestedingen van de Nederlandse overheid. Je schrijft jezelf eenvoudig, snel en digitaal in. Op deze website vind je bijvoorbeeld opdrachten die er binnenkort aankomen. En een overzicht van gegunde beslissingen. Een aanbesteding gunnen betekent dat één bedrijf de opdracht krijgt.

De Europese vorm van TenderNed heet Tenders Electronic Daily (TED). Op deze website staan Europese aanbestedingen. Inloggen kan door het aanmaken van een account. Of via een sign-in service van de Nederlandse overheid. Bijvoorbeeld met je DigiD of EHerkenning, niveau drie of vier. 

Openbare of niet-openbare procedure

Tenders gaan via een openbaar of niet-openbaar proces, ofwel procedure.

Openbaar

Bij een openbare procedure kan elk bedrijf inschrijven en een plan inleveren. Alleen plannen die voldoen aan de eisen van inschrijving gaan mee in de beoordeling. De procedure bestaat uit één ronde. In deze ronde kijkt de opdrachtgever naar geschikte bedrijven voor de opdracht. En welk plan de beste oplossing biedt. 

Niet-openbaar

Een niet-openbare procedure lijkt op de openbare vorm, maar heeft twee rondes. In de eerste ronde melden bedrijven zich aan. De opdrachtgever stelt eisen aan de aanmelding en maakt deze vooraf bekend. Alleen uitgekozen bedrijven leveren hun plan voor de tender ook echt in. Hiervoor nodigt de opdrachtgever minstens drie bedrijven uit. Deze bedrijven schrijven in op de tweede ronde van de aanbesteding. Zo blijft de concurrentie gezond.

Maatwerk

Soms is maatwerk nodig. De organisatie die aanbesteedt kiest dan een speciale aanpak. Bijvoorbeeld een prijsvraag. Opdrachtgevers gebruiken dit vooral bij opdrachten voor architecten. Zoals een plan of ontwerp voor de ruimtelijke ordening of stadsplanning.

Inschrijving

Een aanbesteding gaat in drie fases.

1. Aankondiging. Vooraf bekendmaken van de opdracht op de website van TED.
2. Inschrijving. Inleveren van je documenten voor de aanbesteding. 
3. Gunning. Toewijzen van de opdracht na beoordeling door de opdrachtgever.

Inschrijven is de belangrijkste fase van aanbesteden. Met je inschrijving maak je het verschil met andere aanbieders. Beschrijf duidelijk in je documenten waarom je product of aanpak de beste oplossing voor de opdrachtgever is.

Lever alle juridische en financiële documenten, contracten of handleidingen die nodig zijn voor de aanbesteding op tijd in. Houd je hierbij aan de in het bestek gevraagde documenten. In een bestek beschrijft de opdrachtgever van de aanbesteding de inhoud van de opdracht. En de taken die daarbij horen.

Opdracht

Zorg dat je plan voldoet aan de eisen van de opdracht. Voldoe je niet aan de eisen? Dan heeft inschrijven geen zin. Staat in de tender bijvoorbeeld een 6mm schroef en verkoop je deze niet? Bied dan geen 8mm schroef aan. Dit is ook zo als je na het sluiten van de aanbesteding nog reageert. Jammer van je tijd, want de opdrachtgever neemt je bod niet meer in behandeling.

Wanneer je de tender wint, krijg je vaak een grote opdracht. En eenmaal binnen, heb je kans op meerwerk. Bij de gunning legt de opdrachtgever de voorwaarden van gunnen uit. Bijvoorbeeld de beste prijs-kwaliteitsverhouding, laagste prijs of meest duurzame inkoop. Iedere aanbieder krijgt per onderdeel van het bestek een score. De inschrijver met de beste score wint de aanbesteding.

Ondersteuning

Deelnemen aan een aanbesteding in een ander land is vaak moeilijk. Je weet de weg in het buitenland niet. De taal is anders en er zijn nationale wetten en regels. Zit je bedrijf in de EU? Dan heb je geen nationale partner nodig voor het inschrijven op een overheidsopdracht in een ander EU-land. Hulp van een plaatselijk bedrijf heeft wel voordelen. Bijvoorbeeld kennis van de markt en de regels in dat land. 

Overheidspartijen als RVO of brancheorganisaties helpen je verder op weg met je Europese aanbesteding. Ook commerciële bedrijven helpen je tegen betaling met inschrijven.

Meer informatie

Lees het stappenplan deelnemen aan een aanbesteding van de overheid.